Менеджмент. Учебник
Шрифт:
При принятии решения о проведении презентации очень важно с самого начала точно определить ее цель, тему и аудиторию, на которую она должна быть рассчитана.
Целью презентации является ответ на вопрос: «Чего мы хотим добиться от этой акции?» Одно из главных требований при формулировании цели – определенность. Цель должна быть достаточно узкой: нельзя от одного относительно непродолжительного мероприятия требовать слишком многого. Формулировка цели должна определять, что участники презентации смогут узнать в ее результате и что от них рассчитывает получить благодаря этим знаниям фирма, проводящая презентацию.
К
Правильно поставленная цель позволяет четко и конкретно сформулировать тему презентации. Тема презентации прежде всего должна быть конкретной, соответствовать цели, намечать направления ее реализации. Очень важно, чтобы тема была привлекательной для приглашенных на презентацию участников и, конечно, была им понятной. По сравнению с целью тема должна быть более детализированной, адресной. Так, в соответствии с приведенной выше целью тема может звучать так: «Возможные схемы проведения бартерных сделок при поставках снегоуборочных машин для нужд коммунального хозяйства Ленинградской области». Определив тему презентации, следует ее развернуть и тщательно структурировать – разбить на составляющие части и определить их временную продолжительность.
В центре презентации – личность выступающего, презентирующего. От его качеств – умения, опыта, знаний, практической подготовленности на все сто процентов – зависит успех презентации.
Главными инструментамивыступающего являются зрительный эффект, форма выступления (прежде всего характер речи) и лишь на третьем месте – содержание выступления. Этим, в частности, объясняется тот общеизвестный факт, что презентации «под перевод» проходят значительно хуже, чем когда выступающий и аудитория понимают друг друга без переводчика.
Итак, решающее значение имеет зрительная (визуальная) информация.Это связано с тем, что через зрительный канал человеком воспринимается от 80 до 90 % всей получаемой информации. Зрительные впечатления от выступления складываются из оценки внешнего вида выступающего (внешности, одежды, манеры держаться и т. д.) и используемого им демонстрационного материала. Не последнюю роль играет и владение презентирующим так называемым «языком тела». Определенные позы и жесты человека вызывают непроизвольную подсознательную ответную реакцию, которая может быть как благоприятной, так и неблагоприятной для целей презентации. К примеру, сцепленные ниже пояса руки вызывают негативную реакцию, а свободная жестикуляция руками на уровне груди – положительную.
Воздействие выступающегои демонстрируемого им материала на аудиторию можно условно разложить на рациональную и эмоциональную составляющие. Рациональнаясоставляющая опирается на разум и обращена к сознанию человека. Это содержание выступления, приводящиеся в нем аргументы, доказательства, цифры и факты. Эмоциональнаясоставляющая апеллирует к чувствам человека, затрагивает
Мимикадолжна создать добрый, благожелательный, внимательный взгляд, обращенный в глаза присутствующим на презентации. Надо, чтобы каждый в аудитории почувствовал, что речь выступающего обращена именно к нему.
Жестикуляция должнабыть выразительной, умеренной.
Поза– естественной, раскованной. Но ни в коем случае не развязной, не следует держать руки в карманах, размахивать руками, тереть лоб, причесываться и т. п.
Интонацияголоса складывается из модуляций, громкости звучания, ударений.
Модуляцияпредставляет собой чередование высоких и низких тонов голоса. Она придает сказанному ярко эмоциональную окраску. Так, переход к высоким тонам свидетельствует о важности, значительности сообщаемой информации. Усиление или уменьшение громкостиприменяется для выделения тех мест (фраз или даже абзацев) в сообщении, которые требуют особого внимания. Этой же цели можно достигнуть и с помощью ударений – выделения голосом отдельных слов.
Основной смысл воздействия личности выступающего на аудиторию в том, что эта личность неповторима, уникальна.Если бы это было не так, более целесообразно (и, конечно, намного дешевле) стало бы использование на презентации вместо живого выступающего видео- и аудиозаписи. Воздействие неповторимой человеческой личности определяется тем, что только человек способен сформировать и донести до аудитории свою индивидуальную и потому неповторимую точку зрения, выразить свое отношение к рассматриваемому предмету. Манера поведениявыступающего, его поза, жесты, интонации и, естественно, аргументы будут восприниматься аудиторией как внешние проявления этой личности. Именно это способно вызвать положительные эмоции аудитории и, что особенно важно, – способствовать распространению возникших симпатий на объект презентации.
В ходе подготовки к презентации необходимо определиться с ее аудиторией. Важно все время помнить, что главный участник презентации – не товар или услуга, а человек, которому этот товар предназначен. И первый вопрос, который должен поставить перед собой ведущий презентацию: к кому он будет обращаться?
В зависимости от избранной аудитории устанавливаются:
– состав группы лиц, готовящих и проводящих презентацию;
– форма подачи материала;
– содержание презентации;
– степень глубины и подробности раскрытия темы презентации.
Определившись во всех этих вопросах, необходимо задаться следующей мыслью: что больше всего будет интересовать участников презентации? Специалист в области презентаций А. Тонн-Поллекс (немецкая Академия менеджмента) говорит, что «презентирующий должен все время видеть на лбу каждого из участников презентации горящую надпись: "А что это мне даст?"»
Отвечая на этот коренной вопрос, необходимо продумать следующие ключевые моменты,определяющие работу с аудиторией: