Результативный тайм-менеджмент: эффективная методика управления собственным временем
Шрифт:
Шестой шаг — это делить работу на 80/ 20 в противоположность 20/80. Иногда первые 20 % сделанного стоят 80 % всей работы. Порой те самые 20 % — составление четкого плана действий, планирование, обзор работы и первый шаг или первый звонок уже составляют 80 % успеха. Знаете ли вы, что, назначив встречу с потенциальным клиентом, вы уже на 80 % обеспечили успех сделки? Поэтому первые 20 % работы — поднять телефонную трубку, позвонить, поговорить с людьми, убедиться, что они в курсе дела, и назначить встречу — уже 80 % всей работы. Сделав это, вы сделали почти все. Как только вы назначили встречу, все остальное последует.
Седьмой шаг — устанавливайте себе крайний срок. Скажите
Восьмой шаг — награждайте себя за выполнение каждой части работы. Например, вы говорите себе: «Итак, сегодня я должен сделать 10 звонков возможным клиентам. Я поставлю перед собой чашку кофе, и буду делать глоток после каждого разговора». Или, если предстоит долгий обзвон, решитесь делать по 10 звонков и выпивать по чашке кофе после каждых 10 звонков. После 20 звонков идите на обед. Таким образом, звонки у вас будут тесно связаны с наградой за них. Этот шаг направлен на борьбу с затягиванием, он воплощает систему поощрений.
Вот еще вариант: если вы любите печенье, то поставьте его перед собой и пообещайте себе съедать кусочек после каждого звонка. Что происходит в результате? Вы подсознательно, на уровне рефлексов становитесь мотивированным на печенье! Или на глоток кофе, особенно пока он не остыл. И вы уже не думаете об отказе, о трудностях разговора по телефону, а думаете только о печенье, что стоит перед вами. Может быть, вы любите шоколад? Положите на стол шоколадку и съедайте по кусочку за каждые три звонка.
Другими словами, вы будете тренировать себя, как собаку или лошадь, приучите себя к системе поощрений, которая работает удивительно. Пообещайте жене, что сходите в ресторан, как только сделаете две продажи. Или что уедете куда-нибудь на выходные, если сделаете пять продаж. Таким образом, вы создадите себе множество поощрений, и они будут мотивировать вас денно и нощно, заставляя не затягивать работу.
Девятый шаг — обещайте другим людям, что сделаете работу к определенному времени. Посмотрите кому-нибудь в глаза и скажите: «Я обещаю, что сделаю это к такому-то числу». Мы очень серьезно относимся к тому, что пообещали кому-то. И если мы даем обещание, неважно кому — начальнику, коллеге, другу или еще кому-нибудь, мы становимся внутренне мотивированными на выполнение работы.
И наконец десятый шаг — посмотрите на список задач, выберите самую важную и представьте, что вам придется неожиданно уехать из города на месяц. И вы можете выполнить только одну задачу из списка. Перед тем как покинуть город на месяц, вы успеваете сделать только одно дело. Какое дело вы бы выбрали? Выберите его и скажите себе: «А что, если позвонить могут в любую минуту, и мне придется уехать из города?» И постарайтесь сделать это дело так, как, например, собака гонится за проезжающей машиной: просто прыгните на него.
Семь «R» тайм-менеджмента
Теперь следует рассказать про семь способов тайм-менеджмента, гарантирующих высокую производительность. Точнее говоря, это способы правильной организации собственного мышления. Я называю их «семь R», потому, что название каждого из них на английском языке начинается с этой буквы.
Первое «R» — Resistance (реакция, сопротивление). Каждый раз, испытывая сопротивление, трудности в работе, сталкиваясь с неудачей, вы расстраиваетесь и чувствуете себя несчастным. В такой ситуации нужно мысленно вернуться назад и, вместо того чтобы форсировать события, заняться анализом,
Второе «R» — Reevaluate (пересмотр, повторное рассмотрение ситуации). Каждый раз, встречая реакцию, заново рассматривайте все происходящее и задавайте себе три вопроса. Первый: чего я пытаюсь сейчас добиться? Что я действительно пытаюсь сделать? Второй: как я пытаюсь это сделать? Это действительно самый лучший способ? И третий вопрос: а есть ли лучший способ добиться моих главных целей, нежели тот, что я использую сейчас? И спрашивайте о том же самом других людей.
Третье «R», дающее нам высокую эффективность работы, — это Reorganization (реорганизация). Вам необходимо постоянно изменять расписание своей работы, чтобы делать больше и больше самых важных дел. Не потеряйтесь и не увлекитесь рутинной работой. Будьте готовы к реорганизации.
Четвертое «R» — Restructuring (реструктуризация). Она подразумевает, что необходимо проводить как можно больше времени, занимаясь теми 20 % работы, которые имеют самую высокую ценность, и как можно меньше времени — всем остальным. Реструктуризация продвигает вас вперед, позволяя выполнять все больше и больше ценной и, соответственно, высокооплачиваемой работы.
Пятое «R» — Reengineering (реинжиниринг). Это постоянное упрощение рабочего процесса, постоянный поиск способов делать свою работу проще и быстрее. Составьте список всех этапов вашего рабочего процесса. Например, первый этап — это телефонный звонок, затем назначение встречи, встреча с потенциальным клиентом, выработка предложения и т. д. Сделайте полный список шагов и поставьте себе цель — уменьшить число шагов. Составьте список и просмотрите его, спрашивая себя: как я могу уменьшить количество этапов?
Второй этап реинжиниринга — передать все малоценные дела другим людям. На одном из своих тренингов я говорил с женщиной — менеджером по продажам. У нее есть три ассистента, которые делают всю работу, за исключением непосредственного личного общения с клиентом. Почему? Потому что это самый ответственный и важный участок. Так вот, она избавляется от всех других задач, таких как звонки по телефону, подтверждение встреч и т. д. Перепоручайте все несущественные, неприбыльные действия и избавляйтесь от всевозможных малоценных задач. Это и есть настоящий реинжиниринг.
Шестое «R» — это Reinventing (переосмысление). Подумайте о том, что вам пришлось начать все сначала и заняться чем-то абсолютно другим. Вы не обязаны менять карьеру, но на подсознательном уровне всегда должна быть мысль: «А что, если бы мне пришлось полностью сменить род деятельности? Что, если бы моя карьера, или работа, или компания исчезла бы за ночь, и мне пришлось бы начинать все сначала в сегодняшнем состоянии?»
Думайте о своей работе, помня принцип «слабых мест». Представьте, что вы провели линию в прошлое, и спросите себя: «Есть ли в моей сегодняшней жизни что-то такое, чего я бы никогда не начал снова?» Иногда, когда люди задают себе этот вопрос, ответ на него становится настоящим открытием. Представьте, что ваша работа или компания исчезла за ночь, как это происходит, кстати, со многими компаниями в реальной жизни. Вспомните дефолт, когда сотни тысяч опытных и талантливых людей неожиданно остались без работы и им пришлось искать себе совершенно новое занятие.