Кадровая служба предприятия: делопроизводство, документооборот и нормативная база
Шрифт:
• объявление благодарности;
• выдача премии;
• награждение ценным подарком;
• награждение почетной грамотой;
• представление к званию лучшего по профессии.
Другие виды поощрений работников могут устанавливаться коллективным договором, Правилами внутреннего трудового распорядка, Положением о премировании, Уставом или Положением о дисциплине.
Основанием для поощрения является приказ (распоряжение) о поощрении работника – форма № Т-11 (код по ОКУД 0301026), или работников – форма № Т-11а (код по ОКУД 0301027). Приказы (распоряжения) составляются работником кадровой службы или уполномоченным лицом. На основании приказа (распоряжения)
Основанием для издания приказа обычно является представление руководителя структурного подразделения организации, в котором работает сотрудник.
При составлении приказа необходимо, чтобы в нем были заполнены все реквизиты, предусмотренные унифицированной формой. Только в этом случае приказ будет считаться окончательно оформленным и может быть принят к учету. Если в форме остались незаполненные строки, то в них должен стоять прочерк.
В строке «Мотив награждения» указывают причину выплаты премии (например, перевыполнение плана по выпуску продукции, по итогам деятельности организации за год и т. д.).
Реквизит приказа (распоряжения) «в сумме___________ руб. ________ коп.» обязателен к заполнению только при оформлении денежных вознаграждений (премий). При оформлении других видов поощрения допускается его исключение из формы.
Окончательно оформленный приказ подписывает руководитель организации или уполномоченное им лицо. Работник, в отношении которого издан приказ, должен поставить свою подпись в графе «С приказом (распоряжением) ознакомлен».
Дисциплинарное взыскание может быть применено к работнику за нарушение им трудовой дисциплины, за дисциплинарный проступок, т. е. за виновное, противоправное неисполнение или ненадлежащее исполнение работником возложенных на него трудовых обязанностей. Дисциплинарный проступок может выражаться в форме нарушения правил внутреннего трудового распорядка, должностных инструкций, положений, приказов руководителя, технических правил и др. Его основные составляющие:
• противоправность – несоответствие нормативным правовым актам;
• виновность – умышленность (неосторожность) действий работника;
• связь указанных действий с трудовыми обязанностями.
Неисполнение или ненадлежащее выполнение обязанностей по причинам, не зависящим от работника, не может считаться виновным (например, при отсутствии необходимых материалов, наступлении нетрудоспособности). Также не является дисциплинарным проступком отказ работника выполнить указание работодателя личного характера или общественное поручение.
Исчерпывающий перечень дисциплинарных взысканий содержится в ст. 192 ТК РФ:
• замечание;
• выговор;
• увольнение по соответствующим основаниям.
Для отдельных категорий работников могут быть предусмотрены также и другие дисциплинарные взыскания, которые оговариваются отдельными нормативными актами. Любые штрафы из зарплаты работника незаконны.
За каждый дисциплинарный проступок может быть применено только одно дисциплинарное взыскание. Отказ работника от дачи объяснений не является препятствием для применения дисциплинарного взыскания.
Дисциплинарное взыскание применяется не позднее одного месяца со дня обнаружения проступка (не считая времени болезни работника, пребывания его в отпуске). Дисциплинарное взыскание не может быть применено позднее шести месяцев со дня совершения проступка, а по результатам ревизии, проверки финансово-хозяйственной деятельности или аудиторской проверки – позднее двух лет со дня его совершения. В указанные сроки не включается время производства по уголовному делу.
Оформление дисциплинарного взыскания начинается с докладной записки руководителя структурного подразделения на имя руководителя предприятия. Затем работодатель должен затребовать от работника объяснение в письменной форме (ст. 193 ТК РФ), в случае отказа дать указанное объяснение составляется соответствующий акт о факте нарушения трудовой дисциплины. Перечисленные документы служат основанием для принятия решения о дисциплинарном взыскании.
В докладной записке о нарушении дисциплины труда могут приводиться:
• статистические данные (количество нарушений за определенный период времени, характер нарушений);
• анализ сложившейся ситуации, возможные варианты ее решения;
• выводы (субъективные и объективные причины нарушений);
• предложения (по исправлению сложившейся ситуации, определение комплекса мероприятий, направленных на устранение недостатков).
При применении мер дисциплинарного взыскания между должностным лицом, применившим взыскание и наделенным таким правом, и нарушителем часто возникают разногласия. С помощью докладной записки руководителю предприятия должностное лицо разъясняет свою точку зрения, приводит свои аргументы, свидетельствующие о правомерности привлечения к дисциплинарной ответственности.
Объяснительная записка – это документ, объясняющий причины какого-либо действия, факта, происшествия, адресованный вышестоящему должностному лицу. Наличие такой записки является непременным требованием для наложения на сотрудника дисциплинарного взыскания (ст. 193 ТК РФ). Объяснительная записка составляется от руки свободной форме, но могут использоваться и специальные бланки, разработанные на предприятии.
Акт составляется руководителем структурного подразделения или непосредственным руководителем, которому подчиняется работник, совершивший дисциплинарный проступок в присутствии не менее двух членов трудового коллектива, являющихся свидетелями нарушения дисциплины. При отказе работника подписать указанный акт об этом делается особая отметка. Акт о факте нарушения трудовой дисциплины обычно составляется в двух экземплярах, первый экземпляр передается руководителю организации для решения вопроса о дисциплинарном взыскании, второй – работнику, нарушившему трудовую дисциплину. Количество экземпляров определяется наличием заинтересованных в этом документе сторон.
Взыскание оформляется приказом за подписью руководителя предприятия. Унифицированной формы приказа о наложении дисциплинарного взыскания нет, кроме приказов об увольнении по соответствующим основаниям (формы № Т-8 и Т-8а). В остальных случаях приказы о наложении дисциплинарного взыскания (замечание, выговор) составляются кадровой службой произвольно с включением обязательных реквизитов:
• факт (вид) нарушения трудовой дисциплины;
• время его совершения или обнаружения;
• документы, послужившие основой для издания приказа;
• вид взыскания.
Проект приказа визируется непосредственным руководителем работника, совершившего дисциплинарный проступок, руководителем структурного подразделения, руководителем кадровой службы.
Приказ о наложении дисциплинарного взыскания издается в одном экземпляре и подшивается в приказы по личному составу, копия помещается в личное дело, вторая копия передается работнику. Работник должен быть ознакомлен с данным документом под расписку в течение трех рабочих дней со дня его издания. Если работник отказывается его подписать, то составляется об этом соответствующий акт.