Справочник кадровика, в 2-х томах. Т. 1

Пузаков Сергей

ТК РФ не содержит обязанности работника предъявлять при заключении трудового договора свидетельство об идентификационном номере налогоплательщика (ИНН). Однако работодатель является не только работодателем по отношению к работникам, но и их налоговым агентом по уплате налога на доходы физических лиц (НДФЛ), их страхователем и плательщиком страховых взносов по обязательным пенсионному, социальному и медицинскому страхованию. Для этого работодателю и нужен ИНН работника. Вернее не ему, а самому работнику, чтобы быть поставленным на учет в налоговой инспекции и страховых фондах и получить право на налоговые вычеты, страховые возмещения, социальные пособия, бесплатное медицинское обслуживание, трудовую пенсию и т. д. ИНН присваивается не человеку, а его индивидуальному налоговому счету, и используется наряду с анкетными данными гражданина в целях учета его налоговых накоплений и прав по обязательному страхованию, не заменяя собой его имени. Таким образом, присвоение ИНН носит технический характер и не нарушает законных прав и свобод верующих граждан. Верховный Суд РФ в

решении от 18.07.2016 № АКПИ16–421 указал, что в случае отсутствия у физического лица ИНН действующее правовое регулирование не исключает использование гражданином иного типа идентификатора сведений о физическом лице. Налоговое законодательство предусматривает возможность идентификации налогоплательщиков – физических лиц, не являющихся индивидуальными предпринимателями, не по ИНН, а по персональным данным, предусмотренным п. 1 ст. 84 НК РФ (см. п. 7 ст. 84 НК РФ), но указание в документах ИНН значительно упрощает и ускоряет процесс налогового документооборота. ИНН гражданин может узнать на сайте ФНС России или в налоговой инспекции по месту жительства или пребывания, там же получить свидетельство о постановке на налоговый учет и, по желанию, сделать отметку об ИНН в паспорте.

Из всего перечня документов, указанных в ст. 65 ТК РФ, трудовое законодательство требует хранения работодателем (причем, только работодателем по основному месту работы) только трудовой книжки работника (ч. 3 ст. 66 ТК РФ, п. 3 Правил ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей, утв. постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 № 225). Сведения о других документах следует внести в личную карточку работника формы № Т-2 и вернуть документы работнику. Копии с этих документов можно снять только с письменного согласия работника (см. постановление ФАС Северо-Кавказского округа от 11.03.2014 № Ф08–480/14 по делу № А53–10287/2013). А многие суды признают вообще незаконным хранение работодателем копий документов работников, в частности, копии паспорта, копии военного билета, копии свидетельства о браке даже при наличии согласия работника на обработку его персональных данных (см. решения Арбитражного суда Ростовской области от 14.11.2013 № А53–12557/2013, от 30.07.2013 по делу № А53–0287/2013, постановления Пятнадцатого арбитражного апелляционного суда от 14.03.2014 № 15АП-22502/13, от 17.12.2013 № 15АП-6132/13, от 28.10.2013 № 15АП-15175/13). Соответственно трудовое законодательство не обязывает работодателя ни снимать копии с документов работника, ни хранить такие копии и он вправе уничтожить их с составлением соответствующего акта, как в период действия трудовых отношений, так и после их прекращения.

Действующее трудовое законодательство не предусматривает обязанности работника предоставлять работодателю сведения об изменении личных данных. В то же время такая обязанность установлена, например, пенсионным законодательством: работники обязаны предоставлять сведения работодателю и заполнять необходимые документы в случае изменения сведений, содержащихся в его индивидуальном лицевом счете (ст. 14 Федерального закона от 01.04.1996 № 27-ФЗ «Об индивидуальном (персонифицированном) учете в системе обязательного пенсионного страхования»). Работник (застрахованное лицо) обязан предъявить работодателю (страхователю) документы, подтверждающие сведения о новом адресе, и заполнить соответствующие формы (абзацы второй и четвертый п. 2 ст. 9, п. 2 ст. 6 Закона). Поэтому в целях обеспечения соблюдения законов и иных нормативных правовых актов (например, в области пенсионного, налогового законодательства, законодательства о воинском учете, законодательства о социальном обеспечении и т. п.) работодатель может установить в локальном нормативном акте порядок обработки персональных данных, включающий в себя также способы сообщения работником об изменении тех сведений, которые необходимы работодателю для соблюдения законодательства, в том числе путем ежегодного заполнения анкет, переданных работодателем работнику, а также при обращении за выдачей документов, связанных с работой, в которых указываются соответствующие персональные данные. Порядок должен быть разработан с учетом общих требований при обработке персональных данных работника и гарантий их защиты, установленных ст. 86 ТК РФ; работник должен быть ознакомлен с ним под роспись (п. 8 ч. 1 ст. 86 ТК РФ). Работодателю следует иметь в виду, что невыполнение этой обязанности не может повлечь для работника негативные последствия (например, его нельзя привлечь к дисциплинарной ответственности), поскольку такая обязанность не вытекает из требований трудового законодательства. Законодатель установил для работника только право требования об исключении или исправлении неверных или неполных персональных данных (ч. 1 ст. 89 ТК РФ), а обязанность по предоставлению актуальных данных на работника законом не возложена. Установление такого порядка в локальном нормативном акте само по себе не решит проблему своевременного изменения работодателем сведений о персональных данных, содержащихся в документах, используемых в деятельности организации, поскольку для работников установление обязанности по заполнению анкет, по сути, будет являться установлением способа реализации ими своего права требования к работодателю об изменении неактуальных данных. Поскольку с 01.01.2016 в соответствии со ст. 126.1 НК РФ установлена ответственность за представление налоговым агентом налоговому органу документов, содержащих недостоверные сведения, в виде штрафа в размере 500 руб. за каждый документ с недостоверными сведениями,

постольку такой документ может помочь работодателю избежать претензии к нему со стороны работников или контролирующих органов при возникновении тех или иных негативных последствий использования неактуальных сведений при заполнении документов в целях предоставления их в различные государственные органы. Несоответствие реальных персональных данных о работнике и данных в кадровых документах может повлечь проблемы для самого работника. Своевременное внесение указанных изменений – в интересах самого работника.

Медицинский осмотр (обследование) при заключении трудового договора (ст. 69 ТК РФ)

Обязательные предварительные медицинские осмотры (обследования) при поступлении на работу проводятся с целью определения соответствия состояния здоровья лица, поступающего на работу, поручаемой ему работе, а также с целью раннего выявления и профилактики заболеваний.

Обязательному предварительному медицинскому осмотру (обследованию) при заключении трудового договора подлежат:

– лица, не достигшие возраста 18 лет;

– работники, занятые на тяжелых работах и на работах с вредными и (или) опасными условиями труда (в том числе на подземных работах), а также на работах, связанных с движением транспорта;

– работники организаций пищевой промышленности, общественного питания и торговли, водопроводных сооружений, медицинских и детских организаций;

– прибывающие в районы Крайнего Севера и приравненные к ним местности для исполнения трудовых обязанностей из других регионов;

– выполняющие работы, выполнение которых связано с высоким риском заболевания инфекционными болезнями и требует обязательного проведения профилактических прививок;

– работники отдельных профессий, работа по которым требует прохождение обязательного медицинского освидетельствования для выявления ВИЧ-инфекции;

– работники объектов использования атомной энергии;

– работники на работах с токсическими химикатами, относящимися к химическому оружию;

– педагогические работники (п. 9 ч. 1 ст. 48 Федерального закона от 29.12.2012 № 273-ФЗ «Об образовании в Российской Федерации»).

Каждый работодатель перед приемом на работу работника, обязанного проходить предварительный медицинский осмотр (обследование), должен направить его на такой осмотр (обследование). Наличие у работника заключения по результатам медицинского осмотра, проведенного в период работы у предыдущего работодателя, или полученного самостоятельно значения не имеет.

Медицинские осмотры (обследования) осуществляются за счет средств работодателя (ст. 213, 266 ТК РФ).

В случае если работник фактически самостоятельно прошел медицинский осмотр, проведение которого должен был организовать работодатель, последний обязан оплатить работнику те расходы, которые он понес в связи с прохождением медицинского осмотра (см. апелляционное определение СК по гражданским делам Курганского областного суда от 15.04.2014 № 33–905/2014, решения Центрального районного суда г. Тольятти от 22.05.2012, Воркутинского городского суда Республики Коми от 23.01.2014 № 2–367/2014, Североморского городского суда Мурманской области от 08.07.2013 № 2–1452/2013, Аргаяшского районного суда Челябинской области по делу № 2–30/2011, Обзор судебной практики Верховного Суда Республики Татарстан за первый квартал 2010 г. (по гражданским делам)).

Как отмечается в Обзоре судебной практики Верховного Суда РТ за I квартал 2010 г. (по гражданским делам), законодательство не связывает оплату работодателем предварительного медицинского осмотра с результатами данного обследования и последующим заключением трудового договора, а также с наличием у работодателя необходимых для оплаты такого осмотра денежных средств. Поскольку предварительные медицинские осмотры относятся к обязательным мероприятиям, обеспечивающим охрану труда, то бремя их оплаты возлагается на работодателя в любом случае вне зависимости от периода работы сотрудника после прохождения им медицинского осмотра. См. также решение Соломбальского районного суда г. Архангельска Архангельской области от 16.09.2016 по делу № 12–169/2016, решение Верхнебуреинского районного суда Хабаровского края от 07.06.2016 по делу № 2–468/2016, решение Выксунского городского суда Нижегородской области от 25.03.2013 по делу № 2–389/2013.

Срок, в течение которого работодатель обязан возместить работнику понесенные им расходы по оплате медицинского осмотра, законодательством не установлен. Соответственно, при отсутствии законодательно установленного срока возмещения этих расходов обязанность работодателя в их возмещении работнику (или соискателю) является бессрочной. Такая компенсация, исходя из общих принципов права, должна производиться в ближайшее время после представления работником письменного заявления и документов, подтверждающих эти расходы – в ближайший день выплаты заработной платы (см. апелляционное определение СК по гражданским делам Кемеровского областного суда от 04.10.2012 № 33–9769, решение Миасского городского суда Челябинской области от 30.03.2016 № 12–47/2016).

В случае отказа работодателя возместить работнику (соискателю) названные затраты они могут быть взысканы в судебном порядке (см. кассационное определение СК по гражданским делам Смоленского областного суда от 22.11.2011 № 33–3776, апелляционное определение Мурманского областного суда от 05.06.2013 № 33–1940–2013).

Требования и порядок обязательного прохождения медицинского осмотра работниками установлены:

– ст. 69, 185, 213, 214, 266, 324 ТК РФ;

– ст. 5 Федерального закона от 17.09.1998 № 157-ФЗ «Об иммунопрофилактике инфекционных болезней»;