Тайм-менеджмент, 24 часа - это не предел
Шрифт:
6. План по мере своего составления или осуществления постепенно отдаляется от своей цели и, в конце концов, уже не решает поставленных задач.
Помня о перечисленных причинах провала плана, ты сможешь в процессе разработки избежать всех этих неприятностей и просто сбречь свой план на будущее воплощение. Успешное воплощение!
Вообще, следуя правилам и порядку создания плана, описанным выше, ты можешь избежать всех причин провала планов.
Я думаю, освоение техники планирования никому не помешает, а может быть, даже станет залогом успеха как в финансовом смысле, так и особенно на управленческом поприще. Именно руководителю (любого уровня и звена) для своей эффективной деятельности необходимо ее прежде всего правильно спланировать. Следовательно, необходимость освоения или хотя бы знакомства с теорией планирования деятельности очевидна. Планы можно и даже необходимо создавать и использовать на самых различных уровнях, будь то банальное расписание собственных действий на неделю (вплоть до плана своей жизни) или же план развития корпорации. Однако все же не следует злоупотреблять этим. Напомню еще раз: во всем нужна мера, написание подробного плана жизни человека вплоть до того, чтобы назначать заранее точные даты и действия на несколько лет вперед, просто глупо и вообще не имеет никакого смысла, поскольку просто невозможно для нормального человека. Видеть себя, свою деятельность (вплоть до конкретных дат) на пару месяцев вперед – уже очень большое достижение. Для больших корпораций, естественно, этот срок немного больше, но и им не следует, применяя планирование, используя его эффективность, планировать всю свою работу на 100 лет вперед.
Планирование, безусловно, необходимо, но не следует излишне детализировать и планировать все на слишком большой срок вперед.
Глава 3
ПРИНЦИПЫ УСПЕШНОГО ТАЙМ-МЕНЕДЖМЕНТА
Вот мы с тобой и подошли к самому интересному. Существует множество способов планирования времени, чтобы не отводить огромное количество времени на философские мысли типа «Есть ли жизнь на Марсе?». Или ты астроном, и тема твоей докторской как раз и связана с той самой жизнью? Как-то армянское радио спрашивают: «Есть ли жизнь на Марсе?», а радио отвечает: «И там нет!» Поэтому, чтобы твоя жизнь всегда находилась в настоящем
3.1. Принцип «Полет орла»
Вовсе не случайно этот принцип носит название непростой птицы. Орел – птица высокого полета и умения парить на большой высоте, что позволяет ей видеть далеко вперед. Много чему можно научиться, понаблюдав за охотой гордой птицы. Давай разберем полет поподробнее. Представь, что ты орел, тебе необходимо выследить добычу. Трава высокая, камни и валуны большие, если ходить по земле, то ничего не видно. Во всяком случае дальше собственного клюва. Зрением, слава Богу, не обижены, крылья крепкие – взмываем в небо, да повыше. Спрашивается: для чего? А для того чтобы поймать воздушный поток и иметь возможность парить и не отвлекаться на движение крыльев. Для того чтобы иметь огромный обзор и увеличить поле для охоты соответственно и шанс ухватить добычу. Вот ты взмываешь в небо. Сначала видны только ближайшие кочки, на них ничего интересного, все так же, как обычно: семейка мышек-полевок да старая драная шкура гадюки, которую она скинула еще на прошлой неделе. Так, теперь видно, что на ближайшее озеро приземлилась стая уток. Но в камышах засел товарищ с ружьишком, и ни к чему орлам лезть под пули. У нас своя охота. Взмываем выше, дабы видеть то, что скрыто от глаз земных охотников. Воздушный поток несет птицу вверх, мы попали в восходящий поток, он-то и вынесет нас к вершине горы. Взмываем ввысь, вот уже и та гора под нами, а взглянув на то, что открывается перед нашим взором, понимаешь, что есть из чего выбрать, есть на что посмотреть. Видно далеко вокруг. Понятно, что охотиться можно долго и успешно. За горой лес, в котором полно дичи. У подножья горы – луг, на котором тоже много шансов успешно поохотиться. Видно, что мир вокруг изобилен. Главное – определиться с тем, что в данный момент предпочтительнее. Вон тот упитанный зайчик, молодой и сильный. С такой добычей охота станет интересней. Кто сильней и выносливей, чья реакция окажется более быстрой, кто вернее оценит время и шанс получить результат, чьи расчеты окажутся эффективней? У птицы есть опыт профессиональной охоты. Прекрасно видно направление движения молодого зайца. Цель есть, можно брать. В следующий раз добыча может быть и покрупнее. И орел кидается камнем на свою цель. Мгновение – и добыча в цепких лапах орла. Цель достигнута. Можно продолжать полет.
Чем можно воспользоваться, в чем заключается принцип «Полет орла», каким образом это связано с тайм-менеджментом? Еще не догадался? Любое планирование начинается с долгосрочных целей. Какие цели для тебя важны? Каких результатов тебе необходимо достичь? Какая область твоей жизни для тебя важна в ближайшее время? Здесь не идет речь о днях, неделях и месяцах. 10, 5 лет, 3 года, 1 год – вот на что стоит обратить пристальное внимание. Не для того ты поднялся так высоко, чтобы увидеть то, что происходит у собственного гнезда. В данный момент тебе важно увидеть перспективу. Посмотри на свою цель. Действительно ли она для тебя важна? Вдохновляет ли она тебя так, что ты видишь ее отчетливо и ясно? Рассмотри все детали поставленной цели: где она расположена, какие препятствия могут быть на пути достижения – горы, лес, нисходящие воздушные потоки, которые могут прибить тебя к земле? Или охотник, который подстерегает тебя потому, что ты – его собственная цель? Внимательно посмотри на то, что поддержит тебя, что может приблизить тебя к цели или облегчить тебе путь. Воздушный поток, который вынесет тебя к цели, или выступ скалы, на который можно присесть, чтобы уточнить верность полета или просто передохнуть, если ты устанешь в пути. Может быть, ветка дерева, за которой можно будет укрыться, если твоя добыча станет очень пристально следить за твоим полетом и пытаться ускользнуть от тебя? Рассмотри внимательно весь свой путь, рассчитай всю траекторию полета. Отметь промежуточные пункты, на которые можно будет опереться во время движения к цели, за которые можно будет зацепиться взглядом и уточнить верность движения к поставленной цели, если твой путь долог. Вот здесь ты можешь четко расписать все свои действия последовательно: месяц за месяцем, неделя за неделей, если хочешь – день за днем. Учитывай также то, что если орел видит возможность сократить путь и достичь результата гораздо быстрее, то и ты можешь воспользоваться шансом сокращения пространства и получить запланированное с минимальными затратами времени. Стоит рискнуть? Если поток несет тебя над препятствиями, а преграды расступаются или остаются далеко внизу, не причиняя тебе вреда, то перестань тормозить собственное движение ненужными взмахами крыльев. Сложив крылья, мчись к своей «добыче»! Падай на нее камнем. Ставь цель, усматривай перспективу, рассчитывай весь путь, ставь промежуточные цели, вырабатывай стратегию и тактику полета. Оставь возможность для риска. Еще раз внимательно посмотри на собственную цель. Готов ли ты ринуться к ней, как орел на свою добычу? Она твоя, если ты действительно собираешься ее достичь. Она для тебя важна? Действуй безотлагательно. Как великая птица, бросай все свои силы на достижение поставленной цели и получение результата. Видя перспективу, ты можешь взять то, что нужно именно сейчас.
Давай вместе с тобой пройдемся (вернее, пролетим) по твоим действиям в соответствии с принципом «Полет орла». Какая цель в твоей жизни тебя вдохновляет? Что для тебя важно иметь через 10 лет? ____________________.
Запиши как можно подробнее. Если тебе удобнее видеть перспективу образами, то можешь сделать коллаж собственного полета. Из глянцевых журналов вырежи картинки с тем, что ты считаешь своей целью. Наклей их на большой лист и повесь его так, чтобы иметь карту полета перед глазами. И помни, что деньги не цель, а средство достижения. Записи поставленных целей всегда веди в настоящем времени. Помни, что есть только то время, в котором ты сейчас находишься. Прошлое и будущее – это только твои ощущения и переживания. И все. Далее поставь цели на 5 лет, 3 года и 1 год с учетом того, что все они в совокупности должны привести тебя к главной цели, намеченной на десятилетний рубеж. Да, еще предупреждаю тебя, что через 10 лет ты получишь то, что наметил сейчас. И твоя жизнь, твой полет могут продолжаться дальше. Так что всегда смотри на перспективу. Цели с учетом перспективы поставлены, ты готов двигаться дальше. Теперь твоя задача, с которой тебе необходимо справиться, – это просчитать возможные препятствия и создать группу поддержки. Только не надо сочинять того, чего нет. Форс-мажорные обстоятельства пускай учитывают юристы, когда составляют договоры. Твоя задача – составить такой договор, который ты представишь самому себе. Перестань оставлять себе лазейки для того, чтобы оправдать то, почему ты что-то не сделал. Много историй мы рассказали друг другу и в начале книги, и в течение всей своей жизни. Хватит историй. Только факты и результаты имеют место. Нам, орлам, важен результат! Что может стать препятствием? Отсутствие образования или необходимость смены специализации, отдаленность цели не во времени, а в местности, состояние здоровья. Следовательно, необходимо поставить восстановление здоровья как
Завершим разбор полета тем, что перечислим для простоты твоего движения все шаги принципа «Полет орла».
Первый шаг: посмотри на перспективу.
Второй шаг: поставь долгосрочные цели.
Третий шаг: просчитай препятствия и поддержку.
Четвертый шаг: поставь промежуточные цели.
Пятый шаг: действуй безотлагательно.
Ты привык контролировать и выверять заранее каждый шаг, для тебя важно занимать лидерскую позицию. А возможно, ты зажигаешь всех вокруг своими идеями и готов браться за все дела, которые тебе интересны? Естественно, ты многого не успеваешь и часто срываешь сроки исполнения поставленных перед тобой задач. Тогда этот принцип точно для тебя. И всегда смотри на перспективу! Высокого тебе полета!
3.2. Принцип «Торопись не спеша»
Представь себе такую картину: ты запланировал встречу. Существует договоренность на определенное время. И это время уже очень близко. А ты еще в самом начале пути, т. е. даже еще не одет. Хватаешь все, что попадает под руку, нацепляешь на себя, сломя голову выбегаешь на улицу, понимаешь, что несколько не по погоде одет. Мчишься к автомобилю, он не заводится, или, еще того лучше, невозможно открыть дверцу, так как рядом стоит другая машина. Махнув рукой, летишь на остановку автобуса (где она, кто ее знает), спотыкаешься о бордюрный камень, пачкаешь руки о не вовремя подвернувшуюся ржавую трубу. Чем их вытирать, никому неизвестно. Как назло, загорелся красный сигнал светофора, а остановка оказывается на другой стороне улицы. Все раздражает! О том, что от твоего взмыленного тела пахнет приятным парфюмом, не может быть и речи, так как впопыхах совершенно забыл им воспользоваться. Просто наваждение какое-то. Ты летишь быстро, а время все равно быстрее. На запланированную встречу ты, конечно, опоздал! И что? Испортил самое важное – первое впечатление: прибежал в непотребном виде, не соответствующем требованиям дресс-кода. Все, ты уже на встрече. И, вместо того чтобы вникать в суть беседы (если она началась до твоего появления) или просто слушать то, что тебе говорят, что делаешь ты? Самым прекрасным образом занимаешься самоедством. Вкусно? Пережевываешь всю историю собственных сборов с самого начала. Ругаешь себя последними словами, что ты несобран, неорганизован и безответствен. Твои выражения, вероятно, звучат по-другому. Вспоминаешь, сколько раз клялся и божился больше НИКОГДА не опаздывать(!), а это снова повторилось. Бейте меня и ругайте, я ничего не могу с собой поделать. Это я тебе культурные слова подсказываю. Можешь, конечно, поиграть в детскую игру типа «Я больше не буду», а можно воспользоваться простым принципом «Торопись не спеша». Только ему надо учиться. И если описанная выше история – твое кредо, то обучение может оказаться болезненным и вызвать некоторый дискомфорт. Готов? Молодец, возьми с полки (нет не пирожок) тетрадь и ручку. Садись поудобнее за стол, ленивец, никаких кресел – только стулья, табуретки и любые другие жесткие поверхности. Такие загнанные лошадки, как ты, только успев примоститься на мягкую поверхность, тут же отключают временные ощущения. А нам надо сконцентрироваться на твоем времени.
Что же делать для того, чтобы перестать беспокоиться о том, что дел много, времени мало, и начать жить и работать в свое удовольствие? Ответь, пожалуйста, на вопрос: «Как часто ты попадаешь в ситуации, когда ты опаздываешь (варианты мест перечисли сам)?» Всегда или часто? Так, прелестно. Следующий вопрос: «Всегда ли ты заранее планируешь встречи?» Всегда? Умничка. Следовательно, ты заранее знаешь дату, время и место встречи. То, что надо. Теперь перечисли причины, по которым ты опаздываешь. Ожидание транспорта, заторы, собственная болезнь – все это не является причиной опозданий, это – следствие. Причиной окажется все то, что явилось прослойкой между моментом назначения встречи и непосредственно началом сборов на эту встречу. Давай выстроим простую схему. Так тебе будет проще выявить истинную причину всех твоих опозданий и временных нестыковок.
Дата встречи (момент назначения) – временной промежуток – время встречи (час икс). Причину всех опозданий необходимо искать в моменте назначения даты и во временном промежутке. Знаешь, поиски причины всегда дискомфортны. Я такой злой человек и, в отличие от других, не стану выслушивать твои истории о том, со сколькими делами одновременно ты справляешься, тем более о том, как твоя бедная голова перегружена от того, сколько разной информации надо помнить. Чушь и вранье! Ты живешь в XXI в. Ты можешь пользоваться органайзером, телефонной функцией напоминаний, электронным дневником, настольным ежедневником и массой других полезных вещей, освобождающих твою собственную голову от массы необходимой информации. Вот только не надо показывать на кипу малюсеньких бумажонок, исписанных мелким почерком с разных сторон и валяющихся на твоем столе, как прошлогодняя листва в лесу. Это твоя безалаберность и безответственность. Можешь назвать это ленью. Как больше нравится. Ты сросся с бесконтрольным отношением ко времени. И время подкидывает тебе различные проигрышные варианты, а ты, как первобытный человек, с удовольствием рассказываешь сказки о потерянном времени себе и тем, кто пострадал от твоей рассеянности.
С сегодняшнего дня ты станешь жить по принципу «Торопись не спеша». Все просто. Первое правило данного принципа – «Все планируй заранее». Веди записи всех запланированных дел в одном месте. Это могут быть блокнот-органайзер или электронный дневник. Все запланированные дела записывай в соответствии с датой, на которую они намечены. Каждое утро проверяй плановые записи на день. Каждое утро понедельника уточняй запланированное на все дни недели. Так ты заранее сам себя настроишь на выполнение намеченного дела. Если ты понимаешь, что в какой-то момент может произойти накладка и ты физически не успеваешь выполнить намеченное в срок, то ты имеешь возможность произвести корректировку или предупредить других об изменении в графике встреч ЗАРАНЕЕ! Ох, торопыжка! Ну куда тебя опять несет? Остановись. Действуй безотлагательно, только надень штаны и тапки. Есть еще одна поговорка, которая как раз великолепно характеризует данный принцип: «Тише едешь – дальше будешь». Перестань бежать впереди паровоза. Прежде чем отправиться в путь, остановись, вздохни глубоко. Настрой весь свой организм на движение, на результат. Замри в предвкушении достижения цели. Весь обратись в сгусток энергии, который только и ждет того таинственного момента, когда можно начать движение. Представь себе бегуна перед стартом. Великая сила тишины в момент ожидания звука стартового пистолета. Вся сила принципа «Торопись не спеша» в этом моменте. Только замерев на старте, ты сможешь уловить последующий ритм собственного движения к цели. Значимость цели вовсе не важна. Важна целенаправленная стремительность без суеты и распыления в разные стороны. Составляющие этого принципа – собранность и целенаправленность. И все. Зачем распыляться на мелочи и терять на это время, когда ты четко знаешь время и место выполнения задуманного? И совершенно неважно, что там произойдет. Ты всегда будешь готов. Ты собран и устремлен на результат. Тебя ничто не может отвлечь. Твой собственный органайзер напомнит тебе о том, когда и что у тебя запланировано, ты только возьми его в руки и внимательно прочитай записи. Подготовься, настройся, замри и начинай движение. И вот ты у цели! Скорость отнюдь не важна. Естественно, если у тебя выстроен четкий план достижения цели и имеются промежуточные цели, которые ты достигаешь в намеченное время. И ты через определенное время сверяешься с общим планом достижения цели. Реально оцениваешь то место, в котором находишься в настоящий момент, где ты в соответствии с собственным планом достижения поставленной цели собирался находиться. Соотношение реального и запланированного и напомнит тебе о том, нужно ли тебе внести некоторые изменения в процесс движения, сократить путь, несколько увеличить скорость или изменить дату достижения цели. Если ты все время проводишь в суете и беспокойствах, то, видимо, ты боишься собственного успеха или вовсе не уверен в том, что твой план реален. Комплексы одолевают? Перестань о них думать. Лучше подсчитай, сколько своего времени ты тратишь на сомнения и беспокойство. Это время ты мог бы эффективно использовать, чтобы добиться определенных результатов и достичь собственного успеха. В течение недели ты станешь планомерно фиксировать все, что ты делаешь. В две колонки заполняй приведенную ниже таблицу.