Большая книга директора магазина
Шрифт:
Инвентаризация позволяет определить реальное количество товара в магазине и сравнить его с данными товарного учета. Такое сравнение необходимо, т. к. в магазине неизбежно возникают расхождения. Расхождения возможны по нескольким причинам:
воровство покупателей;
административные ошибки (пересортица и пр.);
естественные причины (для продуктов питания – усушка, утруска);
воровство персонала.
В большинстве магазинов определен лимит списания недостач товара на административные ошибки и (или) естественные причины. Превышение данного лимита согласно договору
По нашим данным, средним показателем недостач в рознице является показатель в 2 % от выручки за период. Конечно, эта цифра ни в коем случае не является нормативом или целью. Просто это наиболее часто встречающийся показатель. Показатель в 1 % или 0,5 % – большая редкость. Скорее всего, в таком магазине отсутствует воровство покупателей и персонала, а недостачи вызваны исключительно мелкими ошибками, которые свойственны всем. Если этот показатель превысил в вашем магазине 4–5 %, к этому, как показывает практика, скорее всего, причастен персонал (если только нет серьезных огрехов в противокражной системе). Как известно, воровать выгодно, даже если сотрудник участвует в полной компенсации недостач.
Время проведения инвентаризации. Инвентаризацию лучше всего проводить в нерабочее время (утром или ночью). Это позволяет без сбоев и без экономического вреда для торгового процесса провести необходимую проверку. Утренняя инвентаризация должна быть закончена до открытия магазина.
В некоторых случаях – если магазин имеет большой ассортимент товаров (как правило, это супермаркеты или гипермаркеты) или в случае круглосуточной работы магазина, – возникает необходимость проведения инвентаризации в рабочее время, т. к. невозможно провести инвентаризацию всего ассортимента в ночное время и закрыть магазин для этих целей.
Ассортимент для проверки. Необходимо выбрать ассортимент, который будет проверен в ходе инвентаризации.
Проводить инвентаризацию по всему ассортименту или по его части, зависит от количества наименований товара, площади магазина, количества персонала, участвующего в инвентаризации, и степени автоматизации данного процесса:
маленький или средний магазин – весь ассортимент (полная инвентаризация);
супермаркет или гипермаркет – часть ассортимента (выборочная инвентаризация).
В случае если инвентаризации подвергается не весь ассортимент, определяется количество наименований – такое, чтобы проверяющие сотрудники успели все проверить за выделенное время. Проверяемый ассортимент должен быть сосредоточен в одной зоне торгового зала.
В случае проведения выборочной инвентаризации необходимо определить периодичность проведения инвентаризаций для разных групп товаров. Периодичность может быть одинаковой, а может и различаться, если различаются риски появления недостач в разных группах товаров. К примеру, в магазине бытовой техники риск недостач стиральных машин намного ниже, чем риск недостач бритвенных приборов. Соответственно, товары делятся на группы по степени риска, и для каждой группы устанавливается своя периодичность – один раз в месяц, в квартал, полугодие, год.
Подготовка к инвентаризации. Скорость и точность проведения инвентаризации напрямую зависят от ее подготовленности. В большинстве современных магазинов весь товар имеет штрих-коды, что значительно облегчает все процедуры учета: прием товара, его отпуск в торговый зал, списание и т. д. Инвентаризация с помощью считывания штрих-кодов заменяет обычный подсчет, сокращает время и количество ошибок. Однако это не означает, что ошибок вовсе нет: случается, что какой-то товар так же, как и при обычном подсчете, будет пропущен или просканирован дважды.
В день инвентаризации и, желательно, за два-три дня до нее запрещено осуществлять какие бы то ни было перемещения товара из одного магазина сети в другой.
В случае, если инвентаризация проводится в рабочее время магазина, зона, в которой сосредоточен ассортимент, изолируется от покупателей, склад перестает отгружать товар проверяемого ассортимента.
При проведении выборочной инвентаризации нужно убедиться в отсутствии проверяемого ассортимента в других частях торгового зала, а если инвентаризация проводится в рабочее время – и в том, что покупатели, имеющие товар проверяемого ассортимента, прошли через кассовый узел.
Весь персонал должен быть информирован о возможных проблемах, возникающих во время проведения инвентаризации.
Начало инвентаризации. Непосредственно перед началом инвентаризации снимаются учетные остатки по проверяемому ассортименту. Желательно, чтобы после этого не происходило никакого движения товара.
...
ПРИМЕРНАЯ ИНСТРУКЦИЯ ПО ПРОВЕДЕНИЮ ИНВЕНТАРИЗАЦИИ В СУПЕРМАРКЕТЕ
Сплошная инвентаризация проводится при наименьших товарных остатках в два этапа:
1. В воскресенье днем проводится инвентаризация склада, после подачи в торговый зал всего необходимого для дневной реализации. При этом:
• за каждой холодильной камерой, складами закрепляется сотрудник, принимающий информацию о количестве товара на ТСД;
• вместе с ним работают 2– помощника, которые подбирают товар по штрих-кодам, отбирают образцы с указанием на них количества данного наименования;
• просканировав весь товар с закрепленного участка, ответственный сотрудник передает ТСД системному администратору для формирования Протокола;
• склад опечатывается после приема данных со всех ТСД.
2. В ночь с воскресенья на понедельник проводится инвентаризация торгового зала в следующем порядке:
• зал делится на сектора с указанием на стеллажах и другом торговом оборудовании порядковых номеров;