1С: Управление небольшой фирмой 8.2 с нуля. 100 уроков для начинающих
Шрифт:
На данном рисунке показан отчет по варианту Остатки , без ограничений по другим параметрам. Чтобы отправить отчет на принтер, нажмите комбинацию клавиш <Ctrl>+.
Глава 7 Учет денежных средств предприятия
Денежные средства являются одним из ключевых объектов учета на любом предприятии. В программе "1С:Управление небольшой фирмой 8.2" реализован мощный механизм учета денежных средств современной компании, реализованный в разделе Денежные средства . Его описанию и посвящены уроки данной главы.
УРОК 58. Статьи движения денежных средств
Возможности программы предусматривают учет денежных средств торгового предприятия в разрезе статей их движения, что обеспечивает дополнительную аналитику и детализацию учета.
Сформировать список статей движения денежных средств рекомендуется перед тем, как приступать к ведению финансового учета. Несмотря на то, что в любой момент этот список можно дополнить или отредактировать, необходимый минимум данных лучше ввести заранее.
Для перехода
Рис. 7.1. Список статей движения денежных средств
Все статьи движения денежных средств, которые вводятся и сохраняются в конфигурации, автоматически попадают в этот список.
Данный справочник имеет иерархическое представление. Вы можете статьи движения денежных средств объединять в тематические группы, причем уровень вложенности групп не имеет ограничений. Например, можно сформировать группы Банк, Касса и т. п. и в каждой из них хранить соответствующие статьи. Но группировка данных в справочнике не обязательна – вы можете хранить статьи и в виде простого списка.
Если вы намерены группировать статьи движения денежных средств, то вначале сформируйте структуру групп, после чего заполняйте их статьями. Добавить в справочник группу несложно – для этого выполните команду Все действия → Создать группу, затем в открывшемся окне введите наименование группы и нажмите кнопку Записать и закрыть (можно также включить группу в состав другой, созданной ранее группы, причем количество уровней вложенности не ограничено).
Чтобы сформировать и добавить в справочник статью, нажмите в инструментальной панели кнопку Создать . Дальнейшие действия выполняются в окне, которое показано на рис. 7.2.
В поле Наименование введите название статьи, а в поле Группа статей укажите группу, в состав которой ее следует включить. Если вы не намерены использовать механизм группировки – оставьте параметр Группа статей незаполненным. Сохранение введенной информации осуществляется нажатием в данном окне кнопки Записать и закрыть .
УРОК 59. Приход наличных денежных средств
Для отражения факта поступления наличных денежных средств в кассу предприятия предназначен документ Поступление в кассу . Чтобы приступить к работе с этими документами, нужно в панели навигации раздела Денежные средства щелкнуть на ссылке Поступления в кассу . После этого откроется окно, изображенное на рис. 7.3.
Рис. 7.3. Список документов на поступление денег в кассу
В данном окне содержится перечень сформированных ранее приходных документов. Для каждого из них отображаются сведения, достаточные для идентификации документа: его номер и дата, название организации и кассы, сумма и др.
Чтобы оформить поступление наличных денег в кассу предприятия, нажмите в инструментальной панели кнопку Создать или клавишу <Insert>. Для перехода в режим просмотра и редактирования сформированного ранее документа дважды щелкните на нем мышью. В любом случае на экране открывается окно ввода и редактирования, которое показано на рис. 7.4.
В полях Номер и Дата указываются соответственно номер и дата документа. Эти параметры заполняются по тем же правилам, что и в окнах редактирования других документов программы.
В поле Касса нужно указать кассу, в которую поступают наличные денежные средства по данному документу. После этого в поле Статья указывается статья движения денежных средств, на которую следует отнести сумму по документу.
В поле Вид операции из раскрывающегося списка выбирается вид операции по документу из перечисленных далее вариантов:
• От покупателя;
• От поставщика;
• От подотчетника;
• Розничная выручка;
• Розничная выручка "суммовой учет";
• Прочее.
В зависимости от выбранного вида операции содержимое окна редактирования может меняться – в соответствии со спецификой документа. Например, для оформления приема розничной выручки нужно указать кассу ККМ, откуда поступили деньги, при выборе вида операции От покупателя или От поставщика указывается контрагент, от которого поступили деньги, и т. д. Далее мы рассмотрим порядок работы с документом для вида операции От покупателя, поскольку, как показывает практика, именно этот вид операции наиболее востребован большинством пользователей. Что касается других видов операции, то они отличаются несущественно, и порядок действий при оформлении документа интуитивно понятен.
Приходный документ можно сформировать на основании других документов – в этом случае следует заполнить поле Основание (вначале указывается вид документа, а затем – сам документ).
В поле Сумма указывается сумма поступивших по документу наличных денежных средств.
В поле Принято от вводится ФИО физического лица, который внес деньги в кассу предприятия, в поле Основание платежа – содержание хозяйственной операции. Кроме этого, в поле Приложение можно ввести перечень прилагаемых документов (товарно-сопроводительные документы, копии чеков и др.).
После этого следует перейти в табличную часть документа и сформировать расшифровку платежа – кто, за что и на каком основании внес в кассу предприятия наличные деньги. Расшифровка должна включать в себя хотя бы одну позицию, но если вы хотите одним документом оформить сразу несколько платежей – для каждого из них введите отдельную позицию, используя кнопку Добавить . Для каждой позиции указывается договор, сумма, счет на оплату или заказ (необязательно), а также иные необходимые параметры.
Чтобы провести документ по учету, нажмите в верхней части окна редактирования кнопку Провести и закрыть или Провести .
После того как документ сформирован и сохранен, его можно распечатать в виде приходного кассового ордера по форме № КО-1 (рис. 7.5). Для этого нужно выполнить команду Печать → Приходный кассовый ордер .
На данном рисунке показан документ, формирование которого изображено на рис. 7.4. Чтобы сразу отправить документ на принтер, нажмите кнопку Печать . Чтобы просмотреть и при необходимости отредактировать параметры печати, нажмите комбинацию клавиш <Ctrl>+.
УРОК 60. Расход наличных денежных средств
Расход наличных денежных средств из кассы предприятия оформляется с помощью документа, который так и называется – Расход из кассы. Переход в режим работы с этими документами осуществляется с помощью ссылки Расход из кассы , которая находится в панели навигации раздела Денежные средства .
Окно списка документов, которое открывается при щелчке мышью на этой ссылке, представлено на рис. 7.6.
Рис. 7.6. Документы на выдачу наличных денег из кассы предприятия
В данном окне содержится перечень сформированных ранее расходных документов. Для каждого из них отображаются следующие сведения:
• признак проведения документа (на рис. 7.6 проведены все документы, кроме первого);
• дата формирования документа;
• номер документа;
• наименование организации, от имени которой оформляется документ;
• сумма документа;
• произвольный комментарий;
• вид операции по документу;
• касса, из которой были выданы деньги;
• контрагент или подотчетное лицо по документу;
• ФИО сотрудника, создавшего документ.
Чтобы оформить выдачу наличных денег из кассы предприятия, выполните команду Все действия → Создать или нажмите в инструментальной панели кнопку Создать . Для перехода в режим просмотра и редактирования сформированного ранее документа дважды щелкните на нем мышью. Дальнейшие действия выполняются в окне, изображенном на рис. 7.7.
В полях Номер и Дата указываются соответственно номер и дата документа. Эти параметры заполняются по тем же правилам, что и в окнах редактирования других документов программы.
В поле Касса нужно указать кассу, из которой выдаются наличные денежные средства по данному документу. После этого в поле Статья указывается статья движения денежных средств, на которую следует отнести сумму по документу.
В поле Вид операции из раскрывающегося списка выбирается вид операции по документу из перечисленных далее вариантов:
• Покупателю;
• Поставщику;
• Подотчетнику;
• Зарплата;
• Прочее;
• Налоги.
В зависимости от выбранного вида операции содержимое окна редактирования может меняться – в соответствии со спецификой документа. Например, для оформления оплаты поставщику или возврата денег покупателю указывается контрагент, в адрес которого выданы деньги, а также заполняется табличная часть окна с указанием обоснования платежа, при выборе вида операции Подотчетнику нужно указать подотчетное лицо и т. д. Порядок работы мы рассмотрим на примере документа с видом операции Поставщику (после освоения одного вида операции работа с другими не вызывает затруднений).
Расходный документ можно сформировать на основании других документов – в этом случае следует заполнить поле Основание (вначале указывается вид документа, а затем – сам документ).
В поле Сумма указывается сумма выданных по документу наличных денежных средств.
В поле Выдать вводится ФИО физического лица, которому выданы деньги из кассы предприятия, в поле Основание платежа – содержание хозяйственной операции. Кроме этого, в поле Приложение можно ввести перечень прилагаемых документов (товарно-сопроводительные документы, копии чеков и др.), а в поле По указываются паспортные данные лица, получившего деньги.
После этого следует перейти в табличную часть документа и сформировать расшифровку платежа – кому, за что и на каком основании выданы наличные деньги. Расшифровка должна включать в себя хотя бы одну позицию, но можно одним документом закрыть сразу несколько платежей – для каждого из них введите отдельную позицию, используя кнопку Добавить .
Чтобы провести документ по учету, нажмите в верхней части окна редактирования кнопку Провести и закрыть или Провести .
После того как документ сформирован и сохранен, его можно распечатать в виде расходного кассового ордера по форме № КО-2 (рис. 7.8). Для этого нужно выполнить команду Печать → Расходный кассовый ордер (КО-2) .
На данном рисунке показан документ, формирование которого изображено на рис. 7.7. Чтобы сразу отправить документ на принтер, нажмите кнопку Печать . Чтобы просмотреть и при необходимости отредактировать параметры печати, нажмите комбинацию клавиш <Ctrl>+.
УРОК 61. Авансовый отчет
Авансовый отчет – это документ, на основании которого осуществляется списание выданных ранее из кассы под отчет наличных денежных средств. Характерной особенностью авансового отчета является то, что к нему должны прилагаться документы, подтверждающие целевое использование выданных денежных средств.