Делопроизводство. Подготовка служебных документов
Шрифт:
2) вид протокольного мероприятия (совещание, заседание и т. п.) отделяется от предыдущего реквизита двумя межстрочными интервалами, печатается через интервал и выравнивается по центру;
3) место проведения протокольного мероприятия указывается в том случае, если оно происходило не на обычном месте. Печатается через два межстрочных интервала после реквизита «вид заседания, совещания», отделяется от него линейкой и выравнивается по центру;
4) дата и номер протокола. Дата оформляется цифровым или словесно-цифровым способом и печатается через два межстрочных интервала ниже предыдущего реквизита.
Основная
Подпись отделяется от текста протокола тремя межстрочными интервалами и включает наименование должности лица, председательствовавшего (выполнявшего обязанности секретаря) на протокольном мероприятии, его личную подпись и расшифровку подписи (инициалы и фамилию). Наименование должности печатается от левой границы текстового поля через один межстрочный интервал и центрируется относительно самой длинной строки. Расшифровка подписи располагается на уровне последней строки наименования должности без пробела между инициалами и фамилией. Положение последней буквы в расшифровке подписи ограничивается правым полем.
Гриф (пометка об ограничении доступа к документу) – печатается в правом верхнем углу первого листа протокола. Номер экземпляра документа печатается ниже грифа (пометки) через полтора межстрочных интервала и центрируется по отношению к ним. Образец оформления протокола в соответствии с Типовой инструкцией по делопроизводству[31] приведен в Приложении 10 к настоящему пособию.
2.2.8. Акт
Акт – это документ, фиксирующий фактическое состояние дел. Общий порядок и правила оформления актов определены параграфом 10.1 Типовой инструкции по делопроизводству. Так, в соответствии с указанной инструкцией акт о выделении документов к уничтожению составляется, как правило, на дела одного структурного подразделения предприятия (организации, учреждения).[32]
В процессе повседневной деятельности предприятия возникает необходимость в оформлении самых разнообразных актов: передачи дел, материальных ценностей, результатов испытаний и т. п. Для подготовки перечисленных документов следует использовать формы установленного образца, например форму акта о приемке работ, выполненных по трудовому договору, заключенному на время выполнения определенной работы (см. форму Т-73, утвержденную Постановлением Госкомстата России от 5 января 2004 г. № 1), а в отсутствие таковых – Методические рекомендации.[33]
В соответствии с параграфом 5.5 указанного документа текст акта в общем случае состоит из двух частей: вводной и констатирующей. Во вводной части акта указываются распорядительный документ, на основании которого фиксируется факт (событие, действие и т. п.), его номер и дата. При перечислении должностных лиц, участвующих в подготовке акта, в именительном падеже указываются:
а) наименования их должностей;
б) наименования представляемых ими предприятий (организаций,
в) фамилии и инициалы.
Если акт подготовлен комиссией, то первым указывается председатель комиссии, затем, при наличии, заместитель (заместители) председателя, а после этого (в алфавитном порядке) члены комиссии. Последним в списке указывается секретарь комиссии. В необходимых случаях в акте допускается приводить сведения о документах, удостоверяющих личность и полномочия должностных лиц, участвующих в подготовке акта.
В констатирующей части акта излагаются цели и задачи, характер проделанной работы, установленные факты, выводы и заключения. В конце акта указываются сведения о количестве экземпляров акта и месте их хранения (количество экземпляров акта определяется в соответствии с нормативными документами, регламентирующими составление акта).
Образец оформления акта в соответствии с Типовой инструкцией по делопроизводству приведен в Приложении 11 к настоящему пособию.
2.2.9. Доверенность
Доверенность – документ, удостоверяющий факт временной передачи полномочий на осуществление каких-либо действий (деятельности) от одного лица другому лицу.
Доверенности могут выдаваться предприятиями (их должностными лицами) другим должностным лицам, а также частными лицами – другим частным лицам. Согласно Методическим рекомендациям[34] при оформлении предприятием доверенности своему полномочному представителю в документе указываются:
а) фамилия, имя и отчество доверенного лица;
б) наименование должности доверенного лица;
в) вид действий, на совершение которых уполномочено доверенное лицо;
г) образец подписи доверенного лица;
д) срок действия доверенности.
При оформлении доверенности частного лица в документе в обязательном порядке указываются персональные сведения о доверителе (фамилия, имя, отчество, место жительства), а также вид действий по доверенности. Коснемся в этой связи некоторых правовых вопросов.
Как известно, юридическую основу для оформления и последующего выполнения действий по доверенности образуют положения Гражданского кодекса РФ (далее – ГК РФ). В частности, в соответствии со ст. 185 ГК РФ под доверенностью признается «письменное уполномочие, выдаваемое одним лицом другому лицу для представительства перед третьими лицами». При этом доверенность на совершение сделок, требующих нотариальной формы, должна быть удостоверена нотариально, за исключением случаев, предусмотренных законодательством РФ. Следует отметить, что в соответствии со ст. 185 ГК РФ к нотариально удостоверенным доверенностям приравниваются:
1) доверенности военнослужащих и других лиц, находящихся на излечении в госпиталях, санаториях и других военно-лечебных учреждениях, удостоверенные начальником такого учреждения, его заместителем по медицинской части, старшим или дежурным врачом;
2) доверенности военнослужащих, а в пунктах дислокации воинских частей, соединений, учреждений и военно-учебных заведений, где нет нотариальных контор и других органов, совершающих нотариальные действия, доверенности рабочих и служащих, членов их семей и членов семей военнослужащих, удостоверенные командиром (начальником) части, соединения, учреждения или заведения;