Русский язык и культура речи: курс лекций
Шрифт:
В деловом общении действует правило героев А. Гайдара Чука и Гека: «Спросит мама про телеграмму – скажем. А не спросит…».
При собеседовании важно, чтобы сложился образ: профессионал, оптимист, энергичный, здоровый, коммуникабельный человек.
Уходя, нужно обязательно поблагодарить за внимание и потраченное на вас время и спросить, когда и как узнать о результатах собеседования.
Среди отрицательных факторов, мешающих успеху при приеме на работу, называют: нехватку знаний по специальности, отсутствие интереса к компании, выраженное нежелание учиться, неудовлетворительный внешний вид,
Разновидностью деловой беседы является телефонный разговор. Он занимает в жизни человека большое и важное место. На телефонные разговоры тратится до 27 % рабочего времени. И если человек не владеет культурой телефонного общения, то это существенно влияет на его авторитет. Телефонный разговор – самый быстрый и простой способ установить контакт. Каждый разговор в среднем длится от 3 до 5 минут, т. е. требуется вести короткий разговор, мгновенно перестраиваться, помнить об отсутствии визуального контакта, помнить, что анализируется голос и манера передачи информации, владение речевой культурой.
Структура телефонного разговора такова:
– взаимные представления ( 20 сек.),
– введение собеседника в курс дела (40 сек.),
– обсуждение ситуации (100 сек.),
– заключительное слово (20 сек.)
Если звонят вам, надо поднять трубку до четвертого звонка, сказать: «Добрый день», представиться, назвать организацию, отдел, при необходимости спросить: «Чем я могу вам помочь», сказать: «Могу я узнать, кто говорит». Нельзя отвечать: «привет», «да», «говорите», «все обедают», «перезвоните», «подождите одну минуточку»; спрашивать: «кто это», «это какой номер», «кто его спрашивает?»
Говорить по телефону нужно вежливо, спокойным ровным голосом, без амбиций и эмоций, без излишних пауз и слов-паразитов. Речь должна быть точной, краткой, понятной.
Если связь прервалась, то ее возобновляет звонивший. Важная информация обязательно записывается. По этикету разговор завершает его инициатор. Но если разговор затянулся, можно сказать фразу: «Думаю, мы выяснили основные детали…» или «Мне было приятно обсудить все детали нашего сотрудничества…».
Исследователи утверждают, что человек принимает решение о продолжении разговора в первые 4 секунды. Поэтому начало беседы по телефону – очень важный момент. Специалисты советуют: прежде чем начинать разговор по телефону, нужно настроиться доброжелательно, улыбнуться.
В основной момент телефонной беседы, при попытке партнера завершить беседу, нужно указать на нечто, представляющее интерес для него. Надо не только заинтересовать собеседника, но и удачно завершить разговор, даже если цель не была достигнута: «До свиданья, был рад общению с вами. Надеюсь на дальнейшие встречи».
Не рекомендуется звонить домой до 9 часов утра и после 22 часов, не принято звонить домой незнакомым людям. Если все же обстоятельства вынуждают сделать это, то в этом случае необходима рекомендация или обращение к авторитету.
Кроме деловых бесед, широко распространены деловые совещания, т. е. общепринятая форма делового общения группы людей по обсуждению и решению коммерческих или производственных вопросов. Коммуникантами
Подготовка включает: определение темы совещания, формирование повестки дня, выбор времени, места, определение состава участников, регламента, подготовку руководителя, доклада, отчета, проекта решения. Оптимальное число участников совещания – 6–7 человек. Длительность его не должна превышать 1,5–2 часов. Обсуждение вопросов на совещании находит свое отражение в протоколе.
Существуют два стиля ведения совещания: авторитарный и демократичный (дипломатический). Дипломатический предполагает учет мнения всех участников и принятие компромиссных решений. Выбор стиля зависит от конкретной ситуации, и любой из них может быть эффективен.
Проблемные совещания могут включать мозговой штурм, при котором главная цель – нахождение новых альтернативных вариантов. Участники штурма делятся на 2 группы: генераторов идей и аналитиков. При мозговом штурме необходимо:
– отказаться от критики идей и принимать все предлагаемые варианты,
– помнить: чем шире круг идей, тем лучше,
– модифицировать идеи других, смешивая варианты,
– записывать все подряд,
– поддерживать демократическую обстановку.
Результаты совещания должны быть взяты на контроль и проверены. В этом – залог их эффективности.
Презентация (лат. представление, предъявление) в настоящее время – один из самых модных и часто встречающихся видов коммуникации. Презентации помогают привлечь внимание, приобрести известность, продемонстрировать инициативность, проявить себя, продвинуть товары или услуги на рынок.
Они делятся на внешние и внутренние, бывают продвигающими и информационными, публичными и камерными. Презентация обычно проходит в течение 1,5–2 часов, наиболее удобное время – с 15 до 16 час. Во время презентации могут вручаться подарки, показываются фильмы. Для презентации характерны строгая регламентированность, четкая организация, тщательная подготовленность, жесткое структурирование речей.
В деловой коммуникации учитываются национальные стили. Например, на переговорах с американской делегацией нужно четко указать, кто вы, что делаете, почему им выгодно иметь с вами дело. Английский стиль характеризуется прагматизмом, умением избегать острых углов. Англичанам свойствен ритуал общения. Вначале, например, говорят о погоде, спорте. Они ценят нравственные качества, дружеские отношения. Ведя переговоры с немецкими партнерами, надо помнить, что они любят точность, регламентацию, прорабатывают все детали. Японская сторона старается избежать конфронтации. Чем серьезнее разбираемые вопросы, тем больше внимания уделяется второстепенным деталям. Они уделяют много внимания личным отношениям и всячески демонстрируют понимание, что можно принять за согласие. Китайский стиль ориентирован на людей с более высоким статусом. Они выделяют людей, которые выражают симпатии их стороне. Они, как правило, первыми открывают свои намерения.