Приводим жизнь в порядок. Экспресс-курс по методике GTD
Шрифт:
3. Еженедельная ревизия проектов. Это способ заманить Мечтателя и Работника на регулярное совещание, где они плодотворно смогут поработать «в паре», вдохновляя и поддерживая друг друга.
Кстати…
– Кто доминирует в вас – Мечтатель или Работник?
– Как вы могли бы поддержать того из них, кто слабее?
29. Чтобы освободить ваш ум, система должна его превосходить
Вы не сможете одурачить свой ум. Он эксперт по вашей личной системе самоуправления, а потому прекрасно знает, можно ли вам доверять, если вы обещаете взглянуть на что-то в нужное
Может ли ваш ум справиться с новой работой?
Если вы «выгрузите» из головы все, что в ней хранится, осознаете значимость этого багажа, поймете, как сдвинуть дела с места, то почувствуете, что высвободится огромное количество умственной энергии. Сделав такую «выгрузку» по-настоящему качественно, все без исключения люди чувствуют, как обостряется их фокус, раскрываются ум и интуиция, а мир воспринимается с новой и более позитивной точки зрения. Этот эффект напоминает шар, наполненный гелием, который, если его отпустить, сразу взмывает вверх. Возникают новые идеи, и волей-неволей мы смотрим на вещи, которые появляются в нашей жизни, с большей готовностью к действию. Ум переходит на другой уровень функционирования. Но такое «повышение» может оказаться недолговечным.
Одно дело для вашего внутреннего фокуса – получить новую работу, и совсем другое – сохранить ее. Ум может концентрироваться на новом горизонте только при условии, что в мелочах царит порядок. Предположим, вы своевременно проводите анализ данных (думаете, решаете, упорядочиваете) и используете качественную персональную управленческую систему для достижения намеченных результатов. Это напоминает приглашение на работу идеального личного помощника – он высвобождает ваше время для действительно важных вещей, на которых вы хотите сосредоточиться. Но если вы прекратите регулярно пересматривать и поддерживать в актуальном состоянии свою систему, это будет равносильно тому, что в критический момент вы оставите своих ключевых помощников без информации или без замены. Вы снова немедленно впадете в беспокойство: кто ответит на звонки, где билеты, какие встречи у меня завтра, и вообще – согласились ли мы на заманчивое предложение партнеров? Но ведь вам платят не за это? Если на данном уровне нет порядка, вы не сможете выполнять свою работу – по крайней мере, с максимальной производительностью.
Единственный основной потребитель времени и энергии – наша постоянная непродуктивная озабоченность делами.
Самые бледные чернила лучше самых ярких воспоминаний.
После того как все ваши проекты и связанные с ними действия выявлены и зафиксированы, потребуется регулярно обновлять соответствующие списки, поддерживая их в актуальном состоянии. Чтобы пользоваться выгодами ясного ума и повышенной способности реагировать, чтобы оставаться при этом в состоянии равновесия и полностью фокусироваться на имеющихся возможностях, вы должны заботливо «подкармливать» ваши списки, поскольку они добросовестно помогают вам контролировать собственные обязательства. Позитивное впечатление быстро испарится, если развалится система и дадут сбой процессы, которые ее формируют, – а это может случиться очень быстро. В течение нескольких дней (иногда часов) новые «вводные» должны интегрироваться в систему, детали – проверяться и прорабатываться, а дело – включаться в список других незавершенных дел, нуждающихся в отслеживании и управлении. Иначе вскоре вам снова придется проводить чистку в терминах «делаю / не делаю». Ваш ум должен постоянно находиться в контакте с созданной системой, чтобы не заниматься тем, что контролируется на ее уровне.
Постепенно станет очевидной необходимость того, что мы называем еженедельной ревизией. Потребуется регулярно освежать знания обо всем, что вы зафиксировали, обработали и организовали, – это, пожалуй, наиболее важная привычка из всех, которые нужно приобрести, чтобы контроль без напряжения гарантированно стал способом жить, а не исключением из правил. Похоже, в нашей психике есть нечто, идеально соответствующее нашему семидневному циклу деятельности. Примерно через каждые семь дней нам нужно отвлекаться от своих деревьев и видеть за ними лес – но не с заоблачных высот, а с уровня реальных проектов и действий, которыми мы будем заниматься в течение следующего короткого периода времени.
Такого рода функциональный анализ всего, что «лежит на нашей тарелке», не происходит сам по себе. Он требует дисциплины и умения удерживать фокус в течение одного-двух часов в конце каждой рабочей недели, отвлекаясь от ежедневной рутины, чтобы успешно контролировать ее. Но большинство людей считает, что это делать необязательно и что подобная деятельность – из разряда «хорошо было бы, но мне некогда». Многие не понимают, что это как раз и есть тот единственный способ перестать думать «о том, что следовало бы подумать о том, о чем следовало бы подумать». Вы действительно можете покончить с этим бесконечным недоразумением и утихомирить свой недовольно ворчащий ум. Но это требует одного-двух часов в неделю – на протяжении всей вашей жизни.
Кстати…
– Когда вы в последний раз делали полную ревизию всех своих незавершенных проектов и следующих действий?
– Как можно обеспечить более регулярную процедуру их ревизии в будущем?
30. Хорошая реакция повышает жизнеспособность
Все действия, направленные на улучшение понимания вами окружающей обстановки, уменьшение времени отклика и балансировку внутренней системы (чтобы устранить чрезмерную или недостаточную реакцию), обеспечивают конкурентное преимущество и увеличивают производительность. Чувствительность к внешним раздражителям и приспособляемость к переменам вносят ценный вклад в выживание биологических видов, боевых летчиков и продуктовых линеек.
Лечение беспорядком
Большинство успокоительных средств – фармакологических или рекреационных – временно спасают нас от реальности. Они уменьшают нашу реакцию на агрессию внешних объектов (например, бактерий или начальников). Пилюли незаконченных дел могут легко выполнять ту же функцию.
Люди одиноки, потому что строят стены вместо мостов.
Благословенны покладистые, ибо они никогда не выходят из себя.
Люди могут ослаблять свои связи с миром, позволяя множеству нерешенных дел вырастать вокруг них настоящими крепостными стенами. Любой сигнал извне должен пробиваться через баррикады бумаг и сотни сообщений электронной почты, преодолевать проблемы, связанные с плохо организованным потоком информации и невыполненными обязательствами. Это состояние становится синдромом, который далее начинает подкармливать сам себя. По мере роста беспорядка у человека появляется все больше пространства для маневра, ему легче увернуться от неприятных или сложных вещей, которые он задвигает на задний план или вовсе игнорирует. Подобный процесс может быть даже приятен: «непомерная занятость» на рабочем месте иногда создает ощущение собственной значимости.