Медиарилейшнз на 100%. Искусство взаимодействия с прессой
Шрифт:
Стоит размещать журналистов рядом с представителями компаний, чтобы они могли неформально общаться на протяжении всего пресс-тура.
У организаторов не должно быть более комфортных мест и условий, чем у журналистов. Это не останется незамеченным.
Лучше не пытаться сэкономить на дешевом транспорте, жилье, питание и т. д. Это также будет раздражать журналистов. Не важно какой длительности был пресс-тур, организовывался ли легкий завтрак или роскошный фуршет, журналисты всегда обратят внимание на то, что было в тарелке.
Посещение места события, с одной стороны, дает сотрудникам
Прежде всего представители компании должны взглянуть на мероприятие глазами журналистов. Ведь работники прессы скорее всего обратят внимание и на то, к чему привыкли или чего не хотят замечать сотрудники компании. Любые мелочи могут отвлечь журналистов от главного, «смазать» информационную картинку.
Пресс-тур для журналиста начинается с получения персонального приглашения. Даже если на день открытых дверей приглашаются все желающие и объявление публикуется в СМИ, работников редакций следует приглашать отдельно. В приглашении описывается суть предстоящего пресс-тура (информация, которую с его помощью можно будет получить), обозначаются даты и место, указывается на полную или частичную бесплатность мероприятия и т. д. К приглашению прикладывается подробная программа пресс-тура, а также инструкция, как добраться до места сбора, что желательно с собой взять, как подтвердить свое участие и т. д.
Конечно, приглашения должны быть разосланы заблаговременно.
Для того, чтобы журналисты могли работать с как можно более полной и точной информацией, для них должны быть подготовлены необходимые материалы: перечни людей, с которыми предстоит встретиться в течение пресс-тура, их биографии, пресс-релизы, фото и видеоматериалы. К каждому конкретному пресс-туру нужно разрабатывать свой специфический медиакит.
В конце пресс-тура обычно раздаются подарки, повышающие настроение гостям. Это могут быть образцы продуктов, изготавливаемых на посещаемом объекте или какие-то фирменные сувениры компании.
Если в пресс-туре участвует большое количество журналистов, то заранее стоит разбить их на группы, прикрепив к каждой из них представителя компании.
Чтобы пресс-тур был проведен на высоком уровне, особое внимание следует уделить подготовке сопровождающего персонала. У каждого представителя компании должен быть бадж с указанием имени и фамилии. Если пресс-тур проходит в месте массового скопления людей, то нужно иметь специальный флажок или другой опознавательный знак. Если вокруг очень шумно, то представителю компании стоит предоставить мегафон. Транспорт необходимо оснастить соответствующим оборудованием, чтобы все слышали, что говорит гид.
Все представители компании или специально нанятые гиды, должны пройти необходимую подготовку, чтобы в любой момент помочь журналистам. В том числе и ответить на какие-то вопросы, связанные со спецификой оборудования или технологий, используемых на посещаемом объекте. Также представители компании должны знать, что делать в непредусмотренных ситуациях (авария, приступ болезни и т. д.)
Прежде чем рассылать приглашения стоит провести
В некоторых случаях можно организовать и виртуальные пресс-туры с помощью радио, телевидения и интернета.
Во время радиопресс-тура (radio media tour, RMT) журналист из студии общается с разными людьми в разных концах города или страны. Это недорогой способ распространения информации, который не требует больших временных затрат. Каждый представитель компании может отвечать на вопрос журналиста, находясь у себя в офисе.
Телевизионный пресс-тур, конечно, представляет копанию более выигрышно, но он и более затратен, как с точки зрения средств, так и сил, и времени на подготовку. Организуя его нужно позаботиться о фоне картинке, о телегеничности выступающего, его одежде, манерах и т. д.
Посещение редакции
Специалист по медиарилейшнз может организовать не только посещение объектов компании журналистами, но и наоборот – посещение офиса редакции представителями компании. В таком случае специалист по медиарилейшнз может добиться контактов сразу со значительным количеством журналистов. При этом можно будет поговорить и на темы, которые не мотивируют журналистов на выездную пресс-конференцию, брифинг и т. д.
Во время посещения редакции сотрудниками компании работникам СМИ действительно не нужно никуда ехать или идти, информация сама «приходит» к ним. Однако, такой вид распространения информации подходит не для всех. СМИ может отказать в организации посещения, если посчитает, что такое мероприятие не принесет пользы, или вообще будет отвлекать, раздражать работников. То есть компания, которая решила провести посещение редакции, должна быть интересна последней. Такой компанией может быть очень крупная фирма, с различными подразделениям, занимающимися различными видами деятельности, которые с информационной точки зрения интересует различные службы или отделы одной редакции. Также редакцию может заинтересовать, например, такой гость, как местная (или более высокого уровня) администрация.
Во время посещения редакции обычно не ставится цель добиться какой-либо немедленной публикации. Главное во время такого мероприятия – установить неформальные отношения, которые помогут вести длительное взаимополезное сотрудничество.
Если удалось договориться с редакцией о посещении, то в ней заказывается зал. (Он обычно есть у всех СМИ для пресс-конференций, круглых столов и т. д.) Далее составляется развернутый план:
– представление гостей (ведущих специалистов компании),
– выступление топ-менеджера компании перед всеми журналистами,
– интервью топ-менеджера,
– встречи ведущих специалистов с ведущими журналистами или профильными отделами редакции.
Посещение редакции заканчивается небольшим фуршетом, организованным компанией.
Во время работы в общем зале компанией может быть использовано собственное или арендованное оборудование.
Как хорошо бы не планировалось посещение редакции, часть ее журналистов всегда будет отсутствовать из-за командировок, срочных выездов на место события или работы над срочным материалом.