Искусство делового письма. Законы, хитрости, инструменты
Шрифт:
Еще один прием из арсенала политиков можно позаимствовать у 35-го президента США Джона Кеннеди. В 1961 году, принимая на себя ответственность за провал военной операции против Кубы в заливе Кочинос, он сказал: «У победы тысяча отцов, а поражение — всегда сирота». Кеннеди имел в виду, что успех готовы приписать себе все, а за неудачу не хочет отвечать никто — только сформулировал он это гораздо «крылатее». «Крылатость» появилась за счет метафор. Но кроме того, в дополнение к метафорам Кеннеди употребил эмоционально заряженное слово «сирота». Это слово дополнительно зацепило
Какие еще эмоциональные слова можно вспомнить? Победа, поражение, счастье, гордость, любовь, достоинство, помощь, поддержка, борьба, беда, война, страх, отчаяние, обман… Каждый легко сможет дополнить этот список. Ванька использовал такие слова в конце своего письма: «Христом богом тебя молю, возьми меня отседа, а то помру совсем». Мы тоже используем их, когда пишем о «попавших в беду ребятах», которым читатель «поможет вырасти достойными гражданами». На этом же приеме построены фразы «победить в конкурентной борьбе» или «завоевать рынок» — они подойдут даже для неэмоциональных, почти сухих писем.
И последний прием, который мы будем рассматривать, — переосмысление клише. Он сложнее двух предыдущих, поскольку требует определенного таланта и вдохновения. Но зато, если его удается использовать, результат запомнится читателю накрепко. Возьмем известное высказывание Мартина Лютера Кинга, борца за гражданские свободы в Америке и лауреата Нобелевской премии мира: «Если держаться старого принципа «око за око», все станут слепыми». Кинг берет популярное выражение, почти клише, — и поворачивает его под неожиданным углом, давая ему нестандартное, парадоксальное продолжение.
Что-то подобное можем сделать и мы. Допустим, мы работаем в PR-подразделении крупной промышленной компании, много занимающейся благотворительностью. Мы отвечаем на негативную, явно заказную статью о том, что наша компания якобы помогает только «своим», «любимчикам», в то время как многие действительно нуждающиеся в помощи остаются без средств. Мы пишем, что просто физически не можем помочь всем, поскольку ресурсы предприятия не безграничны, — а закончить можем, например, словами:
К сожалению, законы рынка суровы. Бизнес должен оставаться рентабельным — если предприятие будет протягивать руку помощи всем нуждающимся, оно само вскоре пойдет по миру с протянутой рукой. От этого проиграют все.
Напрашивается и другая, более язвительная ассоциация: «Если будешь каждому протягивать руку, протянешь ноги», — но для нашего случая она вряд ли подойдет. Слишком явно в ней проглядывает раздражение — а, как известно, если ты сердишься, значит, ты неправ…
Глава 4
Факт наличия и наличие фактов
Построение эффективных фраз
Допустим, мы четко структурировали наше письмо: все факты разложены по полочкам, в начале
Самая продуманная структура не спасет наш текст, если он будет состоять из таких фраз, как в следующем примере.
Уже сам факт написания мною письма в ваш адрес представляется достаточным и не требующим дополнительных объяснений. Наличие указанного факта может служить основанием для выражения Вами пренебрежения в мой адрес. Однако присутствие у Вас, по крайней мере в небольшом объеме, чувства жалости ко мне позволяет ожидать проявления внимания и сочувствия с Вашей стороны. Первоначально не планировалось посвящать Вас в мои чувства, и при наличии надежды на возможность хотя бы редкого, не чаще одного раза в неделю, Вашего присутствия в нашей деревне вышеуказанного удалось бы избежать.
Вам этот текст ничего не напоминает? Для тех, кто не вспомнил, скажу: вы только что прочли альтернативный вариант знаменитого письма Татьяны Онегину. Факты и порядок их изложения в нем сохранены — изменились только формулировки.
Я к вам пишу — чего же боле? Что я могу еще сказать? Теперь, я знаю, в вашей воле меня презреньем наказать. Но вы, к моей несчастной доле хоть каплю жалости храня, вы не оставите меня. Сначала я молчать хотела; поверьте: моего стыда вы не узнали б никогда, когда б надежду я имела хоть редко, хоть в неделю раз в деревне нашей видеть вас…
Оригинал намного понятнее, но большинство современных деловых писем больше похожи на альтернативный вариант. Судите сами.
Меняется в турфирме процедура приема документов на визу, и ее сотрудник пишет информационное письмо:
Изменение процедуры приема и проверки документов туристов на визу было произведено во избежание проблем с уже оплатившими тур туристами при обнаружении невозможности выдачи им посольством визы.
Хотя то же самое можно написать куда понятнее:
Турагентство изменило процедуру приема и проверки документов, чтобы избежать неприятных ситуаций, когда туристы оплачивают тур, а затем получают от посольства отказ в визе.
Или другой пример. У человека появляется необходимость обосновать изменения в программе обучения водителей, и возникает текст:
С учетом большой удаленности населенных пунктов нашего региона друг от друга и связанной с этим потребности в наличии навыков самостоятельного ремонта автомобиля в полевых условиях, имеется острая необходимость включения в программу обучения водителей занятий по устройству автомобиля.
И этот текст мог бы быть более удобоваримым:
Населенные пункты в нашем регионе расположены очень далеко друг от друга, и водители должны уметь самостоятельно ремонтировать автомобиль в полевых условиях. Поэтому программа обучения водителей обязательно должна включать занятия по устройству автомобиля.
В чем же ошибка? Почему вместо понятных текстов получаются непонятные? Чтобы ответить на этот вопрос, посмотрим внимательнее на структуру предложений в этих текстах.