Management по-русски. Технология эффективного управления в малом бизнесе
Шрифт:
Генеральный директор Петров П.П.
Последний пункт приказа обычно такой: «Контроль оставляю за собой» или «контроль возложить на…» и подпись директора. На практике директор не в состоянии лично контролировать и следить за сроками и объемами выполнения поручений, указанных в приказе. Как правило, контроль исполнения осуществляют сотрудники отдела делопроизводства, которые регистрируют приказ и вносят данные из него в реестр поручений, который ведут в рабочем порядке в таблицах Excel.
Если есть система электронного документооборота (СЭД), то контроль исполнения осуществляется
Значительная часть поручений выдается во время совещаний. Поэтому необходимо внедрить эффективную систему ведения протоколов: сотрудник отдела делопроизводства (или любой другой ответственный сотрудник) ведет протокол во время совещания сразу в электронном виде по заданной форме. Руководитель совещания четко формулирует пункты протокола и поручения – диктует их.
В результате в течение одного-двух часов после совещания его участникам высылается утвержденный протокол с поручениями.
Мы неоднократно успешно внедряли подобную систему. Основная трудность – убедить руководителей сразу формулировать вслух пункты протокола для записи под диктовку. Почему-то многие считают, что секретарь или делопроизводитель должны сами догадаться, о чем идет речь, и самостоятельно сформулировать поручения. Приходилось указывать на нелогичность такого подхода: «Получается, у вас секретари не уступают по квалификации руководителям фирмы?»
Ведение протокола на бумаге или последующая расшифровка аудиозаписи значительно снижают скорость и качество создания протокола, что, в свою очередь, удлиняет сроки выполнения поручений и тормозит работу фирмы.
Контроль выполнения планов работ, как правило, осуществляется во время еженедельных/ежемесячных итоговых совещаний, поскольку многие планы являются взаимосвязанными и их выполнение зависит от нескольких подразделений. Во время совещания удобно обсуждать ход исполнения со всеми участниками.
Контроль бизнес-процессов
В организации контроль бизнес-процессов осуществляется в рабочем порядке – путем мониторинга приказов, связанных с изменениями организационной структуры, появлением новых штатных единиц и т. п. Ответственный сотрудник вносит необходимые коррективы в действующие бизнес-процессы.Кроме этого, аудит бизнес-процессов желательно проводить в плановом порядке не реже одного раза в год: проверять актуальность, эффективность и нагрузку на сотрудников. По результатам аудита оформляют предложения о сокращении численности или необходимости расширения штата.
В крупных компаниях для этих целей создают административный департамент с функциями делопроизводства, контроля исполнения и бизнес-аудита.
В небольших фирмах работу с организационной структурой и бизнес-процессами поручают отделу персонала, юристам или отдают на аутсорсинг.
Аттестация
Аттестация – это форма контроля качества персонала, соответствия его квалификации текущим требованиям.
Рекомендуется проводить аттестацию не реже одного раза в два-три года.Процедура аттестации требует тщательной подготовки и скрупулезного соблюдения законодательства. Поэтому в комиссию по проведению аттестации обязательно должен входить юрист.
Аттестация помогает:
• выявить и, при необходимости, уволить некомпетентных работников;
• сформировать план по повышению квалификации сотрудников;
• выявить «избыточную квалификацию» работников и сформировать предложения по карьерному росту внутри компании для таких сотрудников.Регулярное проведение аттестации мотивирует персонал повышать свои компетенции и актуализировать профессиональные знания. В сочетании с качественной системой обучения и повышения квалификации она дает хорошие результаты.
Часть вторая
Бизнес-аудит
Всякий раз, когда в текущем процессе появляются отклонения, надо задать следующие вопросы:
«Это случилось потому, что у нас не было стандарта?
Это случилось потому, что мы не следовали стандарту?
Это случилось потому, что стандарт не был адекватным?»
Масааки Имаи, «Гемба кайдзен: путь к снижению затрат и повышению качества»
Идея, что время от времени необходимо переосмысливать бизнес-процессы, чтобы делать их более эффективными и исключать нерациональные элементы, актуальна сегодня как никогда прежде.
Билл Гейтс
Чтобы построенная модель фирмы не теряла свою эффективность, необходимо периодически проводить бизнес-аудит: проверку соответствия бизнес-процессов потребностям бизнеса, внутренним нормативным документам, которые их регулируют, и действующему законодательству.
В крупных фирмах создают специальные подразделения, ответственные за разработку, внедрение и мониторинг эффективности бизнес-процессов.
Если такого подразделения или сотрудника нет, то бизнес-аудит проводят не реже одного раза в год при помощи консалтинговой компании или приглашенного специалиста.
Корректировку организационной структуры следует осуществлять в рабочем порядке после каждого изменения названий должностей, подразделений или введения новых должностей.
Как проверить актуальность бизнес-процессов?
Нужно пройти по всей цепочке операций, провести интервью с каждым из участников и определить:
1. В точности ли соответствуют осуществляемые операции тем, которые изложены в описании бизнес-процесса?
2. Какие проблемы возникают при осуществлении операций?
3. Удовлетворяют ли документы, которые оформляются в процессе?
4. Не утратили ли актуальность некоторые операции или документы?
5. Не появились ли новые операции или бизнес-процессы, ранее не регламентированные?