Бизнес-процессы. Моделирование, внедрение, управление

Репин Владимир

На рис. 4.7.2 приведен пример того же процесса, только описанного без использования блоков «Решение» и документов. Легко проверить, что на этой схеме на 24 графических элемента меньше, чем на рис. 4.7.1. Схема на рис. 4.7.2 выглядит гораздо проще: от графических элементов не рябит в глазах, а с точки зрения информативности она понятна и доступна конечному пользователю. Если для каждой операции процесса описать требования к ее выполнению, то, комбинируя табличную и графическую формы представления, можно вполне адекватно описать порядок исполнения процесса для сотрудников компании. (Еще раз замечу: не вся информация о процессе должна быть представлена на его графической схеме. При работе с объектной моделью значительная часть сведений хранится в виде атрибутов объектов в базе данных.)

_{Рис. 4.7.2. Схема процесса в нотации «Простая блок-схема» в MS Visio (без движения}

документов, без использования блока «Решение»)

_{Анализ доставок за предыдущий день. Корректировка графика доставки на следующий день}

Плюсы и минусы графического изображения процесса в форме, представленной на рис. 4.7.2, показаны ниже.

Простая блок-схема в MS Visio (без движения документов, без использования блока «Решение»)

Плюс

1. Простота и наглядность для исполнителя.

2. На лист можно поместить больше информации, чем в случае формата, использованного на рис. 4.7.1

Минус

1. Логика принятия решений скрыта внутри операций процесса.

2. Графическую схему целесообразно сопровождать таблицей с текстовым описанием операций процесса

Применение схем в таком же формате, как представленный на рис. 4.7.2, удобно как для разработчиков (бизнес-аналитиков), так и для сотрудников.

На рис. 4.7.3 показана схема процесса, сформированная в нотации «Процедура» среды моделирования Business Studio. Схема имеет несколько особенностей. Во-первых, блоки «Решение» [101] использованы нестандартным образом – не как графический элемент для отображения ветвления (оператор логики, развилка, гейтвей), а как полноценная операция процесса, связанная с принятием решений. Использование ромбика (вместо четырехугольника) делает схему нагляднее. При этом в атрибуты ромбика можно внести любую текстовую информацию: описание, начало, завершение, требование к срокам и т. п.

101

В Business Studio ромбик обладает почти всеми атрибутами полноценного процесса, но не может быть декомпозирован. Это нужно иметь в виду при описании процессов в этой системе. В параграфе 4.6 я как раз не рекомендую использовать «Решение» как полноценную операцию.

_{Рис. 4.7.3. Процедура системы Business Studio (вариант с нестандартным использованием блоков «Решение»)}

_{Анализ доставок за предыдущий день. Корректировка графика доставки на следующий день}

Вторая особенность схемы процесса на рис. 4.7.3 – применение стрелок. Для отображения последовательности операций полезно использовать стрелку с одним наконечником – стрелку «Связь предшествования». Для отображения движения документов применяют стрелку с двумя наконечниками. Но именно в Business Studio можно пользоваться только одним типом стрелок – стрелками «Связь предшествования», а к именованным стрелкам привязывать необходимое количество документов, которые определены в справочнике объектов деятельности. Такой подход позволяет сократить количество графических элементов на схеме процесса и при этом вывести в регламент процесса необходимую информацию о входящих и исходящих документах.

Таким образом, не загромождая схему лишними элементами, мы можем полностью описать процесс и выгрузить в регламент всю необходимую информацию.

Тот факт, что название стрелки в Business Studio не зависит от документов, которые к ней привязаны, позволяет именовать стрелки понятным и удобным для сотрудников образом. Например, к стрелке предшествования «Подготовлен комплект отчетов» можно привязать комплект конкретных документов. Название стрелки в этом случае указывает исполнителю на событие, завершившее предыдущую операцию, – «Сформировать отчет по инкассации за день». (Замечу, что в методологии компании СТУ [102] стрелка после операции процесса – это сущность, а не событие. После блока «Решение» можно показывать его возможные результаты.)

102

СТУ –

«Современные технологии управления» (г. Самара) – разработчик Business Studio.

Плюсы и минусы графического представления процесса на рис. 4.7.3 показаны ниже.

Процедура системы Business Studio (вариант с нестандартным использованием блоков «Решение»)

Плюс

1. Простота представления.

2. Акцентирование внимания исполнителя на операции, связанной с принятием решения/ветвлением процесса.

3. На листе формата А4 может располагаться большой объем информации (возможны разночтения)

Минус

1. Блок «Решение» не декомпозируется.

2. Неоднозначность в именовании стрелок

Обратите внимание, что в Business Studio нотация «Процедура» может использоваться по-разному.

На рис. 4.7.4 представлена схема рассматриваемого процесса, разработанная в нотации ARIS eEPC. Замечу, что в схему не поместились некоторые операции процесса. Эта неполная схема простейшего процесса, выполненная в нотации ARIS eEPC, содержит четыре оператора логики и восемь событий. Человек, читающий схему, должен уметь правильно интерпретировать все эти логические операторы. Без специального обучения и наличия некоторых навыков чтения подобных схем рядовой сотрудник вряд ли сможет понять логику рассматриваемого процесса без подробного текстового описания или без помощи квалифицированного бизнес-аналитика.

_{Рис. 4.7.4. Схема процесса в нотации ARIS eEPC (сформирована в Business Studio)}

_{OR – неисключающее логическое «ИЛИ»; XOR – исключающее логическое «ИЛИ».}

Замечу, что схема процесса в нотации ARIS eEPC занимает намного больше места, чем схемы на предыдущих рисунках. Трудоемкость ее формирования также гораздо выше.

Схема процесса в нотации ARIS eEPC (построена в Business Studio)

Плюс

1. При формировании схемы выдерживается строгая, формальная логика процесса.

2. Четко определены все события, возникающие по ходу процесса

Минус

1. Сложность восприятия.

2. Трудоемкость формирования схемы.

3. У сотрудников должны быть специальные навыки и опыт интерпретации подобных схем.

4. Информационная избыточность.

5. Занимает слишком много места, что неудобно для документирования

На рис. 4.7.5 изображен тот же процесс в нотации BPMN. Как видим, этот рисунок похож на рис. 4.7.1: в нотации BPMN задачи изображаются прямоугольниками, развилки – ромбами, данные – пиктограммой, похожей на документ. Потоки управления – сплошные линии, потоки данных – пунктирные.

_{Рис. 4.7.5. Схема процесса в нотации BPMN 2.0}

Надо учитывать, что на этой диаграмме задействована только малая часть нотации BPMN: лишь один вид развилок из пяти имеющихся и один вид задач из восьми. Помимо более широкой палитры, эту нотацию отличает возможность моделировать не только изолированный поток работ, но и несколько процессов, взаимодействующих друг с другом через сообщения или данные. Кроме того, это более строгая нотация: в ней определены не только значки, но и правила, по которым они могут сочетаться друг с другом. Необходимость таких правил диктуется тем, что нотация BPMN ориентирована и на то, что ее будут читать люди, и на непосредственное исполнение специальным программным обеспечением – движком BPM-системы. В то же время, как показывает данный пример, при использовании ограниченного подмножества BPMN оказывается не сложнее привычной блок-схемы.

При описании процессов на операционном уровне нужно стремиться к простоте и понятности схем для сотрудников. Использование сложных нотаций приводит к:

• трудностям при интерпретации схем рядовыми сотрудниками;

• невозможности (сложности) организации работ по описанию процессов силами сотрудников подразделений, не прошедших специальное обучение;

• значительному увеличению трудозатрат бизнес-аналитиков на формирование схем;

• дополнительным сложностям при документировании схем (например, большой объем).