Трансформация бизнеса. Построение эффективной компании
Шрифт:
Это не финальный вариант, а скорее поворотная точка. Поэтому пусть все будет криво, косо и даже неправильно. Сейчас важно просто переписать проблему в системном ключе.
В дальнейшем мы ответим на серию вопросов, и это поможет вам до щелчка повернуть свой ответ и подведет к правильному решению.
Условия возникновения проблемы
Определите условия, в которых проявляется проблема.
Как, где, когда и
Приведите несколько примеров. Даже если ваша проблема проявляется везде. Допустим, такая ситуация возникает каждый третий понедельник каждого месяца, когда я выполняю определенное действие. Или, например, всякий раз, когда я чищу зубы, они у меня болят.
Как именно данная проблема влияет на бизнес?
Какие негативные результаты появляются в нашем бизнесе из-за этой проблемы? Где, каким образом?
Каких результатов я не могу достичь в бизнесе из-за наличия данной проблемы?
Приведите конкретные примеры.
Добавьте к своим ответам примерные цифры, чтобы обсчитать влияние данной проблемы на бизнес.
Это необходимо, чтобы вы не считали абстрактную «упущенную прибыль», а видели влияние проблемы в конкретных цифрах. Скорее всего, у вас не получится подсчитать точно, но представьте хотя бы примерную сумму, чтобы видеть ее порядок.
Системные рамки
Переводим решение данной проблемы в системные рамки.
Какая система в состоянии помочь избавиться от ситуаций, приводящих к возникновению данной проблемы?
Какие результаты будет выдавать такая система?
Запишите и продолжите следующее предложение: «Настоящей проблемой в моем бизнесе является отсутствие системы, которая должна…»
Подумайте и запишите свое системное решение.
Подтвердите свое решение
Подтвердите решение избавиться от данной проблемы.
Действительно ли я хочу «вылечиться» или готов и дальше жить с этой проблемой?
Это очень важная точка, а не риторический вопрос. В системном описании проблемы иногда видно, что ее системное решение может потребовать огромного количества ресурсов. А их у вас на сегодняшний день нет.
Может так получиться, что вы взяли небольшую проблему, а ее решение будет стоить гораздо больших ресурсов, чем привычка жить с ней. В любом случае оно должно быть осознанным. Когда вы переведете проблему из своего описания в системное, необходимо принять решение – идем дальше или «продолжаем носить продукты в авоське», так как машина не по силам.
Займитесь дизайном
Если вы все-таки решили избавиться
Возьмите отдельный лист бумаги для создания дизайна элементов подобной системы с помощью ответов на вопросы.
Кто будет ответственным за дизайн системы?
Скорее всего, это вы. Тем не менее если у вас большая компания и вы видите системную проблему, решение которой можно переложить на чужие плечи, вероятно, именно это вы и захотите сделать.
Какие основные шаги нужно включить в систему?
Опишите, какие последовательные действия или шаги (основные модули) в этой системе должны быть, чтобы она работала.
Какие шаблоны и документы потребуются?
Задача системы – исключить необходимость в принятии решений. Их алгоритм должен быть встроен в систему, которую вы создаете.
Обычно в качестве дополнения к системе идут шаблоны, документы и чек-листы. Вы должны понимать, что из них понадобится, прописать все необходимые документы на уровне заголовков: шаблон для того, чек-лист для этого и т. д.
Помните, что шаблонов должно быть достаточно для выполнения задачи, а лишние будут мешать. Не пытайтесь завалить людей шаблонами – тогда у них возникнут проблемы с выбором, что и когда использовать.
Какие элементы управления должны присутствовать в системе?
Как вы (или кто-то другой) будете ею управлять? Важно понимать, что в данной ситуации вы можете играть разные роли.
1. Быть исполнителем и менеджером в системе.
2. Быть менеджером, а само действие передать кому-то другому.
3. Быть исполнителем, при этом управлять будет кто-то другой.
4. И управлять, и все делать будут другие люди.
Вам необходима инструкция, то есть понимание, какие именно элементы управления должны присутствовать в системе, какая отчетность необходима, как должен осуществляться контроль и т. д.
Опишите заголовками все необходимые скрипты.
Какое обучение должно быть включено в систему?
Человека, который будет работать по системе, нужно обучать. Опишите, какое обучение необходимо для работы с вашей системой.
Какие процедуры внедрения и контроля должны присутствовать в системе?
Если в процедурах управления, которые вы описали выше, не было процедур внедрения и контроля, дописывайте их на этом этапе.
Важно: если ваша система обозначена как «система управления и контроля», для нее все равно необходимо прописывать систему контроля.
Например, у вас есть сотрудник, и вы прописываете систему, по которой будете им руководить и контролировать его работу. А потом формируете систему контроля за выполнением этих действий.