Справочник кадровика, в 2-х томах. Т. 1
Шрифт:
Выдача копий документов, связанных с работой (ст. 62, 84.1 ТК РФ)
По письменному заявлению работника работодатель обязан не позднее трех рабочих дней со дня подачи этого заявления выдать работнику трудовую книжку в целях его обязательного социального страхования (обеспечения). Работник обязан не позднее трех рабочих дней со дня получения трудовой книжки в органе, осуществляющем обязательное социальное страхование (обеспечение), вернуть ее работодателю.
По письменному заявлению работника работодатель обязан не позднее трех рабочих дней со дня подачи этого заявления выдать работнику также копии документов, связанных с работой (копии приказа о приеме на работу, приказов о переводах на другую работу, приказа об увольнении с работы; выписки из трудовой
Поскольку приказ об увольнении можно выдать настоящему (не бывшему) работнику только в день увольнения, но не в течение трех рабочих дней, получается, что по смыслу ст. 62 ТК РФ работодатель должен выдавать документы, связанные с работой, в течение трех рабочих дней как лицам, с которыми у него имеются действующие трудовые договоры, так и тем, с которыми трудовые договоры уже прекращены (см. определение Верховного Суда РФ от 16.12.2016 № 307-ЭС16–15862, апелляционное определение СК по гражданским делам Забайкальского краевого суда от 15.06.2016 по делу № 33–2543/2016).
Обязанность по выдаче работнику копий документов возникает у работодателя при обращении работника именно с письменным заявлением (см. апелляционное определение СК по гражданским делам Самарского областного суда от 26.08.2015 по делу № 33–9282/2015, кассационное определение СК по гражданским делам Санкт-Петербургского городского суда от 15.11.2010 по делу № 2–141/10). Обращение работника с соответствующим требованием в ином порядке такой обязанности не порождает. В частности, в качестве письменного заявления работника не следует рассматривать обращение по электронной почте (см. апелляционное определение СК по гражданским делам Кировского областного суда от 13.10.2015 по делу № 33–4247/2015).
Перечень документов, копии которых работодатель обязан выдать по заявлению работника, является открытым. Главное, чтобы эти документы были связаны с работой работника у данного работодателя. Согласно ч. 1 ст. 88 ТК РФ работодатель не имеет права представлять документы, содержащие персональные данные работника, без его письменного согласия третьей стороне, в том числе другому работнику. Поэтому работник имеет право требовать предоставления ему копий документов, которые касаются только его самого (см. апелляционное определение Мосгорсуда от 16.04.2014 № 33–12686/14, апелляционное определение СК по гражданским делам Хабаровского краевого суда от 19.12.2014 № 33–8008/2014). Так работодатель, по заявлению работника, обязан изготовить выписку из табеля учета рабочего времени, в которой будут содержаться только сведения, относящиеся к данному работнику.
Суды признают обоснованными требования работников о выдаче им справок о периоде работы у работодателя, копий личной карточки по форме № Т-2, лицевого счета по форме № Т-54, записки-расчета по форме № Т-61 (см. определение СК по гражданским делам Мосгорсуда от 22.12.2010 № 33–40113, решение Арбитражного суда Рязанской области от 28.04.2006 № А54–961/2006С22). Правомерны и требования работников о предоставлении им сведений, предусмотренных п.п. 2–2.3 ст. 11 Федерального закона от 01.04.1996 № 27-ФЗ «Об индивидуальном (персонифицированном) учете в системе обязательного пенсионного страхования».
На основании ст. 62 ТК РФ работодатель обязан предоставить работнику также копии тех документов, которые хотя и не содержат сведений о работе конкретного работника, однако непосредственно затрагивают его права и обязанности и не содержат персональных данных других лиц. В частности, к таким документам практика иногда относит коллективный договор (см. определение Судебной коллегии по гражданским делам Мосгорсуда от 24.08.2011 № 33–25677, кассационное определение Судебной коллегии по гражданским делам Мосгорсуда от 21.09.2010 № 33–29697).
При разрешении споров, возникающих по вопросам применения ст. 62 ТК РФ, суды исходят из того, что такие документы имеются у работодателя, и он имеет реальную возможность выдать копии этих документов работнику. При этом необходимо учитывать установленные сроки хранения типовых управленческих документов,
В случае физического отсутствия у работодателя запрошенного работником документа невыдача его копии не может рассматриваться в качестве виновного действия (см. решение Сургутского городского суда Ханты-Мансийского автономного округа – Югры от 22.08.2012 по делу № 2–4699/2012). Однако информация, необходимая работодателю для подготовки справки о периодах работы, содержится, в том числе, в приказах о приеме и увольнении работника; записях в личной карточке и лицевом счете срок хранения которых составляет 75 лет. Соответственно, если работник и работодатель действительно состояли в трудовых отношениях, то отсутствие у работодателя данных документов будет являться нарушением, если это, в свою очередь, не будет обусловлено объективными обстоятельствами.
Копии документов связанных с работой должны быть заверены надлежащим образом и предоставляться работнику безвозмездно.
При прекращении трудового договора, согласно ст. 84.1 ТК РФ, по письменному заявлению работника работодатель также обязан выдать ему заверенные надлежащим образом копии документов, связанных с работой, в день прекращения трудового договора.
Порядок оформления копий документов регламентирован ГОСТ Р 7.0.8–2013 «СИБИД. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения» (утв. постановлением Госстандарта России от 17.10.2013 № 1185-ст), п. 3.26 ГОСТ Р 6.30–2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов» (утв. постановлением Госстандарта России от 3.03.2003 № 65-ст) и Методическими рекомендациями по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти (утв. приказом Росархива от 23.12.2009 № 76). Как следует из указанных норм, заверенной копией документа является копия документа, на которой в соответствии с установленным порядком проставляются необходимые реквизиты, придающие ей юридическую силу. Для заверки соответствия копии документа подлиннику ниже реквизита «Подпись» проставляют заверительную надпись «Верно», должность лица, заверившего копию, его личную подпись, расшифровку подписи (инициалы, фамилию), дату заверки. Копия документа заверяется печатью определяемой по усмотрению работодателя. На основании изложенного светокопия (ксерокопия) является надлежащей копией документа только в том случае, если она заверена в соответствии с приведенным выше порядком.
3. Заключение трудового договора (гл. 11 ТК РФ)
Документы, предъявляемые при заключении трудового договора (ст. 65 ТК РФ)
При заключении трудового договора лицо, поступающее на работу, обязано предъявить работодателю:
1. Паспорт или иной документ, удостоверяющий личность.
В соответствии с указом Президента РФ от 13.03.1997 № 232 «Об основном документе, удостоверяющем личность гражданина Российской Федерации на территории РФ» и постановлением правительства РФ от 8.07.1997 № 829 «Об утверждении Положения о паспорте гражданина РФ, образца бланка и описания бланка паспорта гражданина РФ» основным документом, удостоверяющим личность гражданина РФ на территории России, является паспорт гражданина Российской Федерации. Паспорт обязаны иметь все граждане РФ.
К иным документам, удостоверяющим личность, относятся: свидетельство о рождении для лиц (граждан Российской Федерации), не достигших 14-летнего возраста; удостоверение личности моряка; удостоверение личности военнослужащего РФ является документом, удостоверяющим личность и правовое положение военнослужащего РФ; военный билет является документом, удостоверяющим личность солдат, матросов, сержантов и старшин, проходящих военную службу по призыву или контракту, а также курсантов военных образовательных организаций профессионального образования на время их обучения; временное удостоверение личности гражданина Российской Федерации по форме № 2П, которое выдается территориальными органами и подразделениями МВД РФ на срок до двух месяцев.