Я Вам пишу... Деловые и личные письма по-английски и по-русски
Шрифт:
Я приношу свои извинения за ошибку, вызванную дефектом нашего компьютера, который мы уже отремонтировали.
However, we sympathize with the inconvenience you have been caused and would like to offer you some sort of compensation.
Однако мы с сочувствием относимся к причиненным Вам неудобствам и хотели бы предложить Вам некоторую компенсацию.
Finally, we would like to apologize for the inconvenience you were caused and to thank you for your patience in this matter.
Наконец, мы хотели бы извиниться за причиненные неудобства и поблагодарить Вас за Ваше терпение в этом случае.
We would, therefore, like to offer you a 5% discount on your next purchase.
Мы, таким образом, хотели бы предложить Вам 5% скидку при Вашем следующем заказе.
7. Закончите письмо в оптимистическом тоне.
We look forward to hearing of the safe arrival of the replacements and to doing further business with you.
Мы
Once again, I regret for any inconvenience you may have suffered and look forward to doing further business with you.
Еще раз я выражаю мое сожаление за причиненные неудобства и надеюсь на совместную работу в будущем.
8. Ваши имя, подпись, должность.
Пример 1. Ответ на жалобу по поводу неправильной доставки.
Dear Mr Corelli,
Your order No 123-ZXC
We thank you for your letter of May 20, 2004, in which you informed us that case number 5 of the above consignment contained the wrong goods.
We have looked into this matter and found some confusion in the numbering of two different orders which were collected by our forwarding agent for shipment to the USA.
We have reviewed our coding system and can assure you that similar mistakes will not happen again.
We have already shipped replacement for the contents of case number 5 and instructed our representative in the USA to collect the wrong-delivered goods as soon as possible.
Finally, we would like to apologize for the inconvenience you were caused and to thank you for your patience in this matter.
We look forward to hearing of the safe arrival of the replacement and to doing further business with you.
Sincerely yours,
В ряде случаев не всякая жалоба может считаться обоснованной. Встречаются не только недобросовестные компании, не выполняющие свои договорные обязательства, но также и недобросовестные покупатели, потребители, заказчики. Ниже следует упражнение, в котором приведен ответ на необоснованную жалобу.
Упражнение
Текст письма разбит произвольным образом. Пользуясь приведенным выше планом составления таких писем, составьте буквенную формулу реального письма.
Ответ на необоснованную жалобу.
Dear Mr Klinton
a. After having compared your sample pieces with the reference samples I find the quality absolutely identical.
g. I am surprised to learn that you have had cause to complain about the quality of designer denim jeans which we delivered.
e. I very much regret being compelled to write to you in this way.
f. Due to your earlier complaints I have made it my business to inspect each item personally before it is packed and shipped. The items matched your samples exactly, both in size, color and craftsmanship.
h. Your complaint of July 31, 2000
b. I must state, however, that there have been quite a few complaints on your part recently, and I cannot help feeling that your sole aim is to obtain an allowance.
d. As to your latest complain I have to inform you that we are not willing to accept it.
c. Please note that from now on we are not willing to accept any deductions from the price invoiced to you.
Sincerely yours,
Правильный ответ: h,g,f,a,b,d,c.
Ниже приведен восстановленный текст письма.
Пример 2. Ответ на необоснованную жалобу.
Dear Mr Klinton
Your complaint of July 31, 2004
I am surprised to learn that you have had cause to complain about the quality of designer denim jeans which we delivered.
Due to your earlier complaints I have made it my business to inspect each item personally before it is packed and shipped. The items matched your samples exactly, both in size, color and craftsmanship.
After having compared your sample pieces with the reference samples I find the quality absolutely identical.
I must state, however, that there have been quite a few complaints on your part recently, and I cannot help feeling that your sole aim is to obtain an allowance.
Please note that from now on we are not willing to accept any deductions from the price invoiced to you.
As to your latest complain I have to inform you that we are not willing to accept it.
I very much regret being compelled to write to you in this way.
Sincerely yours,
Пример 3.
Dear Mr. Smith
Your Order XXX from DDMMYY
We are very sorry that you complained of delay in delivery of the goods dispatched against the order mentioned above.
We received your order on May 22 and passed it immediately to our despatch department. Our stock record showed the quantity to be available.
Our despatch department confirmed that the goods were sent on May 25.
We have instructed our agent Mr. Petrov to investigate this matter and will write to you as soon as we receive his report.
We are very sorry for the delay and hope that you have not been caused any serious inconvenience.
Sincerely yours,
3. Сопроводительное письмо к резюме
Получить работу можно двумя способами: либо занять объявленную вакансию, либо добиться, чтобы такая вакансия была объявлена по результатам Вашего письма. Поэтому сопроводительные письма в каждом конкретном случае пишутся по-разному. Цель сопроводительного письма и резюме – получить интервью, т.е. личную встречу с работодателем.
Золотое правило:
Без интервью, т.е. личной встречи с работодателем, Ваши шансы на получение работы равны нулю. Удачные сопроводительное письмо и резюме призваны сделать эту встречу реальной.
Сопроводительное письмо и резюме составляют единый пакет документов, которые вы должны подготовить для подачи в отдел кадров компании. Подготовка и написание сопроводительных писем – большой труд и большое искусство, которое можно сравнить со снайперской стрельбой. Чтобы попасть в «яблочко», нужно сделать сотни учебных выстрелов. При этом существует ряд Золотых правил, которым полезно следовать.
Золотое правило:
1. Письмо и резюме должны быть напечатаны на бумаге одного сорта.
2. Информация, содержащаяся в обоих документах, не должна повторяться.
3. Письмо должно занимать не более одной страницы! Две и более страницы пишутся в особых случаях по предварительной просьбе получателя.
4. В предложении не должно быть более 20 слов. Длинные предложения разделите на два, длинные слова замените на короткие. Следуйте формуле KISS.
5. Письмо должно быть адресовано конкретному человеку, ответственному за прием сотрудников. Письма с обращениями типа «To whom it may concern» или «Dear Sir/Madam» будут прямым ходом отправлены в мусорную корзину.
6. Если у Вас хороший почерк, имеет смысл надписать конверт от руки. Ваше письмо должно чем-то положительным выделяться из груды писем претендентов.
7. В некоторых случаях можно указать, что в конверте содержатся документы с личными данными. Надпишите на конверте «Personal and confidential».
8. Если в объявлении просят указать ожидаемую зарплату, обязательно выполните это требование.
9. Не указывайте номера свого служебного телефона. Достойным объяснением может быть фраза « While I prefer not to use my employer’s time taking personal calls at work, with discretion I can be reached at (123) 345 678 890».
10. Избегайте пользоваться профессиональным жаргоном!
11. Для выделения особо важной информации пользуйтесь в разумных пределах сервисными функциями вашего редактора – различными фонтами, подчеркиванием, жирным и наклонным шрифтами.
12. Ни в коем случае не критикуйте Ваше настоящее место работы, начальника, сослуживцев, выполняемую работу!
13. Представьте себя в лучшем виде.
14. Для этого используйте четкие формулировки, «полезные» глаголы. Список прилагается ниже.
15. Примите к сведению, что максимальное время, на которое ваше письмо может привлечь внимание, составляет 30 секунд. Прочтите свое письмо за 30 секунд и сформулируйте, что Вы из него поняли, какое у Вас впечатление.
16. Прочтите свое письмо вслух, подумайте, какие абзацы и предложения можно убрать, какой информации не хватает. Прочтите письмо независимому эксперту, посоветуйтесь с разумными людьми.
17. Отложите письмо на некоторое время, взгляните на него «свежим глазом».