Management по-русски. Технология эффективного управления в малом бизнесе

Савельева Ольга Васильевна

Организационная структура громоздкая, неэффективная. Руководители начинают задумываться об оптимизации и поиске внутренних резервов.

Периодически ощущается недостаток финансов, появляются кассовые разрывы – отсутствие денег в нужный момент времени для оплаты плановых расходов. Руководители изучают возможность привлечения кредитов и займов.

Важной темой становится управленческий учет и его достоверность. Начинают внедрять учетные программы, систему бюджетирования.

Этап упадка. Выручка фирмы снижается либо находится на одинаковом уровне, не перекрывая даже коэффициент инфляции. Прибыль около нуля либо имеется стойкий убыток.

Главной темой становится своевременное погашение кредитов, налогов, выплата заработной платы. Финансовая служба непрерывно оформляет документы на получение новых кредитов для погашения имеющихся.

Руководители

созревают для оптимизации и начинают сокращение штата. По этому сигналу наиболее квалифицированные сотрудники неожиданно уходят сами, наименее толковые «держатся зубами». Общий уровень квалификации в фирме стремительно снижается. Текучка кадров усиливается.

Бессистемное сокращение персонала порождает нарушение устоявшихся бизнес-процессов и организационный коллапс. Клиенты отказываются от сотрудничества.

Юристы фирмы все чаще находятся в судах, отбиваясь от исков контрагентов и бывших сотрудников.

Вот такая «се ля ви». Естественный вопрос – можно ли противостоять времени и исключить последний этап? Наверное, нет. Но растянуть первые либо отсрочить наступление последнего, перевести фирму в такой цикл вполне реально. Для этого нужен управленческий консалтинг.

Управленческий консалтинг

Управленческий консалтинг – это деятельность, направленная на повышение эффективности работы компании. Он подразделяется на стратегический, маркетинговый, кадровый и операционный.

В этой книге речь в основном об операционном консалтинге.

Операционный консалтинг – построение эффективной системы управления: распределение функций, полномочий, ответственности, материальных стимулов, построение системы бизнес-процессов, оптимальной системы информационного обмена и документооборота, внедрение системы прогнозирования, планирования и анализа деятельности, построение оптимальной структурно-функциональной схемы.

Услуги по управленческому консалтингу оказывают специализированные фирмы.

На практике различаются два вида консалтинга: макро и микро. Макроконсалтинг имеет дело с крупными предприятиями, «гигантами отрасли», микроконсалтинг работает с малым бизнесом – компаниями численностью не более 300–500 человек.

Отличия принципиальны. Часто приходится слышать такие отзывы: «приходили консультанты, нагнали студентов, отвлекли всех от работы на несколько месяцев, написали толстый отчет и ушли». Это макроконсалтинг. Он работает с процессами (см. «Моделирование бизнес-процессов »).

Технология такая – выбирается проблемный процесс, бизнес-аналитики (те самые студенты) собирают информацию на предприятии по специально заданным шаблонам и передают методисту, находящемуся в офисе консалтинговой фирмы.

Методист анализирует, описывает процесс «как есть» (as is), затем моделирует «как должно быть» (to be). Проект предоставляется заказчику.

При работе с несколькими крупными или узкоспециализированными процессами часто привлекаются субподрядчики – другие консалтинговые фирмы, имеющие компетенции в соответствующих областях.

В микроконсалтинге такая технология не работает, потому что изменения одного процесса неизбежно влекут изменения во всей компании.

Поэтому консультанты работают не столько по процессам, сколько оптимизируют работу комплексно, не оставляя без решения даже самые мелкие вопросы.

В микроконсалтинге студентов не привлекают за ненадобностью, а квалификация специалистов должна быть не только достаточно высокой, но и разносторонней, позволяющей понимать работу всех подразделений предприятия-заказчика.

Может ли предприятие самостоятельно оказать себе такие услуги? Скорее всего, нет. Если привести аналогию из области медицины, то это будет похоже на самолечение. «Больной» некритично относится к своему состоянию и в силу некомпетентности видит только симптомы болезни, которые его беспокоят, но не понимает системных причин и способов излечения.

Кроме того, всегда мешает «текучка» – организационные изменения носят стратегический характер, а у руководителей на первом плане находятся более животрепещущие проблемы. В самой фирме нет компетентных специалистов, которые могут заниматься только развитием.

Мешает и «замыленность» взгляда – очень часто руководители бывают удивлены, увидев описание существующего процесса, будучи уверены,

что «все совсем не так».

Иногда консультанты выявляют резервы, которые не замечают заказчики. В практике бывали совсем анекдотические случаи.

Конец девяностых. Консультируем хозяйку ресторана, которая жалуется на падение выручки и недостаток наличности для закупки продуктов. Ресторан, помимо основной деятельности, продает мелким оптом полуфабрикаты. Изучаем отчетность.

– Сколько, говорите, у вас выручка?

– XXX рублей.

– Хм, а по отчету в три раза больше…

– Дык, это же не деньги – это безнал.

Этот «безнал» от мелкооптовых покупателей накапливался на расчетном счете, а директор искренне считала, что нет средств на закупку продуктов, потому что «безналом платят только налоги и коммуналку ».

Бизнес-консультанты работают с фирмами, осуществляющими самые разные виды деятельности, это позволяет переносить лучшие практики и применять новые способы решения проблем. К тому же консультанты часто хорошие трабл-шутеры [7] , они умеют решать, казалось бы, нерешаемые задачи.

2001 год, крупная региональная алкогольная компания. Вагонные поставки алкоголя, есть проблема учета на складе – при каждой инвентаризации вынуждены списывать огромные суммы на недостачу.

Работники склада объясняют это невозможностью правильной приемки товара: поставщики-де недокладывают или приходят уже битые бутылки, а пересчитать сразу при разгрузке нельзя – объемы большие, вагоны стоят в очередь, штрафы за простой вагонов и т. п.

Собственник бизнеса поставил нам эту задачу как нерешаемую. За несколько лет существования фирмы никто не смог предложить реальный выход.

Мы приехали на склады и посмотрели на процедуру приемки: алкоголь был упакован в коробки на паллетах, которые погрузчиком доставали из вагона и перемещали на склад.

Вскрывать каждую коробку и пересчитывать бутылки было действительно нерационально. Понаблюдав еще немного, мы уехали и на следующий день принесли решение.

Мы предложили приобрести промышленные электронные весы до тонны и обязать водителя погрузчика совершать дополнительное действие – не увозить сразу паллету на склад, а вначале ставить на весы.

Вес паллеты с алкоголем известен, одной бутылки – тоже, погрешность весов около 200 г – это позволяет быстро определять, есть ли в паллете недовложения или бой. Такие паллеты убирать в сторону и затем пересчитывать вручную, а «правильные по весу» везти на склад.

Такой способ приемки практически не увеличивал время разгрузки вагона, позволял достоверно определять количество полученного товара и, при необходимости, предъявлять претензии поставщику.

Это пример решения крупной «дорогостоящей» проблемы. Однако в каждой фирме найдутся мелкие проблемки, которые создают конфликтную обстановку и никак не решаются.

Консультировали фирму – поставщика фруктов и овощей. В числе прочих вопросов нас попросили подумать над ситуацией с доставкой заказов:

покупатели (магазины и мелкие торговые точки) заказывали фрукты, экспедиторы получали товар на складе и доставляли транспортом компании.

Проблема заключалась в том, что каждая накладная затем возвращалась с пометками, сколько товара недоставало при приемке у покупателя.

Приходилось заново переоформлять отгрузочные документы, довозить товар, а главное – списывать на убыток разницу.

Тема была очень больная – кладовщики перманентно конфликтовали с экспедиторами, экспедиторы ссылались на нечистоплотность сотрудников приемки у клиентов, которые «подкручивают весы», все друг друга подозревали, атмосфера была накаленная, клиенты недовольны, фирма несла убытки. Мы не стали заниматься расследованием возможных причин недостач: кто что подкручивает или просто выдумывает. Понадобилось не больше часа, чтобы поговорить со всеми заинтересованными сотрудниками и дать решение.