Бюджетирование на компьютере
Шрифт:
ПРИМЕЧАНИЕ
Следует отметить, что в некоторых случаях это окно открывается сразу после нажатия клавиши F4, минуя окно выбора типовой формы.
В заголовке окна отображается наименование бюджета с указанием центра ответственности и периода планирования. На рисунке видно, что данное окно состоит из двух вкладок: Настройка расчета и Режим загрузки. В первую очередь рассмотрим параметры, которые являются общими для обеих вкладок.
• Типовая форма – в данном поле с помощью клавиши F3 на экран выводится окно Выбор типовой формы, в котором нужно курсором выделить требуемую типовую форму и нажать клавишу Enter.
• Копия бюджета – в этой группе полей указывается параметры используемой копии бюджета, к которым относятся: вариант бюджета, наименование копии варианта бюджета, номер стадии бюджетного процесса и дескриптор пользователя.
• Регистр – с помощью данного переключателя определяется, данные
Вкладка Настройка расчета содержит группу флажков Настройка расчета бюджета. Флажок Валюта просмотра позволяет задать валюту, в которой выражаются значения статей бюджета; выбор осуществляется в окне справочника валют, которое выводится на экран автоматически при установке данного флажка. При установке флажка Прогнозный курс используется прогнозный курс выбранной валюты для заданного варианта бюджета; выбор осуществляется в расположенном справа поле, которое становится доступным после установки данного флажка, через F3 либо по кнопке выбора. С помощью флажка Расчет формул выбирается вариант расчета формул (выбор осуществляется в окне Выбор варианта бюджета, которое выводится на экран автоматически при установке данного флажка).
На вкладке Режим загрузки с помощью переключателя Режим загрузки можно выбрать режим редактирования или режим просмотра. В первом режиме статьи бюджета, редактируемые текущим пользователем, блокируются, и остальные пользователи могут только просматривать указанные статьи. Во втором режиме бюджет будет доступен для редактирования другим пользователям.
В нижней панели окна настройки параметров загрузки находятся кнопки Далее и Выход. Кнопка Далее предназначена для загрузки бюджета с выбранными в данном диалоге параметрами. По этой кнопке открывается окно Редактируем бюджет, в котором можно просмотреть и отредактировать данные бюджета (описание этого режима приводится ниже). С помощью кнопки Выход осуществляется выход из данного режима без загрузки бюджета; при этом на экране вновь откроется окно списка бюджетов, изображенное на рис. 3.40.Настройка атрибутов бюджета при его создании
Чтобы сформировать в модуле «Управление бюджетом» новый бюджет, нужно открыть окно списка бюджетов (см. рис. 3.40), затем щелчком мыши указать то место в иерархии, где должен находиться бюджет, и нажать F7. В результате выполненных действий отобразится интерфейс настройки атрибутов бюджета, который показан на рис. 3.42.
Рис. 3.42. Атрибуты бюджета
Настройка ключевых параметров формируемого бюджета выполняется на вкладке Общая информация, которая открывается в данном окне по умолчанию (см. рис. 3.42). Здесь нужно определить значения перечисленных ниже параметров.
• Статус бюджета – этот параметр отображает текущий статус бюджета. При создании нового бюджета в данное поле автоматически подставляется значение формируется. В случае надобности вы можете отредактировать это значение, нажав клавишу F3 – в результате на экране отобразится окно, в котором можно выбрать другой статус (например, согласуется, исполняется, корректируется, и т. п.).
• Центр ответственности – в данном поле следует нажать кнопку выбора или клавишу F3, и выбрать ЦФО из соответствующего справочника.
• Период планирования – в этом поле из справочника периодов планирования, который вызывается с помощью F3 или кнопки выбора, нужно выбрать период планирования для формируемого бюджета.ВНИМАНИЕ
Помните, что изменить значение параметра Статус бюджета можно только после заполнения полей Центр ответственности и Период планирования.
Содержимое вкладки Копии бюджета представлено на рис. 3.43.
Как нетрудно догадаться по названию вкладки, она предназначена для формирования и ведения списка копий бюджета.
ПРИМЕЧАНИЕ
В программе «Галактика» каждый бюджет может иметь несколько копий, отличающихся вариантами бюджета, регистрами данных (плановые, фактические или резерв), правами пользователей, вариантами расчета формул и прогнозного курса, и др.
Активная копия бюджета помечается символом А в одноименном поле, а значки П, Ф или Р в соответствующих колонках указывают на наличие данных для этих регистров (план, факт или резерв) в текущей копии варианта бюджета.ПРИМЕЧАНИЕ
Активная копия бюджета – единственная копия бюджета, которая используется во многих операциях в качестве копии по умолчанию. В механизме согласования бюджетов – это текущая утвержденная копия бюджета.
Кроме этого, в соответствующих колонках отображается номер стадии бюджетного процесса и дескриптор пользователя, ответственного за данную копию. Более подробно механизм работы с копиями бюджета будет рассмотрен в следующем разделе.
Что касается вкладки Примечание к бюджету, то здесь вы можете ввести дополнительные сведения произвольного характера, касающиеся данного бюджета, для которых не нашлось места в других параметрах окна.
После нажатия в данном окне кнопки Далее будет сформирован новый бюджет в соответствии с заданными атрибутами. Этот бюджет отобразится в верхней панели окна списка бюджетов (см. рис. 3.40).Работа с бюджетными копиями
Как уже отмечалось выше, в модуле «Управление бюджетом» предусмотрена возможность работы с несколькими разными копиями одного и того же бюджета, отличающихся по целому ряду параметров и, как следствие –
Сведения о бюджетных копиях представлены внизу окна списка на соответствующей вкладке (см. рис. 3.40). При этом для каждого бюджета ведется собственный перечень копий – его можно увидеть, если в верхней части окна выделить требуемый бюджет щелчком мыши. Для каждой бюджетной копии в соответствующих колонках представлены перечисленные ниже сведения.
• Признак помеченной записи (если копия не помечена – поле будет пустым).
• Признак активной записи – если копия является активной (о том, что представляет собой активная копия, говорилось в предыдущем разделе). Отметим, что для одного бюджета активной может являться только одна копия.
• Наименование варианта бюджета.
• Стадия бюджетного процесса (данный параметр присваивается в режиме редактирования бюджетной копии).
• Дескриптор пользователя.
• Наименование бюджетной копии.
• Регистр используемых в бюджетной копии данных (план, факт или резерв).
Для каждого бюджета автоматически ведется история изменения активной копии. Каждая запись истории отображает наименования двух копий: той, которая прежде была активной, и той, которая стала активной сейчас. Подробнее об изменении активной копии бюджета будет рассказано ниже.
Чтобы сформировать новую копию бюджета, откройте список бюджетов (см. рис. 3.40), щелкните мышью в нижней части на вкладке Копии бюджета, и нажмите F7. Чтобы просмотреть и, при необходимости – отредактировать параметры созданной ранее бюджетной копии, выделите ее в списке щелчком мыши и нажмите F4. Ввод и редактирование бюджетных копий осуществляется в окне, изображенном на рис. 3.44.
Рис. 3.44. Окно ввода и редактирования бюджетной копии
В верхней панели данного окна в поле Область видимости по умолчанию отображается текущая область видимости для данного пользователя. При необходимости значение данного поля можно перевыбрать с помощью клавиши F3 либо по кнопке выбора.
В поле Дескриптор следует указать пользователя, который является ответственным за данную копию бюджета. Требуемое значение выбирается в окне списка дескрипторов, которое выводится на экран с помощью кнопки выбора.
Стадия бюдж. процесса – значение данного поля выбирается в окне реквизитов (см. рис. 3.45), которое вызывается нажатием кнопки выбора.
Здесь можно указать область видимости и определить номер стадии бюджетного процесса. Область видимости выбирается из соответствующего справочника – для этого нажмите F3, выделите щелчком мыши требуемую позицию и нажмите Enter. Что касается параметра Стадия бюджетного процесса, то он заполняется с клавиатуры.
В поле Акт. копия (см. рис. 3.44) мы можете назначить данную копию бюджета активной. О том, чем характеризуется активная копия бюджета, мы уже говорили ранее.
Порядковый номер и название бюджетной копии вводится в полях соответственно № и Наименование копии. Отметим, что значения этих полей могут формироваться вручную или автоматически. При автоматическом заполнении поля Наименование копии возможны перечисленные ниже варианты:
• <дескриптор пользователя>/от<дата и время создания копии> – копия сформирована автоматически при добавлении записей в данное окно;
• автомат, по финансовым операциям <дата и время создания копии> – копия варианта создана в результате формирования бюджета по финансовым операциям из какой-либо финансовых операций.
Автоматически сформированное значение при необходимости можно отредактировать вручную.ПРИМЕЧАНИЕ
При нажатии в данном окне клавиши F7 открывается справочник вариантов бюджетов, и после выбора нужного варианта автоматически формируется новая копия варианта вида <дескриптор пользователя>/от<дата и время создания копии>. Затем необходимо задать остальные атрибуты новой копии.
Нижняя панель окна состоит из нескольких вкладок (см. рис. 3.44). Рассмотрим содержимое каждой из них.
Вкладка Варианты копии, содержимое которой показано на рис. 3.44, открывается в данном окне по умолчанию. Она содержит параметры Вариант бюджета, Вариант расчета формул и Вариант прогнозного курса, значения которых выбираются в окне справочника вариантов бюджетов, вызываемом через F3. Данный механизм предоставляет возможность указания в бюджетной копии разных вариантов бюджета, расчета формул и прогнозного курса (например, бюджет – оптимистичный, расчет формул – пессимистичный, прогнозный курс – умеренный).
Вкладка Данные по регистрам содержит сведения о регистрах данных, используемых в бюджетной копии (плановые, фактические или резерв). Если в бюджете присутствуют данные того или иного регистра, то в поле План, Факт и Резерв отобразится соответствующий символ (П, Ф или Р).
В модуле «Управление бюджетом» реализована возможность указания статуса бюджетной копии для каждого регистра. Для этого предназначены параметры Статус: через F3 вызывается окно, в котором нужно установить курсор на требуемую позицию и нажать Enter.
Ранее уже говорилось о том, что данные из книг финансовых операций передаются в бюджет в соответствии с настроенными правилами (подробнее см. выше раздел «Настройка правил передачи данных из книг финансовых операций»). Для выбора правила на вкладке Данные по регистрам предназначены поля Правило передачи данных (предусмотрен отдельный параметр для каждого регистра).
Содержимое вкладки Права пользователей показано на рис. 3.46.