Проект «Личная эффективность». Сборник статей блога за 2019 год
Шрифт:
Архивные вообще убираем куда подальше, хоть в подвал. Справочные можно держать где-то в шкафу, даже в другой комнате. А рабочие также делим на группы по частоте использования. Причем чем чаще используем, тем ближе к рабочему месту их нужно хранить. Чтобы не тратить время на «муду» лишних телодвижений.
Пара приемов 5S в путешествиях
Ваш покорный слуга страсть как любит путешествовать. Причем не только за границу: разведать какое-то новое интересное место в Подмосковье – это тоже маленькое путешествие.
Далеко от дома (и не только) хорошо работают следующие «лайфхаки» (скорее,
Так вот, суть первого лайфхака состоит в том, чтобы у каждого предмета было свое постоянное место. Телефон всегда в этом кармане, бумажник – всегда только в том, очки – в боковом отделении рюкзака и т.д.. Что выигрываем? Меньше тратим времени на поиск, меньше вероятности забыть взять нужные вещи с собой, больше шансов вовремя заметить пропажу, если что.
Второй лайфхак: выработать в себе следующую привычку. Когда посидели где-то (например, в кафе или на лавочке) и ухОдите – через пару метров остановиться и оглянуться. Не оставили ли на столе бумажник, или очки, или бутылку с водой…
Похожая история с чекаутом из гостиничного номера. Когда собрали все вещи, выставляете чемоданы за дверь (или возле двери), мелкие вещи и ручную кладь складываете на них. И ОБЯЗАТЕЛЬНО С ПУСТЫМИ РУКАМИ быстро пробегаетесь по номеру на предмет забытых вещей. Момент с незанятыми руками важен. Потому что если в руках что-то остается, от этого страдает тщательность проверки: появляется соблазн «срезать углы», чтобы побыстрее закончить. Да и неудобно это: открывать шкафчики и выдвижные ящики с занятыми руками…
Что такое «пока-йоке»
В одной из статей я уже писал о том, что «правильные» действия надежнее обеспечить через привычку, чем через дисциплину. И хорошее дополнение к привычке (а иногда – ее альтернатива) – это то, что японцы называют «пока-йоке», защита от ошибок. Или, как ее чаще называют, «защита от дурака». То есть некая физическая конструкция, которая не позволяет сделать «неправильное» действие.
У инженеров эта штука известна и используется достаточно давно для снижения «человеческого фактора» во взаимодействии с техникой. Примеры «пока-йоке» – «отверстие перелива» в ванной или невозможность вытащить ключ из зажигания, если селектор КПП-автомата не в положении «Parking».
Но «пока-йоке» также неплохо работает и в вопросах личной эффективности. Там, где хотелось бы застраховать себя от дорогостоящей ошибки, иногда можно придумать физический «костыль».
Приведу пример опять же с ключами. Обычно я не склонен терять вещи. Но как говорится, «иногда и старая обезьяна с дерева падает» (с). Как-то раз, будучи под температурой, я забыл свою связку ключей торчащей в почтовом ящике в подъезде. Когда обнаружил пропажу и вернулся – связки на месте уже не было. А там – ключи от квартиры, машины, мотоцикла, офиса, сейфа… Короче, инфаркт и инсульт в одном флаконе…
Слава Богу и неравнодушному соседу – все нашлось и обошлось. Но я очень впечатлился. И завел себе что-то типа «ретрактора» – шнура, которым ключи незаметно крепятся к ремню на штанах, или к портфелю, или к рюкзаку. Так уже точно не потеряются.
О
На самом деле, никакой пользы в отвлечениях нет, что бы ни говорили сторонники «многозадачности» или любители «разбавлять» одну деятельность другой.
Разумеется, каждый волен делать так, как он хочет. Но если нужно выдавать больше результата в единицу времени, ИМХО имеет смысл обратить внимание на серьезные научные исследования в теме «многозадачности». Не буду погружаться в нудные подробности, ограничусь актуальным для нас с вами «сухим остатком». Итак, что же доказали исследователи-нейрофизиологи?
Во-первых, когда задача требует концентрации внимания, и нас прерывают (или мы сами отвлекаемся), на возвращение концентрации требуется время. Это, казалось бы, очевидно. Неочевидно то, что по факту на это уходит гораздо больше времени, чем нам кажется. Поскольку наш мозг не может делать 2 дела одновременно, для мозга процесс концентрации на задаче – это тоже отдельное дело. И мозг не может одновременно концентрироваться и выполнять задачу.
Во-вторых, сам процесс возврата к сосредоточению довольно энергозатратен для мозга. То есть если мы часто отвлекаемся от задачи, мы не только тратим на нее больше времени, но и больше устаем.
В-третьих, при постоянных отвлечениях падает качество нашей работы, и вот почему. При частой смене фокуса концентрации в большей степени задействуются те участки мозга, которые отвечают за первичную обработку визуальных и прочих сигналов. А более «высокоуровневые» участки (отвечающие за память, анализ и т.п.) привлекаются уже «по остаточному принципу», т.е. в меньшей степени. Проще говоря, «краткосрочная память» вообще может отключаться. Пожалуй, каждый из нас бывал в ситуации, когда что делал, потом отвлекли, а потом: «Блин, так на чем же я остановился?»
Короче, один из источников личной эффективности – обеспечить себе возможность сократить отвлечения и сконцентрироваться на задаче. В «физическом» мире это можно сделать либо «административно» (т.е. в приказном порядке, если у вас есть такая возможность), либо просто по-человечески договориться.
Вот пример первого варианта. В свое время в одной из компаний под моим руководством по утрам у бухгалтеров была довольно кропотливая задача – разнесение большого количества входящих платежей по правильным учетным аналитикам. Автоматизировать этот процесс на тот момент было нецелесообразно, работа была ручная и требовала большой концентрации. Бухгалтера очень жаловались на постоянные отвлечения со стороны отдела продаж и производства, которым всегда почему-то именно утром «приспичивало» решать с ними свои вопросы.
Выяснилось, что ни один из этих вопросов не требовал безотлагательного решения, и все они могли подождать второй половины дня. В итоге я в приказном порядке запретил кому бы то ни было входить и звонить в бухгалтерию (очевидно, кроме ее штатных обитателей) с 09:00 до 11:00. В результате нужные данные в учетной системе стали доступны значительно раньше, и число ошибок сократилось.
Понятно, что с моим «административным ресурсом» генерального сделать это было несложно. А если этого «ресурса» нет? На практике достаточно неплохо работает просто устная договоренность и какой-то хорошо видимый сигнал. Например, одна моя знакомая договорилась со своими коллегами, чтобы они ее не беспокоили, когда у нее на столе стоит табличка «НЕ БЕСПОКОИТЬ!». Говорит, что инструмент отлично работает.