Делопроизводство. Подготовка служебных документов

Демин Юрий

Общий порядок подготовки штатного расписания по установленной форме определен Инструкцией по применению и заполнению форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты (утв. Постановлением Госкомстата России от 6 апреля 2001 г. № 26).

Порядок подготовки штатного расписания может дополнительно регламентироваться положениями ведомственных организационнораспорядительных документов.[25]

Штатное расписание содержит перечень структурных подразделений, должностей, сведения о количестве штатных единиц, должностных окладах, надбавках и месячном фонде заработной платы.

Штатное расписание

оформляется уполномоченным должностным лицом предприятия (как правило, уполномоченным сотрудником отдела кадров), утверждается приказом руководителя предприятия, а подписывается его разработчиком.

Бланк формы Т-3 «Штатное расписание» приведен в Приложении 7 к настоящему пособию.

2.2.6. Приказ. Распоряжение

Письменный приказ – это документированное управленческое решение руководителя предприятия (организации, учреждения), регламентирующее действия его подчиненных, как правило, по двум и более вопросам повседневной деятельности. В свою очередь, под письменным распоряжением (приказом) следует понимать документированное управленческое решение, обычно издаваемое от имени руководителя предприятия (организации, учреждения) его заместителем (помощником) и регламентирующее действия подчиненных по отдельному вопросу повседневной деятельности.

Общий порядок и правила оформления приказов и распоряжений определены параграфом 4.1 Типовой инструкции по делопроизводству.[26]

В соответствии с Инструкцией приказами и распоряжениями оформляются:

1) решения нормативного характера;

2) решения по оперативным, организационным, кадровым и другим вопросам внутренней работы предприятия.

Проект приказа (распоряжения) об исполнении указания руководителя предприятия должен быть подготовлен в течение 10 дней, если не установлен другой срок. Подготовка приказов (распоряжений) начинается с разработки их проектов в соответствии с указаниями руководителя предприятия (лица, уполномоченного отдавать соответствующее распоряжение от имени руководителя предприятия) либо в инициативном порядке.

Разработка проектов, как правило, производится ответственными лицами тех структурных подразделений, в компетенции которых находится тот или иной вопрос деятельности предприятия, отражаемый в приказе (распоряжении). Так, проекты приказов по персоналу готовит служба персонала, по финансовым вопросам – бухгалтерия, по вопросам планирования – плановый (планово-экономический) отдел и т. д.

Приказы подписываются руководителем предприятия и (или), по его поручению, – заместителем руководителя. При этом правом подписи приказов по персоналу и финансовым вопросам, как правило, обладает только руководитель предприятия. Распоряжения подписывают заместители (помощники) руководителя предприятия.

С учетом правовой специфики рассматриваемых в данном параграфе документов особое значение придается качественной подготовке проектов приказов (распоряжений). Отметим в этой связи, что обеспечение качественной подготовки проектов указанных документов и их согласование с заинтересованными сторонами возлагаются на лиц, ответственных за внесение проекта на рассмотрение руководства предприятия.

С целью обеспечения правильности содержания проекты приказов (распоряжений), а также приложения к ним (при наличии таковых) обычно визируются:

а) исполнителем

проекта;

б) руководителем структурного подразделения, внесшим проект;

в) руководителями структурных подразделений, которым в проекте предусматриваются задания и поручения;

г) руководителем службы ДОУ;

д) руководителем юридической службы.

Возражения по проекту приказа (распоряжения), возникающие в процессе согласования, излагаются в справке, прилагаемой к проекту документа. Если при этом в проект приказа (распоряжения) вносятся изменения принципиального характера, то последний подлежит перепечатке и повторному согласованию.

Проекты приказов (распоряжений), представляемые на подпись руководителю предприятия, визируются его заместителями в соответствии с распределением служебных полномочий между ними. При необходимости проекты документов представляются на подпись со справкой, в которой излагаются:

а) краткое изложение сути проекта приказа (распоряжения);

б) обоснование необходимости подписания документа;

в) сведения о том, на основании чего подготовлен данный проект и с кем согласован.

Датой приказа (распоряжения) является дата его подписания руководителем предприятия (уполномоченным им должностным лицом).[27]

Обеспечение правильности оформления проектов приказов (распоряжений) является обязанностью службы ДОУ предприятия. С целью обеспечения надлежащего учета приказов (распоряжений) подписанные руководителем предприятия документы нумеруются в возрастающем порядке в пределах календарного года (приказы по основной деятельности, по личному составу и распоряжения нумеруются отдельно).

Копии приказов (распоряжений) или их размноженные экземпляры заверяют печатью службы ДОУ и направляют адресатам в соответствии с указателем рассылки, который составляется и подписывается исполнителем. Копия обязательно направляется также исполнителю и в службу ДОУ (контрольный экземпляр).

Проекты приказов (распоряжений) печатаются на стандартных бланках установленной формы 13 кеглем. Приказ (распоряжение) имеет 7 основных реквизитов. Первым является наименование предприятия, далее следуют наименование вида документа (приказ, распоряжение), его дата и номер. Дата оформляется цифровым или словесно-цифровым способом, а номер состоит из знака № и порядкового номера приказа, например: 5 августа 2001 г. № 400. Заголовок документа должен кратко и точно отражать содержание текста приказа (распоряжения). Точка в конце заголовка не ставится. Заголовок, состоящий из двух и более строк, печатается полужирным шрифтом через межстрочный интервал, например «Об откомандировании работников предприятия в…».

Заголовок к документам, оформленным на бланках с продольным расположением реквизитов, выравнивается по центру.

Пятым реквизитом является текст. Текст отделяется от заголовка двумя-тремя межстрочными интервалами и печатается 13 кеглем через полтора интервала от левой границы текстового поля и выравнивается по левой и правой границам текстового поля. Первая строка абзаца начинается на расстоянии 1,25 см от левой границы текстового поля.

Текст приказа может состоять из констатирующей (преамбулы) и распорядительной частей или только из распорядительной части.