Деловой этикет. Правила поведения, общения, дресс-кода
Шрифт:
Во время переговоров следует управлять своими эмоциями и контролировать восприятие реплик партнера. Гнев и страх корректируются методом «выпуска пара». В споре следует дать высказаться собеседнику и не торопиться делать скоропалительные выводы. Накалившуюся ситуацию помогут уравновесить выражения сожаления, извинение, смена темы беседы.
Участникам переговоров рекомендуется научиться управлять своей мимикой, жестами, движениями, чтобы партнер не «считывал информацию» по языку тела либо получал желаемые знаки.
Используйте в речи конкретные и позитивные формулировки. Вместо «Посмотрим», «Обсудим» лучше сказать «Найдем способы решения», «Выполним».
Умение слушать собеседника – одно из важных условий конструктивного общения.
Если собеседники устали илиПредставление
Знакомство партнеров, коллег и сотрудников в деловой сфере подчиняется строго регламентированным правилам этикета. Эти правила предписывают лицу, знакомящему между собой известных ему людей, представлять:
• Подчиненного – начальнику.
• Сотрудников, занимающих низкую должность, – людям более известным, занимающим высокое положение.
• Нетитулованного человека – человеку с титулами.
• Среди равных по рангу коллег следует представить младшего по возрасту старшему или среди коллег, равных по возрасту, того, кто принят на работу в компанию позднее.
• Один человек представляется группе.
• Вновь прибывший представляется собравшимся.
• Среди равных по рангу коллег мужчину представляют женщине.
• В случае знакомства равных по полу и возрасту сослуживцев следует представить менее знакомого вам человека более знакомому.
Представляя людей, следует назвать их имя, фамилию, в соответствующих обстоятельствах должность или звание. В случае представления сотрудников от лица компании полагается назвать и организацию.
Сначала обращаются к лицу, которому хотят представить, затем произносят имя того, кого представляют: «Профессор, позвольте представить вам моего лучшего ученика», «Андрей Викторович, хочу представить вам нашего нового сотрудника, Сергея».
В момент представления рекомендуется сказать несколько приятных слов о каждом из тех, кого знакомят.
Рукопожатие следует одновременно или за словами приветствия. Протягивать руку заранее не стоит, так как первым протягивает руку лицо, которому представляют. Если кому-то представляют вас, подождите несколько секунд, пока вам предложат скрепить знакомство рукопожатием.
В момент представления обоим знакомящимся рекомендуется приветливо улыбнуться, поддержать контакт глазами, поздороваться: «Добрый день» или сказать «Приятно познакомиться», затем следует протянуть друг другу руки.
В случае знакомства вновь прибывшего лица с группой людей хозяин мероприятия, руководитель организации или отдела обменивается с ним рукопожатием и представляет его собравшимся: «Позвольте представить вам – господин Иванов». Присутствующие и представленное лицо пожимают друг другу руки. Вновь прибывшему называть себя не обязательно, его уже представили, достаточно выразить радость от знакомства: «Очень приятно», остальные называют свои имена и фамилии.
Выбирая форму вежливого приветствия, следует быть осторожным: после фразы «Много о вас слышал» или «Да-да, читал ваши труды» может последовать вопрос, что именно вам успели рассказать и понравилось ли вам произведение. В связи с чем лучше сказать: «Теперь, после личного знакомства, обязательно прочту ваше произведение».
В момент представления перчатки следует снять, если только они не являются элементом официальной одежды. Если в момент представления ваши руки окажутся заняты, например деловыми бумагами, достаточно улыбнуться и кивнуть в ответ.
Если ваше имя случайно забыл представляющий вас человек, подскажите, чтобы устранить неловкость.
Если вас представляют уже знакомому лицу, но партнер вас не узнает, допустимо, в зависимости от ситуации, либо познакомиться с ним еще раз, либо вежливо напомнить, когда именно вы уже были представлены друг другу. Правила этикета не рекомендуют ставить собеседника в неловкое положение и напоминать о забытой встрече, однако, если собеседник сам вспомнит об уже случившемся знакомстве, возникнет неловкая ситуация.
В случае, когда вас некому представить, например на симпозиуме, вернисаже, при обсуждении бизнес-контактов, допустимо представиться самому. При этом прерывать для представления людей, ведущих оживленный разговор, не следует – лучше найти человека, не занятого общением.
Чтобы завязать контакт, допустимо сказать несколько слов о себе, выразить комплимент организаторам мероприятия.
Подходя к смешанной группе знакомых и незнакомых людей, рекомендуется пожать руку всем и поздороваться. Если при этом
Знакомя людей, следует по возможности представить и назвать их формой имени, подходящей для будущего общения: по имени, имени-отчеству, с указанием титула, ранга или чина (профессор, директор). Если представленное лицо хочет, чтобы новые знакомые называли его по-другому, например только по имени или, напротив, по имени-отчеству, лучше сообщить об этом сразу. Сделать это следует в вежливой форме, чтобы не обидеть ни нового знакомого, ни представляющего.
Во время делового знакомства партнеры часто обмениваются визитными карточками, в связи с чем, собираясь на встречу, рекомендуется заранее ознакомиться с правилами обмена визитками.
Согласно общим правилам, первым вручает визитную карточку хозяин встречи или переговоров. В случае знакомства делегаций первым вручает карточку младший по должности. В случае одинакового статуса – младший по возрасту.
Не стоит забывать, что правила вежливого, заинтересованного знакомства предписывают не прятать визитную карточку сразу, а внимательно рассмотреть.Возраст
В отличие от светской жизни, где младшего по возрасту всегда представляют старшему, в деловой сфере подобное правило распространяется на ситуацию, когда служебное положение знакомящихся одинаково; в этом случае следует представить сотрудника младшего по возрасту более старшему.
В ситуации представления подчиненный – начальник следует руководствоваться рангом, но не возрастом. В подобной ситуации молодому руководителю следует проявить особый такт.
В паре между младшим и старшим по возрасту инициатива рукопожатия принадлежит старшему. Молодому сотруднику не следует торопиться. Однако, если более молодой сотрудник все-таки протянул руку в знак знакомства первым, более старшему не стоит ставить его в неловкое положение, лучше пожать руку.
Женщина и мужчина
Известно, что в деловой среде не принято делать различия между женщиной и мужчиной. В отличие от светских правил, где мужчину принято представить женщине, в деловой сфере представление следует делать по должностному положению, ученой степени, старшинству.
Мужчину следует представить женщине в случае знакомства равных по статусу и возрасту коллег или партнеров.
В отличие от светских правил, в деловой сфере женщина не может отклонить знакомство, даже если оно ей неприятно.
В момент представления мужчина и женщина скрепляют знакомство равноправным рукопожатием. Целовать руку даме не полагается, даже если она прекрасно выглядит или знакомство происходит вне стен офиса. Исключение может составить неформальная встреча семьями высокопоставленных лиц; в этом случае мужчина целует руку жены партнера.
Общение обязательно начинается с вежливой формы «вы». Приветствуя мужчину-сотрудника, занимающего более высокую должность, женщина встает наравне с мужчинами.
Коллега
По правилам этикета нового сотрудника следует представить коллегам. Представляет вновь прибывшего либо руководитель отдела, либо сотрудник отдела кадров.
Новый сотрудник может быть представлен сразу всему коллективу, в этом случае, когда произносится его имя, ему достаточно кивнуть всем присутствующим. В небольшом отделе сотрудник может быть представлен лично каждому сослуживцу. В этом случае знакомство скрепляется рукопожатием. Коллегам в момент представления следует встать, даже если они очень заняты работой.
Имя следует произносить внятно и четко, трудное имя собеседника допустимо повторить. Затевать разговор, даже краткий, не стоит, лучше уделить всем одинаковое время.
Если новый сотрудник не был представлен коллеге, он знакомится сам.
Общение с коллегами начинается на «вы». Предложение о переходе на «ты» делают уже давно работающие на предприятии сотрудники.
Руководитель
Новый сотрудник или кандидат на должность должен быть представлен руководителю. В случае, если работник отдела кадров или секретарь заняты и предлагают сотруднику самому пройти в кабинет, следует представиться самому. При этом сотрудник вежливо здоровается, называет свое имя и объясняет, на какую должность он принят.
Инициатива рукопожатия должна исходить от руководителя, новому сотруднику торопиться протягивать руку не стоит.
Сотруднику также не следует начинать разговор с руководителем с комплимента, слова похвалы будут восприняты неоднозначно. Лучше сообщить, что вы готовы приступить к своим обязанностям. Допустимо уточнить, будете ли вы представлены коллективу или можете самостоятельно занять рабочее место.
Титул
Представление и обращение к человеку с упоминанием титула демонстрирует уважение и почитание.