Знакомьтесь, информационные технологии

Воловник Аркадий А.

Рис. 3.1. Структурная схема магазинной кассовой сети

Товары тоже движутся

Продаваемый товар проходит в магазине достаточно длинный путь: сначала на склад, затем в секцию, потом в торговый зал и наконец – покупателю. Для работы с товаром создается система учета товародвижения, которая позволяет не только отслеживать движение товара, но и минимизировать товарные запасы, обеспечивая покупателя всем необходимым.

Кассовые терминалы практически всегда имеют, кроме того, ридеры для чтения банковских

карточек, что позволяет проводить торговлю с безналичной оплатой. Этот вид торговли является обязательным для всех современных магазинов.

Задача привлечения покупателей – одна из приоритетных для магазина. В качестве действенного средства в магазинах используются различные формы дисконтирования цены покупок, вводятся поощрительные бонусы и т. д. Для организации таких систем применяются различные виды магазинных карточек, на которых записываются данные о покупках, набранные баллы и другая необходимая информация. Кассовые терминалы могут считывать и эти карточки. Одновременно программное обеспечение магазинной сети позволяет определять уровень скидок и начисляет новые баллы [70] .

На складе работает много людей: грузчики, кладовщики и т. д. Иными словами, здесь требуются значительные трудозатраты. Это относится как к относительно малым магазинным складам, так и к большим складским комплексам, обслуживающим группу магазинов. Кроме того, наличие излишка товаров или отсутствие необходимого товара также ведет к необоснованным расходам. Поэтому автоматизация складов имеет существенное значение для повышения эффективности работы торгового предприятия. В настоящее время наиболее активно развиваются складские системы, основанные на штрих-кодовом маркировании хранящихся товаров и мест хранения этих товаров. Такая система маркировки позволяет с помощью ридеров штрих-кода быстро проводить инвентаризацию, использовать автоматических роботов для укладки и изъятия товара, готовить товар для работы системы учета товародвижения. Для нормальной работы такой системы должны использоваться не только компьютеры и принтеры штрих-кода, но и ридеры, совмещенные с карманными компьютерами, в которых хранятся данные о товаре и складских местах. Для оперативной передачи данных такое устройство должно иметь беспроводную систему связи, например сотовый телефон [71] .

Следует учесть, что к торговым могут быть отнесены также и иные системы, обслуживающие отдельных граждан. В частности, терминалы кассиров банка при работе с клиентами фактически являются торговыми, а вся система обслуживания клиентов выполнена по принципу торговых систем. Банковские терминалы оснащены специальными принтерами, которые позволяют печатать не только чеки, но и непосредственно квитанции. Аналогичные системы стоят и в почтовых отделениях. Эффективность работы таких систем можно наблюдать по московским отделениям Сбербанка: после установления в этих отделениях терминалов очереди там уменьшились в несколько раз, т. к. скорость обслуживания возросла и кассиры стали обслуживать значительно больше клиентов.

Магазинная система

Комплексные системы автоматизации торговых предприятий предназначены прежде всего для финансового управления магазином или сетью магазинов. Финансовое управление базируется на реальном товарно-денежном обороте. Здесь проводятся анализ финансовой деятельности, прогнозирование и планирование.

Комплексность систем обеспечивается за счет автоматизации работы различных подразделений торгового предприятия: склада, бухгалтерии, отдела товароведов, торгового зала, отдела закупок, отдела продаж, отделов коммерческого и финансового директора.

Средства

анализа, прогнозирования и планирования хозяйственной деятельности требуют информации, которая может быть напрямую извлечена из единой базы данных, охватывающей большое количество показателей, что принципиально важно для торговой деятельности. Каждый товар может быть описан практически неограниченным количеством показателей, учет которых необходим для анализа и планирования. Очевидно, что чем подробнее описание, тем более детально может быть проведен учет, представляющий собой базис всей системы управления. Использование в системе широкой базы данных дает возможность получить различные «срезы» информации для принятия необходимых решений по управлению. Как правило, такие системы включают в себя специализированные функциональные модули, объединенные общей оболочкой и использующие единую информационную базу. Обычно система содержит следующие модули: финансовое управление, товарный оборот, ценообразование, управление товарными потоками, бухгалтерский учет, документооборот и некоторые другие.

Можно выделить несколько основных модулей, обеспечивающих полноценное управление магазином.

Модуль «Финансовое управление» предназначен для директора, финансового директора или управляющего предприятием – для человека, принимающего решения в области финансовой политики. В этот модуль поступает информация как о прошедших, так и о предстоящих событиях; ведется смета доходов и расходов с контролем исполнения; генерируются различные отчеты. Главное назначение модуля заключается в информационной поддержке процесса управления при решении задач анализа структуры и движения финансово-товарных потоков.

Модуль «Товарный оборот» позволяет автоматизировать работу сотрудников, отвечающих за учет движения товаров. В модуле реализована работа с кассовыми аппаратами. Здесь же проводится расчет себестоимости. Ведется учет с расширенной аналитикой по товару (цвет, размер, срок годности и т. д.). У каждого товара может быть неограниченное количество признаков.

Модуль «Ценообразование» обеспечивает расчет отпускных цен и формирование скидок. Здесь проводится сложная интерактивная работа, в которой товаровед на основе различных факторов принимает определенные решения по изменению цен на товары. Система проводит расчеты и предлагает соответствующие оценки. После принятия решения проводится пересчет цен всех товаров, находящихся на складе и в торговом зале. Этот модуль, как правило, поддерживает многовалютный учет.

Модуль «Управление товарными потоками» предназначен для сотрудников, занимающихся снабжением и реализацией продукции. На основе статистических данных обеспечивается формирование спецификаций для поставщиков (товарных остатков, объемов продаж) с учетом ожидаемых поступлений и перераспределение товарных запасов между подразделениями.

Модуль «Бухгалтерский учет» позволяет автоматизировать работу бухгалтерии магазина. Различные бухгалтерские «проводки» и отчеты теперь формируются гораздо быстрее и меньшим числом сотрудников, чем в докомпьютерную эпоху.

И карточки тоже

Сегодня создаются интегрированные решения, позволяющие реализовать как систему комплексной автоматизации торговых предприятий, так и систему безналичных платежей и поощрения постоянных клиентов. В этом случае к магазинной сети подключаются торговые терминалы, которые взаимодействуют с обеими системами, обеспечивая торговлю как за наличные деньги, так и по карточкам. Такое решение сокращает суммарную стоимость комплекса за счет использования общих элементов (линии связи, терминалы и т. д.).