Делопроизводство. Подготовка служебных документов
Шрифт:
Отметим, что подготовка указанных справок является неотъемлемой частью работы по подготовке на предприятии (в организации, учреждении) проектов нормативно-правовых актов и организационно-распорядительных документов.
Справка к проекту акта (документа) оформляется на бланках предприятия (стандартных листах бумаги формата А4) и имеет следующие реквизиты:
1) наименование вида документа – печатается прописными буквами на два межстрочных интервала ниже верхней границы текстового поля, выделяется полужирным шрифтом и выравнивается по центру;
2) заголовок – отделяется от предыдущего реквизита
3) текст – отделяется от заголовка тремя межстрочными интервалами, печатается 13 кеглем через полтора интервала. Первая строка абзаца печатается на расстоянии 1,25 см от левой границы текстового поля. В тексте справки, как правило, кратко излагаются:
мотивы внесения проекта акта (документа) на подпись (утверждение);
обоснование и суть проекта акта (документа);
наличие разногласий;
результаты проработки и экспертизы представляемого на подпись проекта акта (документа);
4) подпись – отделяется от текста тремя межстрочными интервалами. Подпись включает наименование должности лица, подписывающего справку, его личную подпись и расшифровку подписи.
Подписи нескольких должностных лиц располагаются одна под другой в соответствии с занимаемыми ими должностями через полтора межстрочных интервала. Наименование должности печатается от левой границы текстового поля через межстрочный интервал и центрируется относительно самой длинной строки.
Расшифровка подписи располагается на уровне последней строки наименования должности без пробела между инициалами и фамилией. Положение последней буквы в расшифровке подписи ограничивается правым полем. Примерный текст справки к проекту организационно-распорядительного документа приведен в Приложении 13 к настоящему пособию.
Рассмотрим далее вопросы, связанные с подготовкой справок о документообороте предприятия (организации, учреждения) в соответствии с Типовой инструкцией о делопроизводстве.[45]
Напомним уважаемым читателям, что необходимость в подготовке подобных справок ежемесячно возникает в процессе работы по сокращению на предприятии объемов деловой переписки. Для указанной цели применяются справки двух видов:
а) справка об объеме документооборота;
б) справка о состоянии исполнения документов.
Ответственность за своевременную и качественную подготовку указанных справок несет служба ДОУ предприятия. Основу справок составляют статистические данные, отражающие количество исполненных документов, а также состояние исполнительской дисциплины как по предприятию в целом, так и по всем структурным подразделениям, в которых исполняются документы.[46]
Входящие, исходящие и внутренние документы также подсчитываются отдельно. По каждой группе учитывается количество документов и отдельно – их тираж, при этом цифры проставляются через косую черту или в отдельных графах. Образцы оформления справок о документообороте предприятия в соответствии с Типовой инструкцией о делопроизводстве приведены в Приложениях 14 и 15 к настоящему пособию.
Отдельного рассмотрения
Согласно Методическим рекомендациям Мосгорархива предприятия (организации, учреждения) при исполнении запросов других предприятий, а также отдельных граждан (прежде всего работников предприятия) выдают обратившимся сторонам справки социально-правового характера. Указанные справки выдаются по письменным заявлениям (заявкам) предприятий и граждан, оформленным в установленном порядке.
Поступившие от обратившихся сторон письменные заявления (заявки) подлежат рассмотрению и удовлетворению в 15-дневный срок, если подготовка соответствующей справки не требует сбора дополнительной информации и проверки с привлечением иных материалов и документов.[48] Указанный выше срок может быть увеличен (но не более чем на месяц) в случае, если для подготовки соответствующей справки необходимо:
а) получение иных (дополнительных) сведений от обратившейся стороны (по запросу предприятия, на которое она обратилась);
б) проведение специальной проверки фактов (событий), подлежащих удостоверению;
в) осуществление поиска документов (материалов), содержащих сведения, относящиеся к решению вопроса обратившейся стороны.
Гражданам могут выдаваться следующие основные виды справок:
а) о трудовом стаже;
б) о заработной плате;
в) об избрании на выборные должности;
г) о членстве в общественных организациях;
д) об образовании.
В отдельных случаях гражданам могут выдаваться и справки по другим вопросам, связанным с обеспечением их законных прав и интересов. Соответствующие справки могут выдаваться гражданам как о них самих, так и о лицах, находящихся на иждивении или под опекой заявителя или состоявших в близком родстве с заявителем, в том числе умерших.
Как правило, справки подготавливаются по документам, указанным в заявлении (заявке). В отдельных случаях для подготовки справок запрашиваются сведения из вышестоящих органов управления, например в случае, если заявитель занимал руководящую должность. Основанием для подготовки справок служат следующие основные виды документов:[49]
а) личные карточки работников;
б) распорядительные документы по персоналу (приказы и распоряжения);
в) списки персонала с анкетными данными;
г) лицевые счета работников;
д) расчетные ведомости.
В то же время для подготовки справок не могут использоваться сведения из некоторых материалов личных дел работников (листки по учету кадров, анкеты, автобиографии и пр.).
В содержании справки указывается ссылка на соответствующий распорядительный документ (приказ, распоряжение) с указанием даты и номера последнего (например, приказ о приеме на работу, распоряжение о переводе работника на другую работу и т. п.).