Бюджетирование на компьютере
Шрифт:
В данном окне отображается иерархический список периодов планирования. Для каждой позиции списка отображается ее полное и сокращенное наименование (последний параметр является необязательным), а также уникальный числовой идентификатор (код). Крайняя слева колонка предназначена для отображения признака помеченной записи.
Для перехода в режим редактирования периода планирования следует выделить требуемую позицию щелчком мыши и нажать клавишу F4. В результате на экране откроется окно редактирования, изображенное на рис. 3.21.
На рисунке видно, что данное окно состоит из двух вкладок: Периоды планирования и Подчиненные периоды.
Вкладка Периоды планирования включает в себя перечисленные ниже параметры. Отметим, что среди данных параметров доступны для редактирования лишь поля Код на уровне, Аббревиатура и Наименование периода, а также поле для указания количества рабочих дней в данном периоде.
• Тип периода – здесь отображается тип редактируемого периода планирования. Если для данного периода планирования имеется вышестоящий период, то его наименование отображается в информационном поле Вышестоящий период.
• Код на уровне – это формируемый автоматически код текущего элемента на данном уровне иерархии. Код можно откорректировать с клавиатуры, чтобы, например, изменить порядок следования записей на данном уровне иерархии. Код относится к данному уровню иерархии, поэтому коды элементов, находящихся на разных уровнях, могут совпадать.
• Код в иерархии – информационное поле, отображающее код элемента в иерархии. Автоматически формируется программой и с клавиатуры не редактируется.
• Аббревиатура, Наименование периода – в данных полях указывается соответственно краткое и полное наименование периода планирования. Значения этих полей можно отредактировать с клавиатуры.
• Дата начала, окончания – в зависимости от типа периода в данных полях автоматически отображаются даты
• Длина календарных, рабочих – в эти поля автоматически выводится количество календарных и рабочих дней в данном периоде. Значение поля рабочих при необходимости можно отредактировать с клавиатуры.
Что касается вкладки Подчиненные периоды, то она отображается только для тех периодов, у которых имеются подчиненные периоды планирования. На данной вкладке содержится список подчиненных периодов. Для каждой позиции списка в соответствующих колонках отображается ее числовой код и наименование.
Аналитика бюджетирования
Понятия аналитики и аналитического разреза приведены выше, в разделе «Основные термины и понятия, используемые в системе «Галактика»». В модуле «Управление бюджетом» предусмотрено использование стандартных и пользовательских аналитик. Стандартные и пользовательские аналитики можно использовать для представления показателей бюджетов в различных аналитических разрезах. В качестве стандартных аналитик используются системные справочники и каталоги организаций, подразделений, сотрудников, товарно-материальных ценностейи т. д.
Пользовательские аналитики – это произвольный набор классификационных признаков, например, направления деятельности корпорации. Пользовательские аналитики объединяют в группы, которые непосредственно привязываются к статьям бюджетов. Переход в режим формирования и редактирования пользовательской аналитики осуществляется с помощью команды главного меню Н→Пользовательская аналитика.
Как отмечалось выше, в системе «Галактика» группы аналитик привязываются к статьям бюджета – это позволяет получать бюджета с детализацией по группам аналитических признаков. Переход в режим работы с группами аналитик осуществляется с помощью команды главного меню модуля Н→Группы аналитик.
Порядок работы с пользовательской аналитикой и группами аналитик прост и отдельного описания не требует.
С помощью команды Н→Аналитика бюджетирования осуществляется переход в режим работы со списком значений аналитик, учитываемых в бюджетировании. При привязке типовой финансовой операции (ТФО) к документу автоматически формируется финансовая операция с аналитикой бюджетирования, определенной из аналитики документа согласно этому каталогу и группе аналитик статьи бюджета, которая привязана к финансовой операции. Необходимо отметить, что при удалении некоторого значения аналитики оно учитывается как прочие значения аналитики.
Следует учитывать, что если параметр настройки Настройка→Управление финансами→Бюджетирование→Права доступа→Запретить модификацию→Аналитика бюджетирования имеет значение да, то ручное редактирование каталога аналитики бюджетирования невозможно. Однако при этом некоторые автоматические функции, например, создания и пересчета типовых форм, могут записывать значения в указанный каталог.
При активизации команды Н→Аналитика бюджетирования на экране открывается окно, которое показано на рис. 3.22.
Данное окно включает в себя вкладки Системная и Пользовательская, для хранения соответственно системных и пользовательских аналитик. Просмотр и редактирование аналитики (в частности, формирование списка значений аналитик) осуществляется в правой части окна. Чтобы добавить значение аналитики, нажмите F7 – в результате отобразится окно, которое показано на рис. 3.23.
В данном окне нужно щелчком мыши выделить требуемое значение и нажать Enter. Вы можете добавлять одновременно несколько значений – для этого предварительно выделите соответствующие позиции в списке с помощью клавиши Insert.
Чтобы удалить значение аналитики из списка, нужно выделить ее курсором и нажать клавишу F8. Можно удалять одновременно несколько значений – для этого нужно предварительно пометить их клавишей Insert.
Настройка типовых форм бюджетов
Типовая форма бюджета представляет собой шаблон настроек бюджета, который включает в себя иерархию статей и аналитик. По сути дела, при формировании типовой формы не указывают только центр ответственности и период планирования. Типовая форма – это основа, без которой в принципе невозможно построение бюджета. Данные типовых форм непосредственно используются при отображении бюджетов.
Для перехода в режим формирования, настройки и редактирования типовых форм бюджета предназначена команда главного меню Н→Типовые формы бюджетов. При активизации данной команды на экране отображается окно, которое представлено на рис. 3.24.
На рисунке видно, что данное окно состоит из двух панелей.
В верхней панели отображается структура типовых форм бюджетов в виде иерархического или линейного списка. Для каждой формы отображается ее наименование, код и ряд перечисленных ниже признаков:
• значок в поле? обозначает, что не заданы оси данной типовой формы;
• символ! в одноименном поле указывает на некорректность данной типовой формы. Возможные причины некорректности будут рассмотрены ниже;
• буква Х в одноименном поле означает, что типовая форма заблокирована другим пользователем (это возможно только в многопользовательском режиме работы), который ее редактирует или использует для отображения бюджета. Для таких типовых форм редактирование осей запрещено. Заблокированные типовые формы отображаются серым цветом в окнах выбора.
Для создания новой типовой формы необходимо нажать клавишу F7, а для редактирования существующей – клавишу F4. В обоих случаях открывается окно Редактирование типовой формы, в котором можно выполнить указанные операции (описание данного режима приводится ниже).
Нижняя панель окна Типовые формы состоит из четырех вкладок: Ось 1, Ось 2, Аналитика типовой формы, Слои типовой формы.
Значения аналитики, являющиеся элементами иерархической структуры аналитик, привязанных к статьям или осям типовой формы, отображаются в виде соответствующих значков: элемент, имеющий подчиненные уровни – раскрытая либо закрытая папка, самый нижний элемент иерархии – значок с символом А.
На вкладке Ось 1 отображаются статьи бюджета, привязанные к этой оси. В поле Наименование показан иерархический список статей бюджета и значений аналитик, связанных с 1-ой осью. В поле Код выводится код статьи или значения аналитики. Поле КАУ содержит наименование аналитики для данной записи. В поле Группа аналитик выводится наименование группы аналитик, которая привязана к данной статье.
На вкладке Ось 2 отображаются аналитики, которые привязаны к этой оси. В поле Наименование отображается иерархический список значений аналитик, связанных со 2-ой осью, в поле Код выводится числовой код аналитики. В поле КАУ отображается название аналитики для текущей записи. Если аналитики ко второй оси не привязывались, то на вкладке Ось 2 отображается запись Период планирования бюджета, указывающая на то, что ко второй оси будет привязан период планирования бюджета.
На вкладке Аналитика типовой формы отображается список аналитик, связанных с текущей типовой формой. Для каждой позиции списка в соответствующих колонках указывается ее порядковый номер, наименование и код.
Вкладка Слои типовой формы отображает наименование слоя аналитик для данной типовой формы. Эта информация создается системой автоматически, без участия пользователя.
Среди команд контекстного меню данного окна следует отметить команду Настройка распределения агрегатов. При активизации данной команды на экране открывается окно, которое показано на рис. 3.25.
Следует отметить, что команда Настройка распределения агрегатов доступна только в том случае, когда параметру настройки Специальный режим редактирования агрегатов (описание данного параметра см. выше, в разделе «Параметры редактирования бюджетов») установлено значение да. Кроме этого, работа в окне Настройка распределения агрегатов (см. рис. 3.25) возможна только в случае, когда параметру настройки Доступ к настройке редактирования агрегатов (описание данного параметра см. выше, в разделе «Параметры редактирования бюджетов») установлено значение да.
В данном окне с помощью группы флажков Разрешено редактировать осуществляется контроль редактирования агрегатов. Возможные значения – Агрегаты по статьям(С), Агрегаты по периодам(П) либо Агрегаты по аналитике(А) (допускается выбор нескольких значений). При выборе последнего значения открывается переключатель, с помощью которого можно определить, редактировать агрегаты по аналитике ТФ либо листы по аналитике ТФ (в данном случае ТФ – это типовая форма) – для этого достаточно установить переключатель в соответствующее положение.
Система предусматривает два типа редактирования агрегатов – автоматически (при этом открывается переключатель Режим редактирования, который позволяет проводить процесс с напоминанием либо без напоминания), и вручную. Выбор осуществляется с помощью переключателя Тип редактирования. Автоматическое редактирование может осуществляться по одному из двух вариантов, выбор которых осуществляется из раскрывающегося списка: А – на прочие, П – равномерно либо А,П – Новое/Старое (А – имеется в виду аналитика, П – периоды). При ручном редактировании также имеется два варианта: Правка либо Разноска.
С помощью кнопки Сохранить осуществляется сохранение произведенной настройки.
Для перехода в режим создания и настройки новой типовой формы бюджета, следует в окне списка типовых форм (см. рис. 3.24) нажать клавишу F7. Для редактирования текущей типовой формы нужно воспользоваться клавишей F4. Создание новой и редактирование текущей типовой формы осуществляется в окне редактирования, которое показано на рис. 3.26.
Данное окно предназначено для формирования и редактирования типовой формы бюджета. Типовая форма бюджета строится на двух осях. Первая из этих осей отображает статьи бюджета и аналитики, а вторая – периоды планирования или аналитики. На рисунке видно, что данное окно состоит из четырех панелей: верхняя панель, левая панель, правая панель и нижняя панель.
Верхняя панель содержит общие параметры редактируемой типовой формы и позволяет задать ее положение в иерархии типовых форм. Она состоит из четырех вкладок: Типовая форма, Редактирования агрегатов, Загрузка бюджета и Форматирование. Рассмотрим содержимое каждой из них.
Вкладка Типовая форма (ее содержимое показано на рис. 3.26) содержит перечисленные ниже параметры.
• Вышестоящая форма – в данном поле при необходимости можно указать вышестоящую типовую форму. Выбор осуществляется в окне справочника типовых форм (см. рис. 3.24), которое выводится на экран с помощью клавиши F3 либо по кнопке выбора.
• Код на уровне – в данном поле с клавиатуры вводят пользовательский код формы. Это код текущего элемента на данном уровне иерархии, поэтому коды элементов, находящихся на разных уровнях, могут совпадать.
• Код в иерархии – информационное поле, отображающее код элемента в иерархии. Значение данного поля автоматически формируется программой и с клавиатуры не редактируется.
• Наименование – в данном поле с клавиатуры вводится произвольное наименование типовой формы бюджета.
• Включена вся возможная аналитика – информационное поле, в котором устанавливается флажок, если к статьям типовой формы привязана вся имеющаяся аналитика.
• Не определены оси типовой формы!!! – данный флажок устанавливается в случае, если не настроены и не отредактированы должным образом оси типовой формы.
• Типовая форма некорректна!!! – информационное поле, в котором устанавливается флажок в ситуации некорректности типовой формы. Такая ситуация может возникнуть при изменении алгоритма статьи, группы аналитики, удалении статей, входящих в состав типовой формы, и т. п.
• Типовая форма заблокирована другим пользователем!!! – установленный флажок указывает на то, что типовая форма в данный момент занята другим пользователем (в многопользовательском режиме работы).ВНИМАНИЕ
Последние четыре параметра формируются системой автоматически при возникновении соответствующей ситуации, и пользователь их изменить не может.
На вкладке Редактирование агрегатов осуществляется настройка редактирования агрегатов статьи бюджета. Содержимое данной вкладки аналогично окну Настройка распределения агрегатов, см. рис. 3.25, описание которого приведено выше. Отметим лишь, что данная вкладка отображается только в том случае, когда параметру настройки Специальный режим редактирования агрегатов (описание данного параметра см. выше, в разделе «Параметры редактирования бюджетов») установлено значение да.
Если на вкладке Загрузка бюджета установлен флажок автосинхронизация типовой формы, то автоматически запускается функция синхронизации значений аналитики типовой формы и бюджета.
Ускоренная загрузка аналитик – установка данного флажка позволяет значительно ускорить обработку бюджетов по типовым формам, имеющим большое количество аналитик. Эта настройка действует как при загрузке бюджета на редактирование, так и при выполнении Операции→Пересчет бюджетов. При установленном данном флажке, в режиме загрузки на редактирование бюджета по данной типовой форме либо в режиме его пересчета берется не все множество значений аналитики, учитываемое в данном модуле, а лишь те значения, которые используются в данном конкретном бюджете.
На вкладке Форматирование реализована возможность задания количества знаков после запятой для данной типовой формы. Требуемое значение вводится в поле Количество десятичных знаков после запятой либо с клавиатуры, либо с помощью кнопок счетчика.
В левой панели осуществляется настройка параметров первой оси типовой формы, а также определяются статьи бюджета, которые отображаются на этой оси.
В поле Ось 1 определяется расположение статей бюджета. Требуемое значение выбирается из раскрывающегося списка, возможные варианты – Строки либо Колонки. При выборе первого значения статьи бюджета, который использует данную типовую форму, располагаются по строкам, а периоды планирования (аналитики) – по столбцам. При выборе второго значения – наоборот. Кроме этого, при выборе первого значения указанный параметр для второй оси автоматически получает значение Колонки, и наоборот. Флажок Статьи устанавливается автоматически, если к данной оси привязаны статьи. Флажок Аналитика также устанавливается автоматически, если была построена аналитика для указанных статей.
Наименование и Код – в данных колонках отображаются соответственно наименования и коды статей бюджета, которые представлены в виде иерархической структуры, привязанной к данной оси. Переход в режим выбора указанных статей бюджета осуществляется с помощью кнопки Редактирование осей, которая расположена в нижней панели.
Правая панель позволяет привязать аналитики ко второй оси типовой формы бюджета. По умолчанию к ней привязаны периоды планирования.
В поле Ось 2 определяется расположение периодов планирования либо аналитик. Требуемое значение выбирается из раскрывающегося списка, возможные варианты – Строки либо Колонки. При выборе первого значения периоды планирования либо аналитики бюджета, который использует данную типовую форму, располагаются по строкам, а статьи бюджета – по столбцам. При выборе второго значения – наоборот. Кроме этого, при выборе первого значения указанный параметр для первой оси автоматически получает значение Колонки, и наоборот. Переключатель Периоды устанавливается автоматически, если к данной оси привязаны периоды планирования (это значение по умолчанию). Переключатель Аналитика также устанавливается автоматически, если к данной оси была привязана аналитика.
Наименование и Код – в данных колонках отображаются соответственно наименования и коды аналитик, которые представлены в виде иерархической структуры, привязанной к данной оси. Переход в режим выбора аналитик осуществляется с помощью кнопки Редактирование осей, которая расположена в нижней панели. Если ко второй оси привязан период планирования, то колонки Наименование и Код отсутствуют, а вместо них отображается текст Период планирования бюджета (см. рис. 3.26).
Нижняя панель содержит кнопки, предназначенные для редактирования данных, привязанных к осям типовой формы, а также пересчета параметров типовой формы.
С помощью кнопки Редактирование осей осуществляется переход в режим настройки общих параметров осей, а также привязки статей бюджета и аналитики к осям. Описание данного режима приводится ниже.Нажатием кнопки Перестроить типовую форму приводятся в соответствие существующие значения аналитик и значения аналитик в типовой форме. Существующие значения хранятся в справочнике пользовательских аналитик и справочниках стандартных аналитик – например, каталог организаций, услуг, сотрудников и т. д. Например, если существующие значения аналитик были модифицированы, то выполняется соответствующее изменение значений аналитики типовой формы.
С помощью кнопки Выход осуществляется выход из режима редактирования.
Далее рассмотрим, как осуществляется просмотр параметров и редактирование осей типовой формы бюджета. Для того чтобы войти в соответствующий режим, нажмите в окне Редактирование типовой формы (см. рис. 3.26) кнопку Редактирование осей – в результате отобразится диалог, изображенный на рис. 3.27.
В этом диалоге вы можете определить общие параметры осей, и осуществить привязку бюджетных статей и аналитики к соответствующим осям.
В левой части окна параметр Статьи включается автоматически в том случае, если к данной оси привязаны статьи. Что касается параметра Аналитика, то он тоже включается автоматически – если предварительно была построена аналитика для указанных статей.
Подобным образом в правой части диалога программа автоматически выбирает значение переключателя. Ему будет присвоено значение Периоды – если к данной оси уже привязаны периоды планирования (это значение по умолчанию). Что касается положения Аналитика, то оно включается в случае, если к данной оси была привязана аналитика.
И в левой, и в правой частях окна находятся кнопки Редактировать. При ее нажатии в левой части диалога программа автоматически произведет привязку к первой оси бюджетных статей и аналитик. После нажатия этой кнопки в правой части окна будет выполнена автоматическая привязка аналитики ко второй оси. Независимо от того, в какой части диалога нажата кнопка Редактировать, на экране отображается интерфейс, изображенный на рис. 3.28.
Отметим, что это окно может отображаться под названием Строки типовой формы либо Колонки типовой формы – это определяется тем, с каким элементом (строки либо колонки) в данный момент ведется работа.
Главная задача этого интерфейса состоит в том, чтобы осуществить привязку бюджетных статей и аналитик к первой оси, а также привязку аналитик – ко второй оси. Окно содержит перечень бюджетных статей или аналитик, привязанных к оси., При этом для каждой позиции представлены перечисленные ниже сведения.
• название позиции (бюджетной статьи или аналитики);
• уникальный числовой идентификатор (код);
• название аналитики;
• название группы аналитик;
• сокращенное название (аббревиатура) – при наличии такового.
Кроме этого, слева находится стандартный элемент, присутствующий во всех аналогичных интерфейсах – колонка, предназначенная для признака помеченной записи (напомним, что пометка элементов осуществляется нажатием клавиши Insert).
При нажатии на кнопку Построить ось программа удаляет всю структуру записей и аналитики, привязанную к данной оси.
С помощью кнопки Построенные уровни аналитики на экран выводится окно Построенные уровни аналитики, в котором можно просмотреть уровни аналитики, привязанные к статьям бюджета или периодам планирования. Для каждой аналитики отображается порядковый номер ее уровня и наименование.
С помощью команды контекстного меню Синхронизация значений аналитик по книге операций можно привести в соответствие значения аналитик, привязанные к статьям типовой формы – с одной стороны, и значений аналитик из документов и ТФО для финансовых операций – с другой.