Квалификационный экзамен на должность нотариуса
Шрифт:
Документы, подлежащие регистрации, должны быть учтены в журнале регистрации входящей корреспонденции в день их поступления, за исключением документов, указанных в пункте 25 Правил. Журнал регистрации входящей корреспонденции ведется в электронной форме.
Подлежат регистрации и документы, исходящие от нотариуса, за исключением нотариальных актов, организационно-распорядительных документов, расписок, запросов в государственные реестры, федеральные информационные ресурсы, государственные регистры. Исходящие документы регистрируются в журнале регистрации исходящей корреспонденции.
Журнал регистрации исходящей корреспонденции ведется в электронной форме. На исходящем документе
Исходящие документы передаются непосредственно заявителю или адресату под расписку, которая оформляется соответствующей записью на экземпляре документа, остающегося в делах, или направляются по почте, а также электронной почте (п. 32 Правил нотариального делопроизводства).
В силу п. 36 Правил нотариального делопроизводства на документах, подтверждающих совершение нотариального действия, запросах нотариуса об истребовании сведений и документов в связи с совершаемым нотариальным действием, на уведомлениях, адресованных органам государственной власти и местного самоуправления, в иных случаях, предусмотренных законодательством или определенных Правилами, подпись нотариуса заверяется оттиском печати с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации. На иных документах, в том числе на гражданско-правовых договорах, обеспечивающих деятельность нотариуса, подпись нотариуса может быть заверена оттиском печати без воспроизведения Государственного герба Российской Федерации.
Оттиски печатей с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации выполняются штемпельной краской синего, голубого или фиолетового цвета (п. 37 Правил нотариального делопроизводства).
Печать нотариуса с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации подлежит замене: при изменении указанного на ней нотариального округа нотариуса, наименования нотариального округа; при изменении указанного на ней наименования государственной нотариальной конторы; при изменении фамилии, имени, отчества (при наличии) нотариуса; при наличии на печати нечитаемого текста и иных дефектов; при утрате. Также печать нотариуса с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации подлежит замене при централизованной замене печатей нотариусов с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации в связи с утверждением нового образца таких печатей. Печать нотариуса с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации подлежит изъятию при прекращении полномочий нотариуса, занимающегося частной практикой, увольнении нотариуса из государственной нотариальной конторы.
В соответствии с п. 44 Правил нотариального делопроизводства для учета документов, группировки документов в дела, определения сроков их хранения нотариусом, занимающимся частной практикой, или государственной нотариальной конторой утверждается номенклатура дел на соответствующий год – систематизированный перечень наименований (заголовков) дел с указанием сроков их хранения.
Номенклатура дел ежегодно составляется нотариусом, занимающимся частной практикой, а в государственной нотариальной конторе – нотариусом или лицом, уполномоченным на это территориальным органом, в конце каждого года и вводится в действие с 1 января следующего календарного года. Номенклатура дел составляется в двух экземплярах, подписывается составившим ее лицом и представляется до 1 декабря текущего года нотариусом, занимающимся частной практикой, в нотариальную палату, государственной нотариальной конторой – в территориальный орган для утверждения (п. 45 Правил нотариального делопроизводства).
Номенклатура дел составляется на основе Примерной номенклатуры
161
«Российская газета», № 6, 15.01.2014.
Пункт 55 Правил нотариального делопроизводства устанавливает, что все имеющиеся у нотариуса, занимающегося частной практикой, или в государственной нотариальной конторе документы формируются в дела посредством их группировки в соответствии с номенклатурой дел и систематизируются внутри дела. Дело состоит из сгруппированных в отдельной папке документов, относящихся к определенному вопросу (например, договоры страхования профессиональной ответственности нотариуса), нотариальному действию (например, договоры об ипотеке), определенной области деятельности нотариуса (например, личные дела работников) и т. д. (п. 56 Правил нотариального делопроизводства).
В дела группируются документы одного календарного года, исключение составляют переходящие дела, ведущиеся в течение нескольких календарных лет.
Внутри дела документы систематизируются в хронологическом порядке, если Правилами не установлено иное. В делах, содержащих переписку по различным вопросам, документ-ответ помещается за документом-запросом. При возобновлении переписки по определенному вопросу, начавшейся в предыдущем году, документы включаются в дело текущего года с указанием индекса дела предыдущего года (п. 57 Правил нотариального делопроизводства).
При формировании дел необходимо соблюдать следующие правила:
– помещать в дела документы в соответствии с заголовками дел в утвержденной номенклатуре дел;
– раздельно формировать в дела документы с различными сроками хранения, кроме документов, относящихся к разрешению конкретного вопроса (нотариального действия);
– группировать в дела документы одного календарного года, за исключением переходящих дел;
– не помещать в дела документы, подлежащие возврату, лишние экземпляры, черновики.
По объему дело, как правило, не должно превышать 250 листов. Если количество листов в деле превышает 250, дело подразделяется на тома или части тома.
Приложения к документам, независимо от даты их составления, присоединяются к документам, к которым они относятся. Если после помещения приложения в дело его объем составит свыше 250 листов, то приложение может формироваться в отдельный том, о чем в документе делается отметка.
При наличии в деле нескольких томов индекс и заголовок дела помечаются на обложке каждого тома с добавлением слов «т. 1», «т. 2» и т. д. (п. 58 Правил нотариального делопроизводства).
Оформление дела состоит из комплекса работ по подготовке дела к хранению, включающего описание дела на обложке, брошюровку, нумерацию листов, составление заверительной надписи и внутренней описи (п. 62 Правил нотариального делопроизводства).
Дела подлежат оформлению при их заведении и после окончания ведения дела после завершения календарного года (за исключением переходящих дел).
После окончания дела проводится его полное или частичное оформление в зависимости от сроков хранения дела, устанавливаемых в соответствии с номенклатурой дел.