Делопроизводство. Подготовка служебных документов

Демин Юрий

ж) организационно-распорядительная документация предприятий (организаций, учреждений) по вопросам ДОУ, в частности инструкции по делопроизводству;

з) табели форм документов, номенклатуры дел предприятий (организаций, учреждений).

При этом в качестве объекта унификации могут выступать как отдельные служебные документы, так и группы документов, сформированные по видовому (функциональному) признаку, например приказы по основной деятельности предприятия, приказы по персоналу и т. п. Рассмотрим далее общий порядок работы по унификации текста на примере обычного трудового договора.

Прежде

всего следует в точности определить объект унификации. В данном случае это могут быть все трудовые договоры, когда-либо заключенные с работниками предприятия (организации, учреждения), или же только их определенная часть, допустим, трудовые договоры со специалистами или трудовые договоры с работниками конкретной специальности.

Необходимо также установить хронологические рамки для отбора и последующего изучения служебных документов. Опять-таки в данном случае это могут быть трудовые договоры, заключенные с работниками предприятия за весь период его функционирования либо только за истекший год (квартал и т. п.). Разумеется, что и для выполнения работы по унификации также должен быть установлен конкретный и при этом обоснованный срок.

Исключительное значение имеет и целевая установка. Важно с самого начала работы четко представлять, к какому результату должна привести эта работа, что именно получит «на выходе» ее исполнитель и какую пользу, соответственно, сможет извлечь из нее заказчик.

Наконец, заказчику и исполнителю необходимо иметь ясное представление о средствах и методах технологии выполнения предстоящей работы. При этом следует исходить из того, что практическая унификация текста обычно производится путем последовательного выявления типовых (повторяющихся) служебных ситуаций, возникающих в процессе заключения трудовых договоров (в данном примере), и установления возможно более точного соответствия между документируемыми в тексте трудового договора условиями (содержательной стороной документа) и формой представления соответствующей информации.

 

Основными рабочими (промежуточными) материалами, отражающими ход выполнения работы по унификации текста служебного документа, являются карта документа и аннотация документа.

В нашем случае карта документа включает перечень и характерные особенности реквизитов, используемых при подготовке трудового договора: название документа, дата документа, указание на место составления документа, основной текст документа (включающий несколько пунктов), реквизиты и подписи сторон по договору.

В свою очередь, аннотация документа содержит краткую характеристику целевого (функционального) назначения трудового договора, а также его структуры и содержания (с учетом категории работника, с которым заключен трудовой договор).

Очевидно, что карта и аннотация, составленные на договор с работником, выполняющим свои трудовые функции на общих основаниях (на условиях постоянной занятости в течение полного рабочего дня), будут определенным образом отличаться от аналогичных документов, составленных по результатам изучения трудовых договоров с надомниками, сезонными работниками или с работниками по совместительству. Примеры соответствующих трудовых договоров для большей наглядности

представлены в Приложении 3 к настоящему пособию.

Уточним, что для обеспечения наибольшей достоверности результатов работы по унификации текстов в процессе изучения последних целесообразно не ограничиваться минимальным количеством служебных документов. С другой стороны, это количество должно устанавливаться, исходя из сроков, отведенных на выполнение работы.

На основе анализа сведений о документе, содержащихся в карте и аннотации:

а) производится предварительная структуризация унифицированного текста;

б) осуществляется предварительная унификация стилистических средств выражения унифицированного текста;

в) составляется модель унифицированного текста, т. е. его предварительный вариант (версия или версии), требующий последующей доработки и оптимизации посредством уточнения структуры текста и состава стилистических средств его выражения.

С целью выработки основного варианта унифицированного текста на основе предварительных версий:

а) выбирается окончательная форма стилистического выражения текста;

б) выделяются постоянная и переменная информация;

в) определяется оптимальная форма представления текста служебного документа.

В конечном счете унифицированный текст, как отмечалось ранее, может быть представлен в виде связного текста, трафарета, анкеты или таблицы. Не исключается и сочетание перечисленных форм представления в виде так называемого интегрированного текста (связный текст – таблица, трафарет – анкета и т. п.).

Принятый в качестве окончательного вариант унифицированного текста служебного документа (форма служебного документа) помещается в Альбом унифицированных форм документов предприятия и (или) в Банк унифицированных форм электронных документов.

В дальнейшем составленная форма применяется в повседневной работе сотрудниками предприятия, допущенными к подготовке соответствующих видов документов, например, специалист по кадрам использует в повседневной работе, помимо унифицированных текстов трудового договора, формы приказов по персоналу.

Отметим в заключение, что содержание альбома (банка) унифицированных форм подлежит периодической актуализации. С этой целью из их состава периодически выводятся устаревшие (недействующие) формы, разрабатываются и включаются в состав вновь утвержденные формы, а также корректируются действующие унифицированные формы.

Особенности структуры, содержания и стиля текстов отдельных видов служебных документов рассматриваются в следующем параграфе.

2.2. Особенности структуры, содержания и стиля текстов отдельных видов служебных документов

2.2.1. Положение о предприятии (организации, учреждении)

Положение о предприятии (организации, учреждении) – это организационно-правовой документ, устанавливающий статус предприятия (организации, учреждения) в структуре ведомственного (территориального) управления, регулирующий порядок его повседневного функционирования, а также его подчиненности и взаимодействия с другими предприятиями (организациями, учреждениями) (в отдельных случаях – с их структурными подразделениями, должностными лицами).