Компьютер для секретаря и офис-менеджера
Шрифт:
Рассмотрим основные приемы редактирования.
Перемещение по документу
Для прокрутки информации в вертикальном и горизонтальном направлениях предназначены вертикальная и горизонтальная полосы прокрутки – соответственно. Каждая из полос прокрутки содержит кнопки прокрутки, на которых изображены стрелки, и движок прокрутки. Для перемещения по документу необходимо щелкнуть мышкой на кнопке прокрутки или потащить за движок.
Второй способ перемещения по документу, с помощью оперативных клавиш для перемещения курсора (табл. 3.3).
Таблица 3.3. Перемещение по документу
с помощью клавиш
Выделение текста
Для выделения текста можно использовать мышь или клавиатуру. Для выделения мышью:
• слова – дважды щелкните на требуемом слове;
• строки – установите указатель мыши напротив выделяемой строки слева от документа, вне его пределов. Указатель изменит вид на наклонную стрелку белого цвета, указывающую на нужную строку. Нажмите кнопку мыши – строка будет выделена;
• абзаца – установите указатель мыши напротив любой строки выделяемого абзаца слева от документа, вне его пределов и дважды нажмите кнопку мыши;
• фрагмента произвольного размера – установите указатель мыши в начале фрагмента, а затем нажмите кнопку мыши и, не отпуская ее, переместите указатель в конец фрагмента. Для завершения выделения отпустите кнопку мыши.
Варианты выделения текста с помощью клавиатуры приведены ниже в табл. 3.4. Текст выделяют с помощью клавиш перемещения курсора, удерживая нажатой клавишу Shift.
Таблица 3.4. Выделение текста посредством клавиш
При редактировании документа иногда приходится удалять фрагмент текста. Кроме текста фрагмент может содержать другие объекты (например, рисунки, таблицы и т. д.). Для удаления фрагмента документа выделите фрагмент, а затем нажмите клавишу Delete или Backspace.
При работе с документом для копирования и перемещения текста вы можете воспользоваться буфером обмена. Буфер обмена является средством Windows и представляет собой область временного хранения информации. Для работы с буфером обмена над выделенным текстом используют следующие команды:
• Правка Копировать (или Ctrl+C) для копирования в буфер;
• Правка Вырезать (или Shift+Delete) для удаления в буфер;
• Правка Вставить (или Shift+Insert) для вставки из буфера.
При редактировании возможны неправильные действия. Для отмены результатов редактирования можно воспользоваться командой Правка Отменить.
Некоторые полезные комбинации клавиш
В процессе работы с документом вам могут потребоваться комбинации клавиш, позволяющие набирать специальные символы (табл. 3.5).
Таблица 3.5. Комбинации клавиш в программе MS Word
Примечание.
Конечно, это не все возможные сочетания клавиш в MS Word, а лишь те, которыми чаще всего пользуется автор книги. Возможно, что вы найдете другие комбинации клавиш, необходимые лично вам, и будете их применять в своей практике.
Сохранение документа, открытие ранее сохраненных документов
Команда Файл Сохранить позволяет осуществить сохранение текущего файла без изменения его имени, местоположения и формата. Если вы хотите изменить название файла, местоположение, формат ранее сохраненного файла, то необходимо воспользоваться командой Файл Сохранить
Форматирование абзацев
Команда Формат Абзац выводит на экран окно диалога Абзац, которое позволяет задавать различные параметры форматирования абзацев: выравнивание, отступы слева, справа, для первой строки, межстрочный интервал, интервалы перед и после абзаца, положение абзаца на странице. Выравнивание абзаца также можно задать с помощью кнопок выравнивания, расположенных на панели Форматирование.
Знак абзаца содержит все параметры форматирования абзаца. Для изменения форматирования абзаца необходимо либо выделить знак абзаца и задать атрибуты оформления абзаца, а затем приступить к вводу текста, либо сначала ввести текст, выделить его вместе со знаком абзаца и затем изменить формат текста.
Новый термин.
Абзац – отдельный набор данных, отличающийся своими параметрами форматирования, такими как выравнивание, интервалы и стили. В конце абзаца всегда стоит знак абзаца. Знак абзаца обозначает место, где кончается очередной абзац, и помогает определить, какие параметры форматирования абзаца необходимо изменить. Знак напоминает математическое «пи», и его можно увидеть, если открыть новый, пустой документ и нажать кнопку Непечатаемые знаки.
Абзац содержит следующие элементы:
• Поля определяют общую ширину основной текстовой области, то есть расстояние между текстом и краем страницы.
• Отступ определяет расстояние между абзацем и левым или правым полем. Для увеличения или уменьшения отступа одного абзаца или группы абзацев в ограниченной полями области пользуйтесь кнопками Увеличить отступ и Уменьшить отступ на панели инструментов Форматирование. Отступ может быть отрицательным (такой отступ называется выступом). В этом случае абзац выступает за край текста в сторону левого поля. Для создания отступов в тексте можно использовать позиции табуляции.
• Выравнивание по горизонтали определяет внешний вид и ориентацию краев абзаца и может выполняться по левому краю, по правому краю, по центру или по ширине. Для выравнивания абзаца по левому краю установите курсор на абзац, который необходимо выровнять, а затем на панели инструментов Форматирование нажмите кнопку По левому краю.
• Выравнивание по вертикали определяет положение абзаца относительно верхнего и нижнего полей. Такое выравнивание применяется, например, при создании титульных листов, когда текст необходимо расположить точно вверху либо в середине страницы или расположить абзацы равномерно по высоте страницы.
• Межстрочный интервал задает расстояние между строками текста по вертикали. По умолчанию используется одинарный междустрочный интервал. Выбранный междустрочный интервал автоматически применяется ко всем строкам текста в выделенном абзаце или в абзаце, содержащем место вставки. Для задания междустрочного интервала следует выполнить команду Формат Абзац и перейти на закладку Отступы и интервалы, а затем в поле Интервал.
В процессе работы с абзацами вам могут потребоваться быстрые клавиши, позволяющие устанавливать параметры форматирования абзацев (табл. 3.6).