Проект «Личная эффективность». Сборник статей блога за 2019 год
Шрифт:
Читал, что в одной из клиник в Сан-Франциско (США) количество ошибок медсестер при выдаче лекарств сократилось на 47% после того, как со всем персоналом была проведена разъяснительная работа на тему опасности отвлечений, а медсестрам выданы яркие оранжевые жилеты, которые они одевали только в тех случаях, когда их реально нельзя было беспокоить и отвлекать.
Черви или рыбалка?
Вряд ли кто-либо будет спорить с утверждением, что тщательная подготовка к любому действию, мероприятию или проекту – «наше всё». Так оно
Некоторые так поглощаются подготовкой, что теряют из виду саму ее цель. Как говорит один мой знакомый, «можно так увлечься поиском червей, что пропустить рыбалку». В оригинале вместо «пропустить» использовалось другое слово, ну вы меня поняли…
Чрезмерная подготовка – одна из разновидности муды «излишней обработки». Полировать кирпич можно бесконечно. А в контексте личной эффективности за высокопарными словами о важности качественной подготовки очень часто скрывается обыкновенная прокрастинация или страх конкретного действия. Примерно туда же нередко относится «выжидание лучшего времени».
Мораль? Давайте будем честными сами с собой…
Три вида потерь
Про типологию восьми видов потерь и её применимость к личной эффективности я уже рассказывал. Сегодня предлагаю рассмотреть еще одну классификацию потерь из той же оперы. Итак, японцы также классифицируют потери на три вида:
1. Собственно «МУДА» – это все, что не добавляет ценности продукции, приводит к потерям, является ненужным или бесполезным действием, без которого можно обойтись. Это мы уже рассматривали.
2. «МУРА» (ударение также на первый слог) – это несоответствие стандарту, вариабельность, отклонение. На производстве мура приводит к проблемам с качеством продукции. В вопросах личной эффективности мура чаще всего встречается в виде прокрастинации или неравномерного планирования рабочей загрузки (например, когда львиная часть работы откладывается до самого последнего момента). В свою очередь, это приводит к «мури», которая описана в следующем пункте. Еще один источник данного вида потерь в личных историях – это недостаток или (чаще всего) отсутствие элементов стандартизации (например, списков или чек-листов) для типовых, повторяющихся задач.
3. «МУРИ» – это излишняя нагрузка и напряжение, которых можно избежать. Чаще всего «мури» возникает из-за неправильной организации процесса (когда слишком много муды), либо в результате неправильного планирования (когда «откусили больше, чем можем прожевать» в принципе, либо неравномерно распределили рабочую загрузку по времени).
И да, «мури» – это тоже потери! Вообще, в моей «картине мира» после 18:00 в офисе уже никого не должно быть. Понятно, что иногда «авралы» случаются, и это нормально. Но если человек РЕГУЛЯРНО «пашет» до ночи, то он либо неэффективен, либо налицо нехватка ресурсов, либо ему просто не хочется идти домой. Любой из этих вариантов в конечном итоге несет риски и для организации, и для сотрудника. И есть мнение, что с этим нужно что-то делать.
«Стандартизация»
Один из ключевых элементов концепции «бережливого производства» – так называемая «стандартизация». Её суть в том, чтобы устранить (или минимизировать) отклонения от единственно правильного способа делать что-либо. Выражается это чаще всего в письменной регламентации процесса – правилах, инструкциях и т.п..
В вопросах личной эффективности тема стандартизации также весьма актуальна. В «физическом мире» здесь чаще всего используются такие инструменты, как:
– чек-листы (они же контрольные списки или контрольные карты). Как большой маньяк этой темы, о них чуть позже сделаю отдельный пост;
– «скрипты» («сценарии») стандартных (повторяющихся) диалогов;
– прочие «шпаргалки» для разгрузки мозга от информации, которая не требуется каждый день (например, различная справочная информация);
– правила (протоколы) коммуникации (например, правила использования различных коммуникационных средств – для каких целей использовать телефон, для каких – мессенджеры, для каких – электронную почту);
– собственные внутренние нормативы качества или продуктивности (четко сформулированные: например, количество времени, которое вы уделяете тому или иному виду дел);
– т.н. «рутины» (калька с английского «routine») – искусственно созданные или естественно возникшие последовательности действий, привязанные к какому-либо времени или событию (например, т.н. «утренняя рутина»).
В чем «тайный смысл» всего этого «умножения сущностей»?
Во-первых, все эти элементы стандартизации снижают вероятность ошибки, потому что все и всегда держать в голове невозможно. К тому же использование «шпаргалок» и прочих «подручных средств» в принципе снижает уровень стресса в наше мозгу (о причинах тому недавно писал в статье про «мозг на аутсорсинге»).
Это также освобождает ресурсы мозга для работы в стрессовых ситуациях. Как говорится, в моменты стресса человек не поднимается на уровень своих ожиданий, а падает до уровня своей подготовки. Элементы стандартизации позволяют в такие моменты «на автомате» принимать правильные решения по алгоритму, который был спокойно продуман и разработан как раз для таких «стрессовых» ситуаций.
Далее – благодаря стандартизации экономится время на «вспоминание» или «придумывание» правильных действий в повторяющихся ситуациях. На первый взгляд кажется, что экономия здесь мизерная или вообще сомнительная. Но на самом деле (и серьезные исследования это подтверждают) – в горизонте дня, месяца или года речь идет о вполне ощутимом выигрыше.
Три заблуждения о стандартизации
В условиях «классического» потокового производства сейчас уже мало кому придет в голову сомневаться в необходимости инструментов стандартизации – тех же технологических карт, например. Но лично я в условиях потокового производства работал сравнительно мало – в основном приходилось иметь дело с «индпошивными» историями, проектными видами деятельности и слабо структурируемыми задачами.
А в этих мирах «процветают» как минимум три следующих заблуждения: