Бюджетирование на компьютере
Шрифт:
В данном окне на вкладке Статьи бюджетов (она открывается по умолчанию, см. рис. 3.14) выполняется настройка основных параметров статьи и определения ее места в общей структуре статей бюджета.
Первое, что нужно сделать – это в поле Наименование статьи с клавиатуры ввести название бюджетной статьи, под которым она будет отображаться в бюджете, а также идентифицироваться в интерфейсах списка и выбора. Значение данного поля следует вводить так, чтобы была понятна сущность статьи – например, Выручка от реализации, Отчисления на социальное страхование, и т. д. Затем в поле Группа аналитик можно указать группу аналитик, которая должна быть привязана к данной статье (значение выбирается через F3).
После этого следует определить, будет ли данная бюджетная статья являться расчетной (о том, чем характеризуются расчетные статьи, мы говорили выше). Если статья расчетная, то для ввода алгоритма расчета статьи следует в поле Способ расчета нажать клавишу F3 и выбрать значение расчет по формуле. В этом случае алгоритм расчета статьи необходимо будет сформировать на вкладке Алгоритмы расчета, с которой мы познакомимся чуть позже.
В программе «Галактика» предусмотрен механизм классификации бюджетных статей по типам (доходы, расходы, натуральные показатели, и т. д.). Отнести статью к тому или иному типу можно как при ее вводе, так и в режиме редактирования. Требуемое значение выбирается из раскрывающегося списка в поле Тип статьи. Отметим, что данное поле не относится к числу обязательных для заполнения параметров.
Если данная бюджетная статья должна иерархически подчиняться другой бюджетной статье из числа ранее внесенных в справочник, то укажите ее в поле Вышестоящая статья. Для заполнения данного поля нажмите клавишу F3 или кнопку выбора, затем в открывшемся окне выделите щелчком мыши требуемую статью и нажмите Enter.
Каждой бюджетной статье программа автоматически присваивает уникальные числовые
Для каждой статьи можно сформировать сокращенное наименование – аббревиатуру. Требуемое значение вводится с клавиатуры в поле Аббревиатура. Отметим, что данный параметр не является обязательным для заполнения.
В поле Приоритет задается приоритет обработки бюджетной статьи. При этом действует следующая закономерность: чем ниже числовое значение, тем выше приоритет (например, приоритет 1 выше, чем приоритет 2).
Каждая бюджетная статья может обладать теми или иными атрибутами, которые задаются с помощью флажков, расположенных слева внизу окна в области Атрибуты статьи. Если установлен флажок Валютная, то справа от него отобразится поле для выбора валюты бюджетной статьи. Требуемое значение выбирается в окне справочника валют, которое автоматически выводится на экран сразу после установки флажка. После выбора валюты значение бюджетной статьи будет храниться в информационной базе в указанной валюте.
Если бюджетная статья предусматривает ведение количественного учета (например, это может касаться статей, связанных с товарно-материальными ценностями), то нужно установить флажок количественный учет, и в открывшемся справа поле указать требуемую единицу измерения (отметим, что предварительно данная единица измерения должна быть внесена в соответствующий справочник).
Если назначить статье атрибут В том числе, то это будет означать, что она не агрегируется по статьям бюджета, но агрегируется по периодам планирования. Атрибут Сальдируемая свидетельствует о том, что бюджетная статья не агрегируется ни по статьям бюджета, ни по периодам планирования.
Если статье назначить атрибут Внутренние обороты, то по ней будут отображаться суммы доходов или расходов, перемещаемые между подчиненными центрами ответственности корпорации. Например, логично учитывать статьи с этим атрибутом при формировании бюджетов подразделений корпорации и не учитывать в бюджете корпорации, полученном путем агрегации бюджетов подразделений.
Что касается атрибута Спецрасчет, то для расчетной статьи с привязанной аналитикой при установке данного флажка не рассчитываются значения статьи по аналитике.
Переключатель Правила агрегации позволяет определить правила вычисления значения расчетной статьи. Первые два положения переключателя позволяют задать эти правила, когда аргументами расчетной формулы являются другие статьи, и ко всем этим статьям привязана аналитика.
• агрегат – суммируется из подчиненных статей – в данном случае значение расчетной статьи рассчитывается следующим образом: вначале происходит суммирование значений по аналитике для статей-аргументов формулы, а затем полученные значения подставляются в формулу.
• агрегат – суммируется из подчиненной аналитики – в данном случае значение расчетной статьи вычисляется следующим образом: вначале значения по аналитике статей-аргументов подставляются в формулу, затем полученные значения суммируются.
• вводимая статья – не является агрегатом – в данном случае суммирование по подчиненным статьям вообще не производится, в данную статью можно ввести любое значение с клавиатуры.
Вкладка Подчиненные статьи носит информационный характер и предназначена для просмотра списка статей, находящихся в подчинении у текущей статьи. Для каждой позиции списка в соответствующих колонках отображается ее код и наименование. Данная вкладка отображается только для статей, у которых имеются подчиненные статьи.
Вкладка Алгоритмы расчета предназначена для просмотра, а также ввода и редактирования алгоритмов расчетных статей.ВНИМАНИЕ
Данная вкладка доступна только для тех статей, у которых на вкладке Статьи бюджетов в поле Способ расчета установлено значение расчет по формуле.
На данной вкладке отображается список сформированных ранее алгоритмов; для каждой позиции списка в соответствующих колонках указывается ее расчетная формула, вариант бюджета и центр финансовой ответственности. Крайняя слева колонка предназначена для отображения признака помеченной записи.
Содержимое вкладки показано на рис. 3.15.
Формирование нового либо редактирование текущего алгоритма осуществляется в окне Редактирование алгоритма расчета показателя (рис. 3.16), которое выводится на экран нажатием клавиш соответственно F7 либо F4.
На рисунке видно, что данное окно состоит из трех вкладок: Описание алгоритма, Кто модифицировал и Примечание. Рассмотрим содержимое каждой из них.
На вкладке Описание алгоритма (содержимое данной вкладки показано на рис. 4.16) в поле Алгоритм расчета статьи через F3 либо по кнопке выбора открывается окно Мастер формул, которое показано на рис. 3.17.
Это окно содержит параметры, необходимые для построения расчетной формулы алгоритма. Положение переключателя Получить значение статьи определяет порядок ввода статьи в алгоритм. При установленном значении текущей мастер формул введет в алгоритм текущую статью. Если же переключатель установлен в положение выбрать, то правее открывается для редактирования поле, в котором нужно указать статью (выбор значения осуществляется через F3 или по кнопке выбора).
Переключатель За период позволяет определить, за какой период (текущий, предыдущий либо выбрать) используется значение данной статьи. Если переключатель установлен в положение выбрать, то справа от него появляется поле, предназначенное для выбора периода.
Поле Результат заполняется автоматически и вручную не редактируется – программа подставляет сюда результирующую формулу, которая будет задействована в алгоритме расчета бюджетной статьи. При этом используются следующие обозначения:
• %<аббревиатура статьи>% – в алгоритме используется значение указанной статьи;
• = – текущий период;
• < – предыдущий период;
• <аббревиатура периода> – указанный период.
Если установлен флажок Брать аргумент по аналитике, то программа будет брать значение статьи, агрегированное по аналитике, а не значение статьи по аналитике.
Для сохранения данных, введенных в окне Мастер формул, нажмите кнопку Готово, Завершается работа в окне Мастер формул нажатием кнопки Готово. Кнопка Отмена предназначена для выхода из данного режима без сохранения выполненных изменений.
Стоит отметить, что в поле Алгоритм расчета статьи (см. рис. 3.16) по умолчанию предлагается значение формула не вычисляется. Это дает возможность вообще не привязывать никакого алгоритма расчета статьи к нужным вариантам бюджета или ЦФО. В частности, если для расчетной статьи не привязывать формулу к ЦФО верхнего уровня иерархии, а к подчиненным центрам ответственности – привязывать, то при агрегировании бюджета значение этой статьи не рассчитывается, а суммируется по подчиненным центрам ответственности.ПРИМЕЧАНИЕ
При изменении формулы расчета статьи выдается запрос на перестройку типовых форм, содержащих данную статью, а затем выдается отчет о результатах данной операции.
В поле Вариант бюджета (см. рис. 3.16) выбирается вариант бюджета, с которым связан текущий алгоритм (для этого нажмите F3 или кнопку выбора). Если данному полю присвоено значение по умолчанию (это делается через клавишу Delete), то расчетная формула, отображаемая в поле Алгоритм расчета статьи, используется для тех вариантов бюджета, у которых алгоритм не задан. Например, если вкладка содержит только один алгоритм, для которого в данном поле введено значение по умолчанию, то этот алгоритм применяется для всех вариантов бюджета.
Название ЦФО, к которому привязывается алгоритм расчета бюджетной статьи, указывается в поле ЦО бюджета. Если в данном поле содержится значение по умолчанию, то оно будет обработано по тем же правилам, что и в поле Вариант бюджета.
Раздельная привязка алгоритма расчета статьи к варианту бюджета и центру финансовой ответственности позволяет в рамках одного варианта рассчитывать статью бюджета по разным алгоритмам для каждого центра финансовой ответственности. Учтите, что в формулах можно использовать только те статьи бюджетов и периоды планирования, для которых в справочнике указано сокращенное наименование (аббревиатура).
На вкладке Кто модифицировал хранится информация о пользователе, который вносил изменения, а также о дате и времени изменения. Эта информация вносится автоматически
На вкладке Примечание при необходимости можно с клавиатуры ввести дополнительную информацию произвольного характера.
Для проверки внутренней согласованности элементов формулы предназначена кнопка Проверка корректности формул, при нажатии на которую осуществляется запуск этой проверки. Обнаруженные в результате проведения проверки ошибки выводятся в окне встроенного текстового редактора с указанием возможных причин и рекомендациями по устранению.
С помощью кнопки Протокол изменений формулы на экран выводится окно Протокол изменений алгоритмов расчета показателя, в котором отображается информация обо всех изменениях формулы с указанием дескриптора пользователя, который внес изменения, группы дескрипторов (если он отнесен к некоторой группе), даты, времени и причины изменения. При наличии примечания к изменению оно будет показано к нижней панели данного окна.
Ввод, редактирование и хранение информации о типах периодов планирования
О том, что представляет собой тип периода планирования и какую роль данный элемент играет в процессе бюджетирования, шла речь выше (подробнее см. в первой главе раздел «Бюджет современного предприятия»). Здесь же мы расскажем о том, как осуществляется ввод, редактирование и хранение информации о типах периодов планирования в модуле «Управление бюджетом» системы «Галактика».
Стоит напомнить, что системный и пользовательский типы периодов планирования задаются с помощью соответствующих параметров настройки (подробнее см. выше разделы «Настройка общих параметров» и «Настройка параметров бюджетирования»).ВНИМАНИЕ
Если вы изменили тип периода планирования в настройках программы, то для обеспечения целостности базы данных и корректной работы следует выполнить команду Операции→Пересчет бюджетов.
Сведения о типах периодов планирования хранятся в соответствующем справочнике, который вызывается с помощью команды главного меню Н→Типы периодов планирования. Окно справочника, которое отображается после выполнения этой команды, представлено на рис. 3.18.
Здесь представлен древовидный список созданных ранее типов периодов планирования. Для каждого типа показаны следующие сведения:
• признак помеченной записи (на рис. 4.18 помечена запись Квартал);
• название;
• уникальный числовой идентификатор (код);
• признак построенных периодов планирования на основании данного типа (в случае, если по данному типу уже построены периоды планирования).
Чтобы зарегистрировать в справочнике новый тип периода планирования, нажмите F7, предварительно установив курсор в то место иерархии, где должен располагаться данный тип. Чтобы просмотреть и, при необходимости – отредактировать параметры созданного ранее типа, выделите его в списке щелчком мыши и нажмите F4. Ввод и редактирование типов периодов планирования осуществляется в окне, которое показано на рис. 3.19.
Здесь вы можете определить параметры текущего типа периода планирования, а также сформировать периоды планирования на основании данного типа. Большинство необходимых для этого параметров находится на вкладке Типы периодов, содержимое которой показано на рис. 3.19 (эта вкладка открывается в данном окне по умолчанию). Что касается вкладки Подчиненные типы, то она отображается только для тех типов периодов планирования, у которых в подчинении имеются другие типы, для каждого подчиненного типа показывается уникальный числовой идентификатор (код) и наименование.
На вкладке Типы периодов в поле Вышестоящий осуществляется выбор названия вышестоящего типа для текущего типа. Этот параметр заполняется только для тех типов, которые находятся в подчинении у вышестоящих типов (например, тип периода Квартал подчиняется в иерархии типу периода Год, и т. д.). Для заполнения данного поля нажмите F3 или кнопку выбора, затем в открывшемся окне щелчком мыши выделите требуемую позицию и нажмите Enter.
Но в первую очередь обычно заполняется поле Наименование – в нем с клавиатуры вводится название типа периода.
Все типы периодов планирования в модуле «Управление бюджетом» классифицируются по видам. Существует два вида – пользовательский и стандартный, и отнесение типа периода планирования к требуемому виду осуществляется путем выбора соответствующего значения в поле Вид периода. Для пользовательских видов отображается поле Длительность периода, а также становится доступным переключатель Выравнивание. Сущность такого вида состоит в том, что вы можете самостоятельно настроить требуемый нестандартный период планирования – например, 15 дней, или 2,5 месяца, в зависимости от специфики ситуации. Что касается стандартных видов периодов, то здесь все понятно – таковыми являются, например, неделя, месяц, квартал, и т. д.
Параметр Длительность периода отображается на данной вкладке только для пользовательских видов. В этом поле можно ввести длительность периода в установленной для него единице измерения, выбор которой осуществляется в поле Единица измерения. Чтобы было понятнее, поясним на конкретном примере: допустим, если пользователь ввел тип Пятилетка и выбрал единицу изменения – год, то длительность периода будет равняться 5.
Учтите, что если периоды планирования данного типа уже созданы (о том, как это делается, будет рассказано ниже), то для редактирования доступны только поле Наименование и для пользовательского вида – переключатель Выравнивание.
В поле Начало отсчета с клавиатуры либо с помощью календаря, открываемого по кнопке выбора, вводится дата начала отсчета данного типа периода планирования.
Для пользовательских видов становится доступным для редактирования переключатель Выравнивание, который используется для определения способа выравнивания периодов планирования. Если данный переключатель установлен в положение не выравнивать, то период планирования данного типа выравниваться не будет. При установленном значении на день недели нужно в расположенном левее поле выбрать день недели, по которому выравнивается данный тип периодов планирования. Если указан вариант, предположим, понедельник, то любой период начинается в понедельник и заканчивается в воскресенье. Если начало отсчета таково, что попадает не на понедельник, то автоматически сформируется неполный период от начала периода до первого понедельника после этой даты. Если переключатель установлен в положение на число месяца, то в расположенном левее поле отображается число месяца, по которому аналогичным образом будет выравниваться данный тип периодов планирования. Что касается значения на день и месяц года, то в расположенном левее поле отображается число месяца, по которому аналогичным образом выравнивается данный тип периодов планирования.
С помощью переключателя Неполный период вы можете определить способ обработки неполного (незавершенного) периода, который может находиться в конце вышестоящего периода планирования. Наиболее характерный пример – это недельные периоды, которые точно не укладываются в вышестоящий месячный период, в результате чего образуется неполный период. Данный переключатель может принимать одно из перечисленных ниже положений.
• оставлять (что означает оставлять без изменения);
• объединять (что означает объединение с предыдущим периодом);
• автоматически (в данном случае, если неполный период меньше половины полного периода, то он объединяется с предыдущим, а если больше, то формируется отдельный сокращенный период).
По умолчанию данный переключатель установлен в положение оставлять.
Формирование периодов планирования данного типа осуществляется нажатием кнопки Создать периоды. При этом на экране отобразится окно Создание периодов, в котором можно осуществить эту операцию. В данном окне в поле Введите количество периодов нужно ввести количество создаваемых периодов и нажать кнопку Создать периоды. Готовые периоды можно просмотреть в окне Периоды планирования, описание которого приводится в следующем разделе.ВНИМАНИЕ
Если по некоторому типу периодов уже созданы периоды планирования, то при нажатии данной кнопки последующие периоды располагаются на временной оси после уже сформированных.
С помощью кнопки Просмотр периодов на экран выводится окно Выбор периодов планирования, в котором отображаются периоды планирования, сформированные на основе текущего типа периодов планирования. Если периоды планирования для данного типа еще не созданы, то кнопка Просмотр периодов будет недоступна.Периоды планирования, используемые в бюджетировании
Понятие периода планирования, а также его взаимосвязь с типом периода планирования приводилось в первой главе книги, см. раздел «Бюджет современного предприятия». В программе «Галактика» сведения о периодах планирования находятся в соответствующем справочнике, который вызывается с помощью команды Н→Периоды планирования.
ВНИМАНИЕ
Характерной особенностью периодов планирования по сравнению с другими элементами бюджетирования является то, что их создание возможно только в режиме работы с типами периодов планирования (см. выше раздел «Ввод, редактирование и хранение информации о типах периодов планирования»). Иначе говоря, в справочнике периодов планирования механизм ввода новых позиций отсутствует.
Окно справочника, которое отображается на экране в результате выполнения команды Н→Периоды планирования, изображено на рис. 3.20.