Русский язык и культура речи: курс лекций
Шрифт:
Абонент не представился
1. Представьтесь, пожалуйста
2. Как вас представить?
3. По какому вопросу вы звоните?
Звоните вы
1. Добрый день! Петров П.П. – начальник отдела рекламы фирмы «Заря». Мне поручено выяснить (решить)… Я хотел бы…
Прощание
1. Спасибо за информацию. Всего доброго.
2. Благодарю вас. До свидания.
Лекция 3
Особенности письменной
1. Нормы документа (текстовые и языковые).
2. Речевой этикет документа.
3. Язык и стиль частных документов.
4. Язык и стиль служебной документации.
В настоящее время развитие бизнеса сделало возможным изменение письменных форм, создание новых форм речевых моделей в деловом общении. Особенностью официально-делового стиля является унификация документов, т. е. установление единообразия состава и форм управленческих документов. Унификация необходима для сокращения количества применяемых документов, типизации их форм, снижения трудоемкости их обработки, достижения информационной совместимости. Вторая особенность – стандартизация – форма юридического закрепления унификации. В их рамках создана Единая государственная система документации, изданы ГОСТы, развивается система, связанная с электронными видами коммуникации.
Кроме того, документы служат средством фиксации деловой информации не только внутри одной страны, но и между различными странами.
Специфика культуры письменной официально-деловой речи заключается в том, что она предполагает владение двумя нормами: текстовыми и языковыми.
Вся система речи строится как стандарт (нормативный документ, устанавливающий требования к группам однородной продукции; правила, обеспечивающие производство). При этом используется документ (лат. свидетельство), т. е. деловая бумага, обладающая юридической силой. Документ состоит из отдельных элементов, которые называют реквизитами (лат. требуемое, необходимое). Основные функции документа: информационная, коммуникативная, управленческая, правовая. Документ оформляется на бланке, т. е. бумаге с воспроизведенными типографским способом реквизитами. Это данные: об адресате (кому?), об адресанте (от кого?), наименование жанра, заголовок к тексту, подпись, дата и др. Именно реквизиты обеспечивают юридическую силу документа. Совокупность реквизитов и их расположение называют формуляром документа.
Текстовые нормы связаны со сложившейся официально-деловой ситуацией. Ситуация диктует выбор соответствующего документа.
В таком документе дореволюционной России, как «Табель о рангах», говорилось: «Первая обязанность пишущего – помнить свое собственное положение. Знать положение лица, которому мы пишем, и представлять себе последнего так ясно, как будто мы стоим перед ним и разговариваем».
Выбор жанра документа обусловливает необходимость знания формы соответствующего документа. Текст документа имеет три главных параметра: набор реквизитов, расположение их в определенной последовательности, пространственное расположение.
При выборе документа схема такова: ситуация – жанр документа – форма документа – языковое наполнение документа.
Для текстовых норм важны требования к построению определенных типов и частей текста. Текстовые нормы документов различают три степени жесткости:
1. Образец-матрица. Он характеризуется фиксированием всех основных параметров
а) набором элементов (реквизита),
б) их последовательностью,
в) их пространственным расположением.
Для него существуют готовые бланки с необходимыми реквизитами. Это, например, справка, доверенность.
2. Образец-модель. Он дает большую свободу. Здесь фиксируются два основных параметра текста:
а) набор реквизитов,
б) их последовательность. Это, например, деловое письмо, заявление.
3. Образец-схема. Характеризуется одним параметром – набором реквизитов. Например, объяснительная записка.
К языковым нормам документа относятся точность, логичность, однозначность, краткость и стандартизация текста, использование для этого готовых форм, клише. В тексте не должно быть эмоциональности, субъективной оценочности и разговорности. В рассказе В. Шукшина «Сельские жители» герои составляют телеграмму: «Дорогой сынок Паша, если уж ты хочешь, чтобы я приехала, то я, конечно, могу, хотя не на старости лет… – Привет! – сказал Шурка. – Кто же так телеграммы пишет? – А как надо, по-твоему? – Приедем. Точка. Или так: приедем после Нового года. Точка. Подпись: мама. Все».
Точность и стандартизация влекут за собой использование:
1) специальной лексики, приближенной к терминологии (истец, ответчик, вышестоящий, контракт, импорт, кредит);
2) конструкций типа вышеуказанный, нижеследующие, нижеподписавшийся, а также устойчивых словосочетаний;
3) предлогов (в связи с болезнью, в соответствии с протоколом);
4) глагольно-именного сказуемого (принимать участие, провести расследование, произвести осмотр);
5) пассивных конструкций (оплата гарантируется, документация возвращена);
6) утверждения через отрицание (ученый совет не отклоняет);
7) синтаксической схемы перечисления.
Все эти нормы закреплены в ГОСТах, утвержденных Правительством России, и различных руководствах, справочниках, инструкциях.
В деловой сфере общения важное значение придается этикетным нормам. Даже в античности существовал этикет делового письма. Письма начинались с имени отправителя, затем указывался адрес, потом приветствие с пожеланиями, потом текст. У народов Азии деловое письмо начинается с описаний погоды, приветствий. В России письма всегда писались с соблюдением многих правил: с поклонами и приветами, пожеланиями здоровья.
В настоящее время язык деловой бумаги упрощен, но подчиняется правилам речевого этикета. 1. Формы общения начинаются со слов «уважаемый». Сейчас на первое место перед фамилией ставится слово «господин». Если указывается имя-отчество, то обращение принимает личный характер. Восклицательный знак после обращения указывает на взволнованность, запятая же снижает эмоциональность.
2. Категория одушевленности используется очень редко (неправ. В связи с тем, что школа ушла играть в футбол…).
3. Пишут «прошу, сообщаю». «Я» употребляется только в докладных и объяснительных записках.
4. Местоимение «он» тоже не используется. Используются Ф.И.О.
5. Служебные документы должны быть нейтральны по тону. Поэтому в изложении содержания не допускаются иронизирование, вульгарность, грубость. Также не следует впадать в излишнюю вежливость. Не рекомендуется побуждать адресата к спешке. Тон должен быть уважительным и доброжелательным, текст предельно корректным. Для получателя обязателен оперативный ответ в виде письма или факса.