Учет автотранспорта и затрат на его содержание на предприятии

Соснаускене Ольга Ивановна

4) составление акта на списание объекта основных средств.

Пришедшие в негодность транспортные средства списываются по акту по форме № ОС-4а, в котором должны содержаться данные, характеризующие объект основных средств:

1) дата принятия объекта к бухгалтерскому учету;

2) год изготовления;

3) время ввода в эксплуатацию;

4) срок полезного использования;

5) первоначальная стоимость и сумма начисленной амортизации;

6) проведенные переоценки, ремонты;

7) причины выбытия с их обоснованием;

8) состояние основных частей, деталей, узлов, конструктивных элементов.

На основании оформленного акта в инвентарной карточке производится отметка о выбытии автотранспортного средства,

соответствующие записи о выбытии производятся также в документе, открываемом по его местонахождению. Инвентарные карточки по выбывшим автомобилям хранятся в течение срока, устанавливаемого руководителем организации, в соответствии с правилами организации государственного архивного дела, но не менее 5 лет. Вместе с актом составляется документ, подтверждающий снятие автомобиля с учета в ГИБДД.

Автомобиль, побывавший в аварии и признанный непригодным для дальнейшей эксплуатации, также списывается с баланса организации по акту формы № ОС-4а.

Для снятия машины с учета нужно представить в МРЭО:

1) паспорт транспортного средства (ПТС),

2) талон технического обслуживания (ТО),

3) регистрационное свидетельство,

4) общегражданский паспорт.

Если талона технического обслуживания нет, то на имя начальника МРЭО пишется заявление, в котором указывается, что автомобиль не эксплуатировался. Если талон или квитанцию об уплате налога за текущий год (а в случае необходимости и за предыдущие 2 года до даты снятия с учета) организация не представит, то обязанность уплаты ложится на покупателя. В документах, подтверждающих право собственности на автомобиль, должны быть указаны:

1) VIN-код, номер и серия ПТС или регистрационного документа;

2) наименование выдавших их организаций, место и дата их составления;

3) номера кузова, двигателя и шасси, сведения об автомобиле (цвет, марка, модель, модификация и год изготовления), дата выдачи;

4) адреса, реквизиты и подписи сторон.

Копии представляемых для совершения регистрационных действий документов не принимаются, если это не оговорено в законодательстве. При снятии автомобиля с учета организации-заявителю выдаются транзитные номера, а в паспорте транспортного средства делаются соответствующие записи (отметки). Срок действия транзитных номеров от 5 до 20 дней. Решением Верховного Суда РФ допускается продажа автомобилей без снятия их с учета. Однако такая покупка чревата неприятными последствиями, так как при совершении регистрационных действий сотрудники ГИБДД проводят осмотр автомобиля, проверяя его по базам разыскиваемых автомобилей, а также целостность номеров на номерных агрегатах. Автомобиль с учета не снимут при обнаружении признаков подделки номеров, документов, регистрационных знаков, несоответствия транспортного средства и номерных агрегатов сведениям, указанным в предоставленных документах, или регистрационным данным, а также наличии сведений о нахождении автомобиля, номерных агрегатов в розыске или предоставленных документов в числе утраченных (похищенных). Само транспортное средство, документы на него и регистрационные знаки задерживаются, а информация об этом направляется в орган внутренних дел по месту обнаружения для принятия решения в соответствии с действующим законодательством. За совершение регистрационных действий сотрудники ГИБДД несут ответственность, вплоть до уголовной. Поэтому автомобиль, снятый с учета, делает более безопасным его приобретение. Если автомобиль снимается с учета в связи с утилизацией, то достаточно одного заявления. Можно даже не предоставлять номера и регистрационные документы, если сделать это невозможно (например, когда документы утеряны, а номера пришли в полную негодность). Это поможет избавиться от уплаты транспортного налога автовладельцам, которые не собираются восстанавливать свои аварийные автомобили. После снятия машины с учета данные об этом направляются из ГИБДД в налоговую инспекцию.

Причинами выбытия автотранспортных средств могут быть: продажа, безвозмездная передача, списание в случае морального и физического износа, ликвидация при авариях, стихийных бедствиях и иных чрезвычайных ситуациях, передача в виде вклада в уставный (складочный) капитал других организаций (п. 29 ПБУ 6/01).

6.1. Снятие с учета в результате пропажи, угона, аварии

Организации используют автотранспорт, но никто не застрахован от несчастного случая на дороге, угона автомобиля, повреждения его на автостоянке. Для того чтобы компенсировать возможные потери, вызванные такими обстоятельствами, владельцы транспортных средств страхуют их.

При списании автотранспортного средства и снятии его с учета (при условии, что виновником ДТП не является организация) договор обязательного страхования автогражданской ответственности прекращается, а страхователь имеет право потребовать от страховщика выплату части страховой премии за неистекший срок договора страхования (п. 33, 34 постановления Правительства РФ от 07.05.2003 г. № 263 «Об утверждении Правил обязательного страхования гражданской ответственности владельцев транспортных средств»).

Если в результате ликвидации автомобиля остаются запчасти, пригодные к дальнейшему употреблению, то их необходимо оприходовать по рыночным ценам и сдать на склад. При этом оформляется приходный ордер по форме № М-4. После списания автомобиля с баланса его необходимо снять с учета в органах ГИБДД. Расходы, связанные с выбытием автомобиля, относятся к прочим (п. 13 ПБУ 10/99). Для целей налогового учета некомпенсируемые расходы на ликвидацию транспортных средств включаются в состав внереализационных расходов (подп. 8 п. 1 ст. 265 НК РФ).

В результате списания автотранспортного средства с баланса могут образоваться доходы в виде запасных частей, пригодных для дальнейшего использования, стоимости металлолома и пр. Согласно п. 31 ПБУ 6/01 эти доходы должны отражаться в бухгалтерском учете в том отчетном периоде, к которому они относятся. Доходы от списания автотранспортных средств зачисляются на счет прибылей и убытков в составе прочих доходов. Стоимость деталей со списанного автомобиля, которые пригодны для дальнейшего использования, включается в состав внереализационных доходов (п. 13 ст. 250 НК РФ). Датой признания дохода является дата, указанная на акте на списание автомобиля (подп. 8 п. 4 ст. 271 НК РФ). Если организация применяет кассовый метод, датой признания дохода является день поступления материалов от списания основного средства (п. 2 ст. 273 НК РФ).

С 01.01.2006 г. НК РФ пополнился нормами, обязывающими восстанавливать НДС в определенных случаях. Однако ситуация списания недоамортизированных основных средств в НК РФ не упомянута, поэтому требования налоговиков восстанавливать НДС (например, при утрате имущества в результате выявленной недостачи или пожара) следует признать необоснованными, как и ссылки налоговиков на п. 2 ст. 171 НК РФ, который говорит о том, что для вычета необходимо, чтобы имущество использовалось в деятельности, облагаемой НДС. Но это условие должно быть выполнено на момент покупки основного средства. Причем дальнейшее выбытие имущества на вычет уже не влияет, это подтверждает и обширная арбитражная практика.

Выбытие автотранспортных средств нужно отражать с использованием специального субсчета «Выбытие основных средств», открываемого к балансовому счету 01 «Основные средства». Списание автотранспортного средства с баланса отражается следующими проводками:

Дебет счета 01 «Основные средства»,

Кредит субсчета 01-3 «Выбытие основных средств» – списана первоначальная стоимость автотранспортного средства;

Дебет счета 02 «Амортизация основных средств»,