Делопроизводство. Подготовка служебных документов

Демин Юрий

Фактически положение о предприятии определяет правила, нормы и требования по всем вопросам, отнесенным к его компетенции, обязательные для выполнения его сотрудниками в процессе осуществления ими должностных обязанностей. Отметим, что действующие на сегодня руководящие документы по вопросам ДОУ не содержат норм и требований прямого действия, устанавливающих конкретный порядок и правила подготовки текста положения о предприятии. Вместе с тем, в сущности, аналогичные им нормы и требования изложены:

а) в Типовой инструкции по делопроизводству;[15]

б) в

Методических рекомендациях по унификации текстов управленческих документов.[16]

Исходя из содержания параграфа 4.2 Типовой инструкции по делопроизводству, следует, что положение о предприятии должно применяться как самостоятельный правовой акт, подписываемый его руководителем (директором, генеральным директором и пр.) и утверждаемый в форме грифа утверждения или путем издания распорядительного документа, как правило, постановления, об их утверждении руководителем соответствующего органа ведомственного (территориального) управления.

Текст положения о предприятии должен печататься на общем бланке предприятия и излагаться от третьего лица единственного (множественного) числа. При необходимости текст положения может делиться на главы, пункты и подпункты. В этом случае главы должны иметь названия и нумероваться римскими цифрами, а нумерация пунктов и подпунктов производится арабскими цифрами. Заголовок к тексту положения о предприятии должен формулироваться в предложном падеже, например «Положение об акционерном обществе закрытого типа “Волховский тепловозостроительный завод”».

Структура положения о предприятии должна соответствовать указаниям Методических рекомендаций по унификации текстов управленческих документов, но при этом учитывать специфику его организации и деятельности. Таким образом, положение о предприятии может включать ряд основных разделов.[17]

1. Общие положения.

2. Основные задачи предприятия.

3. Функции предприятия.

4. Права и обязанности предприятия.

5. Руководство предприятия.

6. Взаимоотношения.

7. Контроль, проверка и ревизия деятельности предприятия.

8. Реорганизация и ликвидация предприятия.

Основными реквизитами документа являются:

1) гриф утверждения;

2) наименование вида документа;

3) заголовок к тексту;

4) текст;

5) подпись.

Гриф утверждения должен включать в себя слово «УТВЕРЖДЕНО», напечатанное прописными буквами, а также указание на соответствующее решение органа ведомственного (территориального) управления (например, постановление федерального министерства или министерства в составе правительства субъекта Федерации) с указанием его даты и номера.

Наименование вида документа должно печататься прописными буквами вразрядку или полужирным шрифтом, располагаясь центрированным способом на 2–3 межстрочных интервала ниже последней строки грифа утверждения.

Заголовок к тексту должен печататься центрированным способом и отделяться

от текста 2–3 межстрочными интервалами, при этом точка в конце заголовка к тексту не ставится.

Заголовки разделов внутри текста допускается выделять полужирным шрифтом. Разделы, подразделы, пункты, подпункты допускается нумеровать арабскими цифрами. При этом подразделы нумеруют в пределах раздела, а подпункты – в пределах соответствующего пункта.

Таким образом, номер подраздела должен состоять из номера раздела и подраздела (цифр, разделенных точкой, например 1.2), а номер подпункта – из номера раздела, подраздела, пункта и подпункта, также разделенных точками (например 2.3.1.1). При наличии в тексте документа ссылок на приложения соответствующую сноску следует оформлять звездочкой (*) или цифрой (1 и т. д.). Примерный текст положения о предприятии представлен в Приложении 4 к настоящему пособию.[18]

2.2.2. Положение о структурном подразделении предприятия (организации, учреждения)

При подготовке текста положения о структурном подразделении предприятия (организации, учреждения) должны соблюдаться требования, близкие к тем, что установлены для подготовки положений, рассмотренных в предыдущем параграфе. Примерная структура текста положения установлена Методическими рекомендациями[19] и предполагает наличие следующих основных разделов.

1. Общие положения.

2. Задачи подразделения.

3. Функции подразделения.

4. Права подразделения.

5. Ответственность подразделения.

6. Взаимоотношения подразделения.

Примерный текст положения о службе ДОУ предприятия (соответствует приложению 12 к ГСДОУ) представлен в Приложении 5 к настоящему пособию.

2.2.3. Инструкция по виду деятельности предприятия (организации, учреждения)

Инструкция по виду деятельности – нормативный документ, в котором излагается порядок осуществления какой-либо деятельности (порядок применения положений иных нормативно-правовых актов для осуществления такой деятельности) должностными лицами (структурными подразделениями) предприятий (организаций, учреждений). Общий порядок и правила оформления инструкции по виду деятельности определены параграфом 4.2 Типовой инструкции по делопроизводству.[20]

Инструкция по виду деятельности подписывается начальником соответствующего структурного подразделения, ответственного за разработку документа, и утверждается руководителем предприятия. Утверждение документа должно оформляться в форме грифа утверждения или путем издания распорядительного документа об утверждении.

Инструкция по виду деятельности должна печататься на общем бланке предприятия. Текст документа должен излагаться в соответствии с требованиями Методических рекомендаций и с учетом специфики вида деятельности предприятия (структурного подразделения), регламентируемой соответствующей инструкцией, по следующей рекомендуемой структуре.