Нет мотива – нет работы. Мотивация у нас и у них
Шрифт:
Правильно подготовленное и организованное совещание дает возможность учесть коллективный опыт и знания, способствует правильному решению проблемы. Кроме того, участие в принятии решения является мощным социально-психологическим стимулом, который способствует повышению деловой активности и квалификации, позволяет лучше представить цели коллектива и свою роль в их достижении, а также успешной реализации совместно принятого решения.
Помимо выработки цели, совещание может созываться для того, чтобы дать информацию о различных событиях или предложениях.
Эффективность совещания напрямую зависит от того, насколько правильно
Для успешной работы совещания в ходе его подготовки и проведения необходимо соблюдать ряд рекомендаций.
1. Предпочтительнее проводить совещания чаще, но с короткой повесткой дня, чем редко, но с большим числом вопросов. При выработке повестки дня необходимо определить проблему, подлежащую обсуждению, и сформулировать ее в простых, всем понятных, выражениях. Нецелесообразно в повестку дня одного совещания включать более одной крупной сложной проблемы, но допускается обсуждение ряда мелких оперативных вопросов.
Необходимо тщательно отобрать информационные материалы, позволяющие всесторонне и объективно рассмотреть проблему, и заранее познакомить с ними будущих участников совещания.
2. Первым пунктом в повестку дня лучше включить вопрос, решение которого достигается проще всего.
3. Выбрать участников совещания. Если на совещание приглашаются представители из других организаций, то целесообразно вместе с письменным приглашением на совещание, содержащим повестку дня, дать список его участников. Число участников должно быть минимальным (не более 15 – 20 человек), и определяется оно сложностью решаемой проблемы.
4. Четко определить функции, компетентность и ответственность совещания. Участники совещания должны знать не только то, что от них ожидается (информационное сообщение, высказывание точки зрения и т. д.), но и то, каким образом их участие будет способствовать решению обсуждаемых вопросов.
5. В приглашении, кроме даты и времени начала совещания, надо указать и предполагаемый час его окончания.
6. Предпочтительнее проводить совещания во второй половине дня (после 15.00), так как в первой половине дня все заняты решением оперативных вопросов. Но при этом обязательно выбирается время, удобное для всех участников.
7. Заранее определенные места для участников совещания создают на нем деловую атмосферу.
8. Правильно выбрать председателя совещания. Это должен быть специалист, который не только хорошо знаком с решаемой проблемой, но и умеет организовать работу совещания, т. е. привлечь других людей к активному участию в обсуждении. Он должен заинтересовать участников, создать деловую и откровенную обстановку.
9. Председатель совещания должен во вступительном слове напомнить регламент, даже если он известен всем. Особая роль в соблюдении регламента отводится председателю совещания. Однако проявлять уважение к регламенту должен каждый участник совещания независимо от занимаемой должности.
10. Результатом совещания должно быть решение, которое формулируется непосредственно на совещании и фиксируется в протоколе.
11. Когда в совещании участвуют руководители различных рангов, при обсуждении спорных вопросов слово сначала предоставляется подчиненным, а вслед за этим их непосредственным руководителям.
12. Оптимальная продолжительность совместной умственной деятельности групп людей составляет 40 – 45 минут. Поэтому спустя 40 – 60 минут у участников совещания ослабевает внимание: возникает шум, появляются лишние движения, разговоры. Если и дальше продолжать совещание без перерыва, то у большинства участников наступает утомление. После 90 минут работы внимание и интерес к обсуждаемым проблемам пропадают. Данный этап совещания специалисты по менеджменту называют периодом отрицательной активности. В этот момент человек становится неуправляемым, ко всему относится нервозно. Решения, принимаемые в такое время, отличаются экстремизмом. Если же совещание продолжается без перерыва 2 часа, то более 90 % его участников согласны на любое решение, лишь бы совещание скорее закончилось. Таким образом, оптимальная продолжительность совещания – не более 1 часа.
13. Полезно руководителю предварительно проверять целесообразность каждого совещания, даже если оно было запланировано заранее. Если будет установлено, что в проведении нет необходимости, совещание должно быть отменено.
14. Если в самом начале совещания выяснится, что участники не готовы к нему из-за не предоставленных своевременно материалов или по какой-либо другой причине, его нужно перенести.
Подытожив условия успешной работы совещания, можно сказать, что совещание закончится успешно, если оно не будет слишком длинным, первыми на обсуждение будут поставлены наиболее важные вопросы, все присутствующие смогут высказать свою точку зрения, регламент будет соответствовать намеченному, атмосфера будет свободной и непринужденной.
Цели должны быть:
1) конкретными, но не расплывчатыми, как: «Это надо сделать лучше»;
2) измеряемыми, чтобы их можно было измерять количественно;
3) труднодостижимыми, но одновременно реалистичными, чтобы быть достижимыми.
Работники смогут достичь поставленных целей только тогда, когда поверят, что способны их достичь.
Нереалистичные цели, превышающие возможности человека, разочаровывают и ведут к неудаче.
По возможности работников (исполнителей) надо вовлекать в процесс разработки целей.
При постановке целей необходимо учитывать, что людей вдохновляет работать с напряжением.
Работники должны понимать важность поставленной цели и то, как она вписывается в общую схему дел.
Руководитель должен информировать работников о результатах продвижения к цели. Информация должна быть простой для понимания и удобной по форме.
Преимущества при постановке целей в том, что:
1) сосредоточиваются все способности, интеллект для достижения запланированных результатов;
2) точно определяется, что необходимо сделать, а также личная причастность к делу и ответственность других работников;
3) контролируется срок выполнения задач, уменьшается вероятность отклонения от цели;
4) приносит исполнителю личное удовлетворение в сроки достижения целей.
Четкое определение стандартов деятельности позволит работникам своевременно и правильно направить свои способности и умения на улучшение достижений и получение вознаграждения.
Человек определяет для себя цели, к достижению которых он стремится, и, отталкиваясь от поставленных целей, распределяет и направляет свои усилия, осуществляет определенные действия и выполняет определенную работу. Достигнув намеченных результатов, он получает удовлетворение.