Кадровое делопроизводство. Теория и Практика. 2022. Самоучитель
Шрифт:
Составляя правила внутреннего трудового распорядка можно использовать, как базу государственные нормативные акты из области трудового права. Но в таком случае уровень конкретики создаваемого документа будет недостаточен. В работе с персоналом существует огромное количество ситуаций, когда к работнику предъявляются некие требования. Э то может быть требование предоставить некий документ или какие-то сведения. Не обладая специфическими знаниями по теме кадровой работы, работник может отнестись негативно к такому требованию, что породит конфликтную ситуацию. Очень часто в ответ на просьбу принести какую-то справку или заполнить какую-то анкету, кадровик слышит в ответ: «А я не обязан». Вот именно для таких случаев необходимо разработать и утвердить в компании внутренний локальный акт, в котором будет подробно расписана вся иерархия документов, легитимирующая действия кадровой службы компании.
В трудовом кодексе в одних статьях чётко прописаны требования наличия определённых документов, в других какие-то документы и их наличие в документообороте организации упоминаются несколько расплывчато. Для повышения организованности и чёткости действий всех структурных единиц организации в целом, и отдела кадров в частности, следует определить их функции, затем проводится стандартизованная формализация бизнес-процессов. Вот почему, хоть должностные инструкции необязательны, а всё можно вписать в правила внутреннего трудового распорядка, разработка положения о должностных инструкциях важный момент в кадровой работе.
Вообще, самыми важными внутренними нормативными актами для кадровой службы можно считать положение о работе отдела кадров, должностные инструкции для работников отдела кадров и инструкции по кадровому делопроизводству в компании. Проработав и утвердив положение об отделе кадров, следующим шагом следует считать процесс разработки должностных инструкций.
Должностные инструкции
Важно понимать, что в бизнесе, как и в юриспруденции существует правило: чего нет на бумаге, того нет и в природе. И, когда секретарь-делопроизводитель отказывается выполнить распоряжение начальника отдела кадров, мотивируя свой отказ тем, что он не обязан это делать, то это – конфликтная ситуация. Заставить начальник не может, а на просьбу как-то повлиять на работника, генеральный директор предлагает решать проблему самостоятельно, ведь для того и назначали главным по кадрам. Конечно, какое-то решение ситуации будет найдено, но сколько на это уйдёт времени, которое по факту – убытки для компании, так как непродуктивное. Так что должностные инструкции – это очень важно.
Должностная инструкция более конкретизированный регламент, чем просто ссылка на трудовой кодекс и классификационный справочник. Это основной организационный нормативный акт, описывающий модель поведения работника в рамках конкретных трудовых отношений. В инструкции описывается не только набор рабочих функций, но и требования к выполнению таковых, критерии оценки соответствия этим требованиям, логика и механика разрешения трудовых споров, система поощрения и вознаграждения за работу, условия наложения взысканий и прекращения трудовых отношений.
На возникновение вопросов относительно трудовых отношений, у работника всегда будет под рукой источник информации, и только в особо сложных случаях ему потребуется непосредственное обращение к начальству. То есть, чем конкретнее должностная инструкция, тем меньше времени кадровик тратит время на разъяснительную работу по типовым ситуациям.
Качественно составленная должностная инструкция хорошее подспорье для разработки программы рекрутмента. Поиск и подбор работников на вакансии строятся на основе именно должностной инструкции, профессиограммы и экспертных заключений. В самых простейших случаях рекрутер для составления объявления о работе берёт соответствующую информацию из инструкции к определённой должности.
Составление должностной инструкции, даже самой простой, подразумевает наличие типовых показателей – должностных обязанностей и требований к квалификации – которые можно взять из соответствующих справочников или стандартов, а также специфичных для данной компании индивидуальных должностных обязанностей и прочих правомочных требований к работнику.
Любая должность в компании может быть подразделена на три раздела: должностные обязанности, необходимые знания, требования к квалификации. В первый раздел вносят перечень основных функций, поручаемых работнику назначаемого на данную должность. При этом необходимо учитывать техничность и взаимозаменяемость выполняемых работ. Поэтому в разделе должны присутствовать конкретные обязанности, права и ответственность работника.
Раздел необходимых знаний должен содержать основные требования к работнику назначаемого на данную должность относительно специальных знаний, соответствующих знаний из области законодательства, правовых регламентов. положений, инструкций, директив, методов, средств, и прочих сведений необходимых для выполнения должностных обязанностей.
В разделе квалификационных требований перечисляют требования к уровню профессиональной подготовки, временно ценза, стажа работы.
Самым лёгким способом составить должностную инструкцию, не обладая информацией об особенностях работы в данной организации – воспользоваться профессиональным стандартом и образовательным стандартом, выписав из них трудовые функция и квалификационные требования. А уже затем с проектом обратится к экспертному мнению линейных руководителей.
Применительно к кадровой службе, разработка должностной инструкции ничем не отличается. Также определяется объём выполняемых работ, их специфика, и решается, сколько работников для этого необходимо – один или больше. Но, внося коэффициент оптимизации труда, можно пересчитать количество работников и в сторону уменьшения, к примеру, путём внедрения корпоративной информационной системы.
Разработка должностной инструкции для кадровика может различаться для варианта, когда всю кадровую работу будет выполнять один работник, и когда для этого создаётся целый отдел. Для одного работника должностная инструкция будет дублировать всю соответствующую информацию из положения о кадровой службе организации. А в случае с формированием отдельного структурного подразделения должностные обязанности будут ограничиваться определёнными функциями.
Правовая база трудового договора
Любой документ в компании не возникает из ничего, сам по себе. Для его появления необходимо какое-то обоснование. Генеральный директор не может издать приказ ни на чём не основанный, так как такой документ не будет находиться в правовом поле трудовых отношений. «бумажка» лишь тогда становится документом, когда полностью соответствует предъявляемым к нему требования. Это необходимо помнить каждый раз, когда по указу «из главного офиса» приходит распоряжение, типа подготовить приказ о штрафах, налагаемых на работников за опоздания. Даже если приказ будет оформлен со всеми необходимыми реквизитами, которые будут с точностью до микрона располагаться на своих местах на листе бумаги, этот приказ не будет иметь никакой юридической силы. Только лишь желания «начальства» штрафовать работников для придания юридической силы приказу недостаточно. Распоряжение, предписывающее выполнять некие действия в компании должно быть обоснованно другим документом, более высокого уровня права.