Медиарилейшнз на 100%. Искусство взаимодействия с прессой
Шрифт:
В некоторых компаниях практикуется «факс по требованию». Это услуга для журналистов, которые, набрав определенный бесплатный номер, тут же получают на свой факс материалы о компании по нужной теме: история, оборот, биографии руководящего состава и т. д.
Хотя факсимильный аппарат выходит из употребления, во многих редакциях и домах журналистов он все еще используется.
Курьером
Для пересылки информации в редакцию можно воспользоваться услугами курьрской почты. В таком случае материалы будут доставлены быстро, в течение четко обозначенного срока с указанием
Можно предположить, что курьерская доставка придает посланию более важный вид, но работники редакций утверждают, что для них без разницы, как было доставлено послание – курьерской почтой или обычной.
Однако, смысл использования курьеров в определенных ситуациях есть. Это относится к ситуациям, когда речь идет о новостных материалах, которые нельзя переслать по обычной почте (из-за медлительности) или по электронной почте (из-за структуры, объемности, габаритов и т. д.)
Обычной почтой
С помощью обычной почты можно доставить материалы в осязаемом традиционном виде, что может цениться многими журналистами. Например, обычное почтовое приглашение можно сразу использовать, а электронное сначала придется распечатать, и т. д.
Почта не раздражает. Респондент сам выбирает читать или не читать, и если читать, то когда и где. Телефон же обычно принуждает человека к общению.
Опросы работников СМИ подтверждают, что обычная почта все еще пользуется у них большим уважением. Так, например, «согласно опросу 1100 журналистов, организованному PR-агентством Dayton штата Огайо, 74 % респондентов хотят, чтобы материалы им присылали по почте.
По данным другого опроса, осуществленного PR-фирмой из Канзаса, журналистов, предпочитающих получать пресс-релизы по обычной почте, в 18 раз больше, чем приверженцев электронной почты и других новых технологий. Согласно еще одному опросу журналистов, проведенному по всей стране в 1999 г. компанией Bennett & Company из Флориды, 90 % респондентов считают обычную почту лучшим способом доставки материалов.» [98]
Хотя с каждым годом приверженцев электронной почты становится все больше, обычная почта вряд ли выйдет из употребления. В традиционное письмо можно вложить и пресс-релиз, и дополнительные (в том числе) иллюстративные материалы (фотографии, слайды), и плоские или раскладывающиеся образцы, и т. д.
98
Уилкокс Деннис Л. Как создавать PR-тексты и эффективно взаимодействовать со СМИ. – М.: Консалтинговая группа „ИМИДЖ-Контакт”: ИНФРА-М, 2004, с.354
К недостаткам обычной почты в первую очередь можно отнести ее медлительность. Также стоит отметить и то, что отправляя письмо по почте мы не можем, в отличие от телефонного общения, понять реакцию журналиста на сообщение.
Не стоит особым образом оформлять письма – это может отвлекать, раздражать журналистов. Им в первую очередь нужны интересные факты, а не особый конверт или бумага письма.
Обычно для отправки важных материалов используют заказные письма. Они должны иметь именной характер. На конверте должно быть указано конкретное имя журналиста – получателя, и имя специалиста по медиарилейшнз – отправителя.
Наиболее подходит обычная почта для рассылки материалов в местные и региональные СМИ, когда сообщение доходит до адресата за 1–3 дня. В удаленные – национальные или интернациональные СМИ информацию лучше посылать через другие каналы.
Почту можно посылать, как самостоятельно, так и с помощью компаний, специализирующихся на почтовой рассылке. Они могут растиражировать необходимые материалы, вложить их в конверты, наклеить марки и ярлыки с адресами, доставить отправление на почту. При больших объемах рассылки такая услуга может оказаться очень полезной.
Электронной почтой
Электронная почта сегодня прочно вошла и в личную жизнь обычных граждан, и в профессиональную деятельность специалистов по медиарилейшнз.
Электронная почта унаследовала основные черты традиционной почты, но имеет и свои специфические отличия. Ее отличают:
– Высокая скорость. Подготовить и разослать письмо в сотни и тысячи адресов можно в течение нескольких минут. Первые отклики могут быть получены уже через несколько секунд после рассылки.
– Очень простое производство, не требующее дорогого оборудования или квалифицированных специалистов.
– Отсутствие ограничений на объем. Можно составить длинное убедительное письмо.
Электронный формат позволяет использовать цвет, динамику, звук, усиливающие воздействие на потребителя (rich media mail).
У электронной почты нет ограничений, связанных с государственными границами, почтовыми системами и часовыми поясами.
Этот вид связи очень дешев.
Электронная почта обеспечивает удобство обратной связи. Для ответа достаточно просто внести текст и нажать на кнопку «отправить». Ни конвертов, ни боязни ошибиться в адресе и т. д.
С помощью электронной почты журналист легко может не только ответить, но и переслать письмо коллеге или руководству.
Журналисту легко редактировать и править электронные материалы, искать в них информацию по ключевым словам.
Электронная почта очень удобна с точки зрения хранения архивов переписки, а также для составления и ведения списков рассылки. С помощью электронной почты очень легко организовать регулярную рассылку новостей, комментариев (ежедневную или ежемесячную).
Для отправки электронной почты, разумеется, нужно техническое средство (компьютер или мобильный телефон) и линия (кабель беспроводный доступ).
За трафик при получении писем платит получатель. И хотя накладные расходы в электронной почте не столь велики, как при факсовой рассылке, тем не менее пустые, неделовые письма раздражают. Тем более, что их в связи с легкостью производства и рассылки обрушивается на журналистов все больше и больше.
Раздражают работников редакций и «навороченные» передовой графикой письма, которые отказывается читать средний пользовательский компьютер.
Для эффективной работы необходимо правильно оформлять электронное письмо. Надпись «от кого» должна четко указывать на конкретного отправителя. Не нужно имитировать подпись некоего знакомого журналиста, прячась за распространенными именами. Такой подход раздражает.