Кадровая служба предприятия: делопроизводство, документооборот и нормативная база
Шрифт:
При необходимости в унифицированные формы приказа о направлении работников в командировку могут включаться дополнительные реквизиты, строки, графы (например, для фиксации согласия сотрудника на командировку или же отказ от нее, передачи полномочий руководящего работника заместителям).
Если согласие оформляется отдельным документом (заявлением работника), то в строке «Основание» унифицированной формы № Т-9 указываются реквизиты этого документа.
Если в командировку направляется два работника или более 3 работников предприятия, то в форму № Т-9а вносятся изменения в части расширения и сужения граф
Приказ (распоряжение) составляется работником кадровой службы или другим уполномоченным на это лицом.
Проект приказа о направлении работника (работников) в командировку визируется руководителем структурного подразделения, составившим служебное задание, руководителем кадровой службы и главным бухгалтером. Окончательно оформленный приказ подписывается руководителем предприятия или уполномоченным им лицом и предъявляется работнику. Командируемый работник подтверждает распиской свое ознакомление с приказом.
На основании приказов (распоряжений) о направлении работников в командировку отделом кадров выписываются и выдаются работникам командировочные удостоверения.
2.7.3. Командировочное удостоверение
Командировочное удостоверение выписывается в одном экземпляре сотрудником кадровой службы предприятия, который отражает в нем все основные сведения, связанные с данной служебной командировкой. Затем удостоверение вручается командируемому лицу и находится у него в течение всего времени командировки. На предприятии должен также вестись специальный журнал, в котором регистрируются все случаи командировок с указанием времени отъезда и прибытия работников.
Командировочное удостоверение имеет унифицированную форму № Т-10.
Реквизиты документа могут быть заполнены как рукописным способом, так и с использованием печатной, вычислительной техники без помарок, подчисток и неоговоренных исправлений. Ошибки в командировочном удостоверении исправляются с помощью зачеркивания неправильных записей и проставления над ними правильных. Сделанные исправления подтверждаются подписями соответствующих должностных лиц.
В ходе командировки работник делает отметки о времени прибытия и выбытия в пункт назначения, а если таких пунктов несколько, то в каждом из них делается отметка о прибытии и убытии. Эти отметки проставляются на предприятиях, куда направляется командированное лицо, заверяются печатью принимающей стороны и подписью ответственного должностного лица. Отметки о времени прибытия и выбытия дают возможность определить время нахождения работника в командировке.
К учету принимаются окончательно оформленные (с полностью заполненными реквизитами) документы, если в форме остаются незаполненные строки, то они должны быть обязательно прочеркнуты. Поскольку командировочное удостоверение является одним из важных оправдательных документов, подтверждающих командировочные расходы, его отсутствие или неправильное оформление может привести к сомнениям по поводу их обоснованности.
2.7.4. Отчет о результатах командировки
По возвращении из командировки работник составляет краткий отчет опроделанной работе, данные о котором отражаются в графе 11 формы № Т-10а «Служебное задание для направления в командировку и отчет о его выполнении».
Отчет о результатах командировки может быть коллективным или индивидуальным. Если в командировку была направлена группа работников с одним заданием, то возможно составление коллективного отчета о результатах командировки. Указанный документ должен содержать ответы на следующие вопросы:
• цель командировки;
• сроки пребывания в командировке (в случае посещения нескольких городов или объектов указывается срок пребывания в (на) каждом из них);
• конкретный перечень вопросов, изученных в ходе командировки;
• перечень должностных лиц, с которыми командируемый работник вступал в контакт при обсуждении тех или иных вопросов;
• реализация целей поездки, подробная информация о проблемах, которые изучались или обсуждались в ходе командировки, с приложением соответствующих документов;
• оценка состояния дел в той или иной области деятельности посещаемой организации, сопоставление форм и методов ее работы с аналогами своей организации (по изученному перечню вопросов);
• выводы, предложения, рекомендации по путям использования изученного в ходе командировки положительного опыта;
• другие вопросы, которые командированный полагает необходимым отразить в отчете по итогам своей поездки.
Служебное задание будет окончательно оформленным, если в нем будут заполнены все реквизиты, предусмотренные унифицированной формой. Если в форме остаются незаполненные строки, то они должны быть обязательно прочеркнуты.
Этот отчет согласовывается с руководителем структурного подразделения, который должен сделать заключение о том, было ли выполнено служебное задание. Затем утвержденный руководителем структурного подразделения отчет представляется в бухгалтерию. На основании отчета, содержащегося в форме № Т-10а, выносится решение о результатах командировки и о целесообразности расходования денежных средств. Таким образом, служебное задание является одним из необходимых первичных документов, подтверждающих обоснованность произведенных командировочных расходов.
Кроме того, служебное задание является завершающим документом в комплекте первичных документов, оформляемых в связи с командировкой.
2.8. Другие документы
2.8.1. О поощрении и наложении взысканий
Помимо заработной платы, работникам могут выплачиваться премии. В соответствии со ст.191 ТК РФ работодатель может поощрять работников, добросовестно исполняющих трудовые обязанности. Мотивом награждения могут являться итоги года (квартала, месяца), достижение определенных количественных или качественных показателей работы и т. п. В ТК РФ предусматриваются такие формы поощрения, как: