Медиарилейшнз на 100%. Искусство взаимодействия с прессой
Шрифт:
Обычно специальные мероприятия для прессы проводят в начале или конце дня, а также в перерывах.
Журналисты должны иметь четкую программу на каждый день работы конференции. Тогда у них будет возможность собрать максимум необходимой информации и подготовить высококачественный материал.
Семинары
Работа с журналистами на семинарах схожа с тем, что приходиться делать на конференции. Отличие в том, что семинар – это менее масштабное мероприятие. Однако, многие семинары могут представлять даже больший интерес для журналистов, чем конференции. Связано это с тем, что на последних, как правило, обсуждаются глобальные,
Многие представители прессы принимают приглашение на семинар, если видят в программе имена экспертов, с которыми им будет полезно пообщаться.
На семинары стоит приглашать не только опытных, разбирающихся в обсуждаемых вопросах журналистов, но и новичков, только «входящих» в специализированную тему. Для них посещение такого мероприятия – это прекрасная возможность получить новые знания, познакомиться с экспертами. Новички будут благодарны за приглашение. Эта благодарность может отозваться благоприятными для компании публикациями, когда начинающие журналисты профессионально «заматереют».
Выставки
Основная цель проведения выставок – представление новых товаров или технологий своим партнерам или клиентам. Вместе с тем эти мероприятия также стоит использовать для работы с прессой. Многие журналисты посещают выставки, чтобы узнать о новых товарах и услугах, о передовых технологиях, о перспективных компаниях и т. д.
При всей своей традиционности выставки по-прежнему высокоэффективны. Одно из многочисленных подтверждений тому – спецакция, проводившаяся компанией Department 56 – производителем коллекционных сувениров в «кантри» стиле – совместно с агентством Carmichael Lynch Spong в 1996 году. Так в марте того года Department 56 провела у себя в выставочном зале компании в Нью-Йорке встречи с редакторами 15 общенациональных журналов. Общий тираж этих журналов составлял более 20 млн. экземпляров. Встречи с редакторами позволили разместить сообщения в 12 общенациональных журналах, в том числе в Woman’s Day, Country Living, Colonial Homes и Modern Bride.
Сложность работы с журналистами на выставках заключается в том, что обычно это очень большие мероприятия и работники прессы не всегда могут составить для себя четкую программу действий: посещения, интервью, знакомства и т. д. Сложностей добавляет и то, что многие компании одновременно ведут работу с журналистами, и тем приходиться весьма тщательно выбирать, кого предпочесть для общения.
Первое впечатление о компании на выставке будет составлено из того, как выглядит ее стенд (дизайн, свет, чистота, оборудование, персонал и т. д.). Также важно место, где размещается представительство компании. Центральное место, где проходит много людей, будет стоить дороже. Однако, в таком случае и шансов на то, что клиенты, партнеры и журналисты не смогут пройти мимо, значительно больше, чем если бы стенд стоял в боковом проходе или тупике.
Представитель компании на выставке в первую очередь настроен на общение с потенциальными партнерами и клиентами. Вместе с тем, он должен быть готов к тому, что к нему с каким-либо вопросом обратиться журналист. Под рукой всегда необходимо имет медиакит, бланк ответов на возможные вопросы прессы, а также координаты «палочки-выручалочки» в лице специалиста по медиарилейшнз.
На выставках обычно есть пресс-центры, где можно организоваться работу компании
На каждый день работы выставки нужно подготовить программу мероприятий в пресс-центре (пресс-конференция, брифинг, презентация, фуршет) и на стенде компании (демонстрация, выступление). Эту программу можно распространить и через пресс-центр выставки, и напрямую в СМИ. Журналистов разных газет, радио, телевидения могут привлечь разные демонстрации или выступления различных представителей компании, независимых экспертов и т. д.
В конце общения с журналистами кроме медиакита стоит предоставить образцы товаров, демонстрируемых на выставке, или, по крайней мере, фирменные сувениры.
Основные мероприятия для прессы лучше проводить в первый день выставки, т. к. многие журналисты будут на ней только в это время.
Специальные мероприятия для партнеров и клиентов
Компании нередко проводят для своих партнеров и клиентов специальные мероприятия – приемы или вечерники (business-party), посвященные всенародному празднику или дню рождения компании и т. д. Также организуют выезды на природу, на спортивное соревнование или концерт.
Во время таких мероприятий укрепляются неформальные связи между сотрудничающими людьми. Пригласить на вечернику или концерт стоит не только партнеров или клиентов, но и журналистов, с которыми также будет полезно пообщаться в нерабочей обстановке.
Следует, однако, помнить, что журналист и на отдыхе остается журналистом. Поэтому любое специальное мероприятия нужно организовывать не менее тщательно, чем конференцию, семинар или выставку.
Прежде всего нужно узнать мнение приглашенных партнеров или клиентов: не возражают ли они против присутствия на мероприятии журналистов. Может быть, что кого-то из решивших расслабиться гостей, будут смущать находящиеся рядом «акулы пера».
Также стоит «прощупать» гостей, о чем они могут поговорить с журналистами. Не выскажет ли какой-либо раскрепостившийся гость негативной информации в адрес компании.
Организуется специальное мероприятие по обычной схеме: планирование (выбор места, времени), оповещение гостей, встреча на месте, помощь во время мероприятия и т. д.
Не стоит устраивать вечеринки в понедельник, когда все настроены на предстоящую рабочую неделю, и в пятницу, в конце которой многие спешат к семьям или за город. Хороший день – четверг. Начало – после окончания рабочего дня (19.00–20.00).
Место должно быть удобным, как для того, чтобы до него добраться днем, так и для того, чтобы уехать обратно поздней ночью.
Если гости приглашаются на спортивный матч или концерт, то с программой в целом все ясно. Если же предусматривается вечеринка, то она может начинаться с небольшой вступительной речи, поясняющей повод для встречи, а также с объявления ее программы.
Еда и напитки не должны кончиться в разгар веселья, иначе гости будут глубоко разочарованы.
Стоит позаботиться о присутствии фотографа. Снимки потом можно предоставить гостям на память, журналисты же могут использовать их в публикациях. Фотографии вместе с медиакитом стоит разослать в редакции на следующий после мероприятия день. В медиаките наравне с обычными информационным материалами обязательно должна быть информация о поводе, по которому было проведено мероприятие, а также список гостей, программа и т. д.