Внедрение SAP R/3: Руководство для менеджеров и инженеров

Кале Вивек

Руководитель проектного офиса под руководством организационного и исполнительного комитетов должен сформировать команду для внедрения — в частности, назначить менеджеров, ответственных за различные участки работы и за различные модули. Также необходимо окончательно определить политику и правила управления проектом. Для проекта необходимо отвести отдельное помещение и определить персонал для поддержки проекта — менеджера по обучению и администраторов проекта. Эта команда будет отвечать за составление плана и расписание проекта внедрения, в том числе за определение необходимых действий, кадровые ресурсы, расписание мероприятий, их длительность и т. д.

Руководитель

проектного офиса также должен сформировать еще одну команду, которая займется приобретением, установкой и использованием инфраструктуры, в том числе серверов и терминалов, сетевого оборудования и программного обеспечения, операционных систем, баз данных, систем автоматизации офиса и т. д.

Важнейшие факторы успеха

Успех проекта внедрения SAP зависит от самых различных факторов, каждый из которых рассматривается в этой главе.

Прямое участие топ-менеджеров

Внедрение SAP — это не информационно-технологический проект, а бизнес-стратегия. Как и в случае с другими проектами, формирующими бизнес-стратегию компании — разработкой новых продуктов, определением маркетинговой политики, реинжинирингом бизнес-процессов — проект внедрения SAP требует внимания и прямого участия ведущих менеджеров компании. Если это участие ограничивается лишь ранними стадиями проекта, почти наверняка в будущем возникнут трудности.

Один из важнейших моментов полноценного участия и заинтересованности топ-менеджеров компании в проекте SAP — это делегирование ключевых менеджеров из различных функциональных подразделений. Участие в информационно-технологических проектах может считаться не очень выгодной деятельностью для развития карьеры менеджеров, что особенно актуально для производственных компаний. Но это — иллюзия, и ее необходимо развеять, потому что внедрение SAP — вовсе не проект в области информационных технологий. Кроме того, количество сотрудников, пользующихся системой в повседневной работе, будет весьма значительно — и их непосредственное участие в проекте внедрения имеет огромное значение. Обеспечить это можно только посредством делегирования ключевых менеджеров компании для участия в проекте.

Точно очерченные рамки проекта

Для успеха проекта огромное значение имеет четко очерченная область, которую этот проект охватит. Любые двусмысленности и неясности ведут к дезориентации и распылению усилий и затрат. Всегда найдутся сторонники расширения проекта в том или ином направлении — несколько подобных расширений могут сильно повредить успешности проекта. Такое явление известно также как «расползание рамок проекта» — и руководитель проектного офиса должен быть бдительным, чтобы предотвратить такое расползание.

Максимально полный охват функций в рамках планируемого внедрения SAP

Как уже упоминалось, чем обширнее интеграция функций, чем больше процессов исполняется в режиме реального времени, тем выше конкурентоспособность организации. Именно поэтому очень важно, чтобы в систему SAP было включено максимальное количество функций. Такая стратегия «Большого взрыва» должна браться на вооружение в самом начале проекта внедрения SAP, например, во время составления схем бизнес-процессов. Из этого следует, что на пилотном участке проекта надо установить все базовые модули SAP — такие, как «Финансы и Контролинг» (FI–CO), «Управление материалами» (ММ), «Планирование производства» (РР) и «Продажи и дистрибуция» (SD).

Стандартизация бизнес-процессов

Каждый участок производства, каждый отдельный офис

компании, со временем, как правило, приобретает свой неповторимый характер, свою культуру, что является результатом рекомендуемой компаниям политики смешивания среды компании с условиями внешней среды. Такие локальные практики всегда имеют много убежденных сторонников среди персонала, которые привержены этим практикам и гордятся ими. Подобные факторы часто становятся препятствием во время внедрения системы, охватывающей несколько офисов и других подразделений компании, расположенных в разных регионах — даже если это такая компьютерная система, как SAP. Поэтому необходимым предварительным условием является рационализация и стандартизация бизнес-процессов.

Прозрачность и беспрепятственный обмен данными на всех стадиях проекта SAP

Очень важный фактор — проект внедрения SAP должен быть достаточно прозрачным. Это подразумевает открытый доступ к информации о стратегии компании, причинах внедрения SAP, о самом проекте внедрения и команде, занятой в этом проекте, а также плане и расписании внедрения. Для этого можно либо выпустить специальный бюллетень, либо регулярно освещать связанные с проектом SAP вопросы и основные вехи этого проекта в обычной рассылке новостей, распространяемой внутри компании.

Выделение необходимых средств и ресурсов

После того, как компания приняла стратегическое решение о внедрении SAP, необходимо подготовить и утвердить бюджет и примерные затраты на проект внедрения в целом. Так как прямой зависимости расписания проекта от предварительных условий нет, любые изменения или задержки финансирования, а, следовательно, и использования ресурсов — негативно скажутся на успешном развитии проекта.

Во многих случаях финансисты или менеджеры задерживают санкцию на выделение ресурсов на той или иной стадии, на пилотном участке проекта или других участках ради оптимизации затрат. Надо отметить, что при запуске бизнес-проекта любые задержки в реализации стратегических программ только увеличивают скрытые издержки на период задержки проекта. Более того, в случае с таким интегрированным проектом, как SAP, от скрытых издержек страдает не только тот участок, на котором проект задерживается, но и вся компания в целом. Например, для компании, чей годовой оборот после внедрения SAP должен вырасти до 500 млн. долларов, каждый месяц задержки обойдется в 50 млн. долларов скрытых издержек.

Делегирование ключевых менеджеров всех подразделений компании на полный рабочий день

Реализация традиционных проектов в области информационных технологий обычно поручалась либо молодым, недавно принятым на работу сотрудникам, либо почти старикам, которые не играют важной роли внутри того или иного подразделения компании. И в том, и в другом случае это не слишком способствовало успешному достижению намеченных целей. Такой стратегический проект, как SAP требует участия ключевых работников всех подразделений компании, потому что SAP сможет работать с полной отдачей и принесет огромную выгоду, только если все предпосылки для установки были точно и аккуратно определены, а функциональность задана правильно. Предприятия нового тысячелетия, которые в отличие от огромных корпораций держат умеренное количество персонала, должны назначать для реализации проекта SAP самых лучших своих сотрудников, ибо после того, как все предпосылки заданы правильно, и система SAP начинает функционировать, она принесет гораздо большую выгоду не только в денежном выражении, но и в таких ресурсах, как информация, материалы, затраты труда и времени.