Кадровая служба предприятия: делопроизводство, документооборот и нормативная база
Шрифт:
Законодательством не предусмотрен порядок явки на работу в день отъезда/приезда командируемого работника, поэтому эти вопросы решаются работодателем в каждом конкретном случае.
Суточные оплачиваются сотруднику, находящемуся в командировке, как в рабочие, так и в выходные и праздничные дни. Сотруднику считаются и оплачиваются выходные и праздничные дни, проведенные в командировке, если за эти дни выполнялись прямые его обязанности, что должно быть подтверждено отчетом о проделанной работе, подписанным руководителем данного сотрудника и руководителем предприятия. Работа в выходной и нерабочий праздничный день оплачивается согласно Правилам внутреннего трудового распорядка или Положению об оплате труда и премировании.
Обычно прежде, чем отправить работника в командировку, нужно оформить три документа: приказ, служебное задание и командировочное удостоверение. Но согласно распоряжению Минфина России, позволяющему работодателю решать, какой из предложенных документов следует выбрать (письмо от 6 декабря 2002 г. № 16-00-16/158), можно ограничиться только приказом или только удостоверением. Если командировка предполагает посещение конкретной организации, удостоверение необходимо. Если же задача командированного сотрудника собрать информацию, найти клиентов, создать сеть точек сбыта товара, командировочное удостоверение останется незаполненным. В этом случае можно ограничиться приказом, на всякий, дополнив его служебным заданием.
2.7.1. Служебное задание
С точки зрения хронологии событий при планировании командировки сначала оформляется и утверждается руководителем служебное задание для направления в командировку, в котором подробно описывается цель командировки. Для этого разработана специальная форма № 10-а.
Служебное задание необходимо для подтверждения эффективности работы в командировке, практическую пользу поездки и обоснованность понесенных расходов. В служебном задании отражаются данные по планированию служебной командировки и ее результатам.
Служебное задание составляется и подписывается руководителем структурного подразделения, в котором работает командируемый работник. Затем оно утверждается руководителем организации или уполномоченным им лицом и передается в кадровую службу. В документе указываются следующие данные:
• фамилии командируемых и их инициалы;
• структурное подразделение;
• профессии (должности) командируемых;
• цель, время и место командировки.
В служебном задании необходимо правильно указать сведения о месте командировки. Сначала указывается страна и город, затем – организация, в которой работник будет выполнять поручение своего работодателя. Наименование страны (при направлении в зарубежную командировку) указывается в соответствии с Общероссийским классификатором стран мира (ОКСМ). При указании наименований городов, не являющихся центрами или столицами субъектов РФ, городами федерального значения, указывается административно-территориальная принадлежность – к району, республике, области, краю, автономному округу (области).
Реквизиты служебного задания могут быть заполнены как рукописным способом, так и с помощью печатной, вычислительной техники. Не допускается наличие в документе помарок, подчисток и неоговоренных исправлений, ошибки исправляются с помощью зачеркивания неправильных записей и проставления над ними правильных. Все исправления должны быть подтверждены подписями соответствующих должностных лиц.
На основании служебного задания в отделе кадров составляется приказ (распоряжение) о направлении работника в командировку (форма № Т-9 или Т-9а).
2.7.2. Приказ о направлении в командировку
Распоряжение работодателя о направлении работника в служебную командировку выражается в приказе, составляемом по унифицированной форме № Т-9 (код по ОКУД – 0301022), а группы работников – в приказе по форме № Т-9а (код по ОКУД – 0301023). Основанием для издания приказа о направлении работника (работников) в командировку обычно является служебное задание.
Приказ о направлении работника в служебную командировку изготавливается на формате А4 в количестве одного и более экземпляров. При этом один экземпляр (оригинал) обычно хранится непосредственно у руководителя предприятия (в канцелярии) или в отделе кадров, а другие экземпляры или копии – в бухгалтерии и в структурных подразделениях, в которых работают командированные лица. Срок хранения данного документа – 75 лет.
При заполнении унифицированных форм приказов соблюдаются определенные правила.
• фамилия, имя, отчество работника, табельный номер, наименование профессии (должности), наименование структурного подразделения, другие сведения указываются в соответствии со служебным заданием;
• место назначения, (место командировки) также переносится из служебного задания;
• срок командировки указывается в соответствии со служебным заданием с учетом следующих правил:
– днем начала командировки является день отправления транспортного средства из места постоянной работы, днем окончания – день прибытия транспортного средства в место постоянной работы;
– срок командировки начинает исчисляться с момента отправления транспортного средства из места постоянной работы. В случае отправления (прибытия) транспортного средства до 24 часов включительно, днем отъезда (приезда) считаются текущие сутки, а с 0 часов и позднее – последующие сутки. Если станция, вокзал, пристань, порт, аэропорт находятся за чертой населенного пункта, то учитывается время, необходимое для проезда до этих транспортных узлов;
– срок (в календарных днях) включает в себя не только время нахождения работника в месте командировки, но и время нахождения в пути;
• цель командировки также переносится из служебного задания с максимальной точностью;
• командировка может осуществляться за счет направляющей или за счет принимающей организации, расходы могут распределяться между обеими организациями. Если лицо, работающее по совместительству, направляется в командировку по основной и совмещаемой работе, между работодателями заключается соглашение о направлении работника в командировку. При этом каждый работодатель составляет свой приказ о направлении работника в командировку, в котором в строке «Командировка осуществляется за счет средств» указываются источники возмещения каждого вида расходов со ссылкой на соглашение (его номер и дату), заключенное между работодателями;
• в строке «Основание» унифицированной формы № Т-9 обычно указывается служебное задание, его номер и дата. Но иногда оформление командировки начинается с другого документа. Например, командировка может быть вызвана получением предписания (вызова) руководителя головной организации (или по согласованию с ним). В этом случае в строке «Основание» указываются номер и дата предписания, а служебное задание формулируется по приезду работника в головную организацию.
В унифицированной форме приказа о направлении работника в служебную командировку обязательно заполнение всех строк, граф и столбцов, в противном случае можно лишить возможности юристов и бухгалтеров предприятия доказать, что поездка, действительно, являлась служебной командировкой. Если в форме остаются незаполненные строки, то они должны быть обязательно прочеркнуты.