Культура административной деятельности
Шрифт:
Против сказанного может последовать возражение в том смысле, что в соответствии с требованиями нормативных документов вопросы координации и субординации подразделений и их руководителей отражаются в «Положениях о …» (каждом из подразделений предприятия), должностных инструкциях, контрактах о найме на работу и т. п. документах.
Да, такого рода макулатура существует в изобилии на всех государственных предприятиях и на множестве предприятий частного сектора. Есть только одно «но»:
Ни на одном из предприятий нет специализированной «службы организации управления и профильной деятельности», которая бы занималось анализом соответствия оргштатной структуры предприятия потребностям управления как такового и управления профильной деятельностью предприятия.
Но как должно быть ясно из всего вышеизложенного: если оргштатная структура — один из инструментов управления предприятием, который должен нести алгоритмику управления предприятием в целом по полной функции, включая управление постановкой и решением обслуживающих задач, управление НИОКР, управление опытным и коммерческим производством, — то на больших предприятиях необходима специализированная служба настройки этого инструмента [181] .
181
Такой службой в советском прошлом не смогла стать служба НОТ (научной организации труда), которую создали на многих предприятиях в директивно-обязательном порядке, но так и не смогли понять, чем её занять, что в конце концов породило разшифровку аббревиатуры «НОТ» во многих коллективах — «новый отряд тунеядцев».
И по характеру требований к её деятельности служба, которую мы условно назвали: «служба организации управления и профильной деятельности», — должна строиться на привлечении в неё сотрудников с высшим базовым образованием, включающим в себя достаточно общую теорию управления, теорию алгоритмов, программирование, психологию.
Если «службы организации управления и профильной деятельности» на предприятии нет, то все существующие на нём «Стратегии предприятия», «Положения о…» (каждом из подразделений предприятия), должностные инструкции и т. п. руководящие документы — вздор, который годится только для формальной отчётности перед залётными контролёрами [182] , но не пригоден для осуществления эффективной работы предприятия на их основе.
182
Залётные контролёры не могут заменить собой отсутствующую «службу организации управления и профильной деятельности» — да и не их это дело. А для того, чтобы проанализировать все «Положения о …» (подразделениях достаточно большого предприятия) на предмет выявления, во-первых, их алгоритмической состоятельности и, во-вторых, соответствия делу, — нескольких дней работы залётных контролёров на предприятии явно недостаточно.
На достаточно большом предприятии, в оргштатной структуре которого имеется 2–3 уровня в иерархии функционально специализированных подразделений, не может быть объективной потребности в «службе организации управления и профильной деятельности» только в том случае, если официально декларируемая деятельность предприятия — всего лишь прикрытие какой-то иной деятельности его владельцев (команды его высших руководителей), вследствие чего его оргштатная структура — не инструмент управления, а поле боя за высокооплачиваемые или престижные в каком-то ином качестве должности или ширма, необходимая для сокрытия от посторонних глаз истинной деятельности предприятия [183] .
183
Микро-пример такого рода фирм — “Рога и копыта” О.Бендера.
Нормальная организация управления любым коллективом в наши дни требует, чтобы ею занимался профессионально хотя бы один человек на уровне руководства фирмы в целом (в заводоуправлении, в совете директоров).
Высказав это, необходимо особо обратить внимание на то, что на достаточно больших предприятиях:
• организация управления — это построение системы управления и поддержание её в работоспособном состоянии;
• управление — это процесс, протекающий в системе управления, несомый ею.
Т.е. это — два разных дела, которыми профессионально далеко не всегда могут заниматься одни и те же люди.
Безусловно, если «Положения о …» (каждом из подразделений предприятия) содержат вздорные требования к организации взаимодействия их руководителей и персонала в процессе работы (то же касается и должностных инструкций), то жизненная практика не примет этот административный бред. «Положения о …» и должностные инструкции будут лежать на полках, а руководители подразделений и сотрудники будут выстраивать систему личностных взаимоотношений, на основе которой и будут работать.
Конечно, хорошо, если на предприятии складывается система личностных товарищеских взаимоотношений руководителей подразделений, сотрудников друг с другом, позволяющая быстро и эффективно без документирования и документооборота выявлять и разрешать многие проблемы, а также вести дело. Но современное производство, НИОКР, характер взаимодействия с внешней средой таковы, что без документирования и документооборота они невозможны, поскольку требуют ознакомления с одной и той же информацией разных людей, в разное время, подчас вне возможностей прямого личностного общения носителей той или иной информации. Такого рода потребности в информации участников дела в состоянии обеспечить только документирование и документооборот.
Необходимость документирования деятельности и документооборота — ещё одна причина, обязывающая к тому, чтобы оргштатная структура обладала архитектурой, соответствующей и потребностям управления как такового и потребностям ведения профильной деятельности предприятия, поскольку в документообороте информация разпространяется соответственно тому, как это предусматривает оргштатная структура и весь набор «Положений о …» (каждом из подразделений). Вся информация технико-технологического характера (реже организационного) носит персонально обезличенный, безадресный характер; а если она носит адресный характер, то адресуется должностным лицам персонально на основе соотнесения их должностных обязанностей и полномочий с характером информации.
И если оргштатная структура как инструмент управления и носитель документооборота обладает дефектами, то больший вред делу наносят не те случаи, когда до того или иного руководителя доводится не нужная ему в деле информация. Очевидно, что такое разпространение информации представляет собой «собственные шумы» системы управления и хотя в каких-то случаях они могут способствовать разширению кругозора людей, но просеивать горы информационного мусора для того, чтобы в них найти что-то полезное, — это потери времени, от которых подавляющее большинство персонала должно быть избавлено принципами построения и функционированием системы управления предприятием. Однако менее очевидно и менее понятно, что:
Больший вред делу наносят те случаи, когда информацию требуют с тех, кто её не может предоставить вследствие каких-то дефектов в оргштатной структуре; а также, когда оргштатная структура такова, что информация систематически не доходит до тех, кому она действительно необходима в их работе.
Если такое произходит вследствие управленческой (по её существу — информационно-алгоритмической) дефективности оргштатной структуры, то люди могут хорошо работать только, если они своими силами и на основе хороших личностных взаимоотношений и доверия [184] успешно преодолевают систему организации управления и профильной деятельности, сложившуюся на предприятии [185] . При этом неизбежно, что почти все они разценивают как профессионально не состоятельных идиотов и вредителей высших руководителей предприятия [186] , которые создали и поддерживают управленчески дефективную оргштатную структуру.
184
Оно особенно необходимо в случаях, когда для того, чтобы хорошо сделать дело необходимо преодолевать не только дефективность оргштатной структуры, но и систематически нарушать режим “секретности”, который автоматически (т. е. сам по себе) вовсе не обеспечивает информационно-алгоритмическую безопасность дела.
185
Поскольку должностные полномочия подавляющего большинства из них не позволяют им изменить оргштатную структуру, то для них это единственная возможность делать дело, не опираясь на систему, а вопреки ей.
186
Неизбежность такого рода оценки коллективом их деятельности — ещё один стимул для руководителей предприятий к тому, чтобы задуматься о построении управленчески состоятельной оргштатной структуры.