Ресторан выездного обслуживания (кейтеринг): с чего начать, как преуспеть
Шрифт:
Глава 5
Профессионализм в кейтеринге
Логистика
Чем масштабнее мероприятие, чем сложнее оно по своей организации, тем сложнее логистика и вся подготовительная работа. Особенно это касается проектов, подразумевающих выезд на очень большие расстояния. Как далеко может выехать такой мобильный ресторан? Какие трудности связаны с обслуживанием удаленных мероприятий и что непременно стоит учитывать в организации подобных обслуживании? Ведь все особенности и нюансы становятся порой критичными. Кейтеринговые конторы выезжают на обслуживание мероприятий не только в пределах родного города; бывают заказы, требующие выездов самой различной дальности – от ближайшего пригорода
Такие «дальние» мероприятия могут быть буквально всех форматов. Коктейли, буфеты, а также банкеты, как в помещениях, так и на открытом воздухе. Иногда заказчик привносит что-то индивидуальное в формат обслуживания и подачи блюд. И чем выше уровень обслуживания, тем больше пожеланий и требований приходится учитывать и принимать во внимание кейтерингу. Конечно же, любое мероприятие, и особенно организуемое на значительной удаленности от производственной базы выездного ресторана, неизбежно влечет за собой усложненную логистику проекта независимо от формата и масштаба. Из-за большого расстояния любой просчет ставит мероприятие под угрозу срыва. Облегчение задачи для кейтеринга в данной ситуации может быть достигнуто лишь за счет возможности использования необходимого оборудования на месте, если такими условиями располагает сама площадка, что бывает далеко не всегда.
Часто независимо от формата довольно критичен вопрос с приготовлением горячего, и, конечно же, проще использовать гриль – это намного удобнее, чем везти с собой громоздкое кухонное оборудование или разогревать горячее после долгой дороги. Но гриль – это по большей части летняя форма приготовления горячего. Ну и само собой, формат влияет на количество персонала, а также на объем требуемого оборудования, значит, будет сказываться и на транспортных издержках. При наличии стандартов подготовки и обслуживания мероприятий ситуативный и человеческий факторы без проблем удается свести к минимуму. Несколько проще может быть обслуживание банкета – нужно меньше инвентаря и его ассортимент более предсказуем. Меньший ассортимент блюд – следовательно, точнее заказ продуктов.
Безусловно, сезон тоже существенно влияет на реализацию удаленного проекта. Чем меньше инфраструктуры на выбранной клиентом площадке, тем более сложным и затратным становится весь проект в целом. Как летняя жара, так и зимний или даже осенний холод диктует организаторам свои условия для создания комфортного отдыха гостей и условий работы кейтеринга. Часто самому выездному ресторану приходится самостоятельно заботиться об удобстве и безопасности работы на площадке: привозить технические шатры и навесы, обогреватели, холодильники и электрогенераторы, продумывать размещение для своих сотрудников при такой необходимости. Одни кейтеринг-службы не выбираются за пределы родного города. Другие полагают, что если это выезд на автомобильном транспорте, то, когда время в пути превышает 6–8 ч, степень готовности блюд уже не может быть высокой и многие проблемы будут требовать работы непосредственно на месте. Третьи придерживаются точки зрения, что у проекта любой сложности и любой удаленности есть цена и всегда в бюджет можно заложить стоимость авиабилетов, проживания и питания персонала компании, стоимость перевозки необходимого оборудования и т. д. И если клиент готов оплатить неизбежно возникающие расходы, то никакого предела быть не может, а значит, в принципе, кейтеринг сможет выезжать в любую точку не только страны, но и мира. Единственной причиной отказа от слишком удаленного от города мероприятия может стать явная накладка с другими важными для компании проектами или большая занятость ключевого персонала в «высокие сезоны».
Основной трудностью является не столько обслуживание, сколько подготовка проекта. Для качественной его реализации сотрудники кейтеринга обязательно выезжают на техническую встречу во время подготовки. Хотя в условиях работы на удаленных площадках такая инспекция не всегда возможна в силу ее затратности. Недостаток информации о площадке, неточные договоренности с представителями на местах, сбои в коммуникации могут потенциально создать большие сложности в работе во время обслуживания самого проекта.
Еще одна проблема заключается в том, что не везде возможно найти поставщиков действительно высококачественных продуктов в хорошем ассортименте для приготовления блюд высокой кухни. Ведь выезд в другой город и регион порой означает, что некоторые блюда не могут быть приготовлены на собственном производстве. Кроме того, придется решать проблему привлеченного персонала для обслуживания мероприятия на серьезном удалении. Чаще всего привлечение местного наемного персонала неизбежно при осуществлении крупных удаленных проектов, ведь перемещение большого количества персонала и возникающие при этом затраты способны сделать проект просто нецелесообразным с коммерческой точки зрения. Таким образом, ключевым фактором является умение банкетных менеджеров организовать четкое взаимодействие с привлеченным персоналом, качественный инструктаж и контроль их работы.
Бывает, что кейтеринг привозит с собой весь персонал кухни и зала, что в некоторых ситуациях оказывается не только лучше, но и дешевле. Однако слишком полагаться на профессионализм линейного персонала – дело неблагодарное. Другими словами, качество работы необходимо обеспечивать внутренними стандартами, внятным инструктажем и качественным контролем. Для удаленных мероприятий доставка полуфабрикатов обычно возможна. Что касается ситуации с оборудованием кухни – проще всего найти оборудованную кухню на месте. Не всегда список имеющегося оборудования соответствует самым комфортным ожиданиям шеф-повара, но обычно повара сумеют работать и на том, что есть. Естественно, с необходимой корректировкой меню.
При подготовке значительно удаленных мероприятий с использованием местных продуктов неизбежно возрастают риски ответственности кейтеринга за конечное качество приготовленных блюд. С самым меньшим риском для качества исполнения проекта на удаленной площадке «гастролирующий» кейтеринг может успешно привлечь только подсобный персонал, не требующий особых навыков. Наемные повара и официанты, даже под чутким руководством штатных выездных сотрудников компании, требуют огромного внимания и ответственности. Логистические расходы на доставку необходимого инвентаря и персонала, а также на размещение, конечно же, лягут на заказчика. Алгоритм расчета стоимости мероприятия при этом будет, в общем-то, стандартен.
Безусловно, такой опыт – это всегда развитие. И каждый сложный проект помогает кейтерингу становиться лучше и совершенствовать работу. Любые проекты повышенной сложности, каковыми являются и значительно удаленные от производственной базы мероприятия, полезны для выездного ресторана в качестве дополнительной проверки слаженности работы всех служб кейтеринга. Реализация таких проектов расширяет границы зоны предоставляемых компанией услуг, обогащает клиентскую базу компании, а значит, ведет к успеху основной деятельности кейтеринга, помогает зарекомендовать себя с лучшей стороны среди клиентов. Часто такие заказчики ставят непривычные задачи, решать которые интересно. И когда это приходится делать в сложных условиях дальнего выезда, когда под рукой нет ничего дополнительного, рождаются новые технологические и организационные решения.
Залог успеха мероприятия, конечно же, в грамотном планировании. В «пожарном» режиме что-то исправлять тяжело и малоэффективно. Если в компании нет стандартов деятельности, если каждый менеджер сам определяет, как он готовит мероприятие, – это заявка на провал. Опираясь только на компетентность личности, рано или поздно компания останется у разбитого корыта. Поэтому нужно развивать компетентность и профессионализм всей организации, описывать процессы, регламентировать процедуры. В конце концов, обслуживание – это лицо компании, а не лицо менеджера. Все, что не подготовлено к сезону, будет создавать проблемы на ходу. Менеджеру придется избыточно контролировать процессы на месте, и если мероприятие масштабное – это будет похоже на цирк, только с грустным финалом.