Бюджетирование на компьютере
Шрифт:
Рис. 4.3. Каталог финансовых показателей
Структура каталога оформлена в виде дерева: слева находится список папок каталога (все финансовые показатели в зависимости от назначения и функциональности группируются в тематические папки), справа отображается содержимое текущей папки.
СОВЕТ
При заполнении справочника финансовых показателей рекомендуется вначале сформировать иерархическую структуру папок, после чего приступать к заполнению папок показателями.
Верхним уровнем иерархии, который уже имеется в каталоге по умолчанию, является папка Финансовые показатели. В ее состав следует включить две папки нижестоящего уровня Активы и Пассивы.ВНИМАНИЕ
Специфика использования программы «1С Финансовое планирование» такова, что эти папки необходимы в любом случае, независимо от вида деятельности, форм собственности и прочих специфических особенностей предприятия.
Остальные папки располагаются в подчинении папок Активы и Пассивы, и здесь их перечень может зависеть от особенностей конкретного субъекта хозяйствования. Как показывает практика, для
Для добавления в справочник новой папки предназначена команда Действия→Новая группа, вызываемая также с помощью комбинации клавиш Ctrl+F9. Также можно воспользоваться соответствующей кнопкой панели инструментов. В результате выполнения любого из этих действий на экране отображается окно, которое показано на рис. 4.4.
Порядок работы в данном окне несложен. В поле Код программа автоматически генерирует уникальный числовой идентификатор папки, который в случае надобности вы можете изменить вручную. В поле Наименование вводится название папки, под которым она впоследствии будет отображаться в интерфейсах списка и выбора.
ВНИМАНИЕ
Параметры Код и Наименование в любом случае являются обязательными для заполнения.
Что касается параметра Описание, то он заполняется по желанию пользователя. Здесь в случае надобности можно ввести дополнительную информацию произвольного характера, относящуюся к данной папке.
Завершается процесс создания новой папки нажатием в окне редактирования кнопок Записать либо ОК. Кнопка Закрыть предназначена для выхода из режима редактирования без сохранения выполненных изменений; следует отметить, что при нажатии на данную кнопку программа выдает дополнительный запрос на сохранение изменений.ПРИМЕЧАНИЕ
Новая папка будет расположена в подчинении той папки, на которой был установлен курсор в момент активизации команды Действия→Новая группа. Это правило действует не только в данном справочнике, но и в других аналогичных интерфейсах системы.
После построения структуры папок можно приступать к заполнению папок финансовыми показателями. Чтобы зарегистрировать в каталоге новый финансовый показатель, следует переместить курсор в правую часть окна и выполнить команду главного меню Действия→Добавить (данная команда вызывается также нажатием клавиши Insert) либо нажать соответствующую кнопку инструментальной панели. Чтобы просмотреть и, при необходимости – отредактировать параметры сформированного ранее финансового показателя, дважды щелкните на нем мышью или используйте команду Действия→Изменить, вызываемую также нажатием комбинации клавиш Shift+Enter. В результате выполнения любого из перечисленных действий на экране откроется окно редактирования финансового показателя, изображенное на рис. 4.5.
Данный интерфейс во многом аналогичен уже знакомому нам окну ввода и редактирования папки, с которым мы познакомились чуть выше (см. рис. 4.4). Исключением является лишь то, что в окне редактирования финансового показателя имеется также поле Тип показателя (для финансового анализа). Значение данного поля используется при проведении финансового анализа структуры средств предприятия; оно указывает, к какой группе активов либо пассивов аналитического баланса будут отнесены итоговые данные по этому финансовому показателю. Для заполнения данного поля нужно нажать кнопку выбора, затем в открывшемся окне справочника Аналитический баланс выделить курсором требуемую позицию и нажать клавишу Enter либо дважды щелкнуть мышью. Чтобы очистить значение поля Тип показателя (для финансового анализа), нужно нажать кнопку с символом Х, расположенную справа от кнопки выбора.
Для сохранения введенных данных нужно нажать кнопку Записать либо ОК. Для выхода из данного режима без сохранения выполненных изменений предназначена кнопка Закрыть.
Количество финансовых показателей в каждой папке не ограничено и определяется только потребностями пользователей.
В нижней части окна списка финансовых показателей расположена кнопка Отчеты (см. рис. 4.3). При нажатии на данную кнопку открывается меню, команды которого предназначены для перехода в режимы формирования различных отчетных форм по финансовым показателям. Отметим, что эти команды входят также в состав главного меню программы, пункт Отчеты.
Формирование и ведение списка бюджетов
Сведения обо всех бюджетах, используемых в программе, хранятся в соответствующем справочнике, который вызывается с помощью команды главного меню Справочники→Бюджеты. Окно справочника, которое отображается при активизации данной команды, показано на рис. 4.6.
Все бюджеты, зарегистрированные в справочнике, автоматически попадают в данный список. Внизу окна находятся кнопки Статьи и Показатели. С помощью кнопки Статьи осуществляется переход в режим просмотра статей текущего бюджета, а с помощью кнопки Показатели – в режим просмотра показателей текущего бюджета.
Чтобы зарегистрировать в информационной базе новый бюджет, нажмите клавишу Insert или выполните команду главного меню Действия→Новый. Чтобы просмотреть и, при необходимости – отредактировать параметры сохраненного ранее бюджета, дважды щелкните на нем мышью или воспользуйтесь командой Действия→Изменить. Ввод и редактирование сведений о бюджетах осуществляется в окне, изображенном на рис. 4.7.
В поле Наименование следует ввести название бюджета, под которым его впоследствии можно будет найти в интерфейсах списка и выбора – например, Бюджет реализации либо Бюджет движения денежных средств, и т. д.
ВНИМАНИЕ
Значение поля Тип бюджета учитывается в случае, если создаваемый бюджет относится к бюджету доходов и расходов либо к бюджету движения денежных средств. В этом случае из раскрывающегося списка необходимо выбрать значение соответственно Бюджет доходов и расходов либо Бюджет движения денежных средств. Во всех остальных случаях в данном поле нужно выбрать значение Прочие варианты бюджетов.
Что касается параметра Описание, то здесь с клавиатуры можно ввести произвольное описание создаваемого бюджета.
Дальнейшие действия по формированию бюджета выполняются под кнопками Статьи и Показатели, и далее мы рассмотрим каждый из этих режимов.
При нажатии на кнопку Статьи на экране открывается окно справочника статей бюджетов, который находится в подчинении справочника бюджетов и предназначен для ввода, редактирования и хранения информации обо всех бюджетных статьях, используемых в конфигурации.
Окно справочника бюджетов показано на рис. 4.8.
Данное окно имеет следующую структуру: вверху содержится перечень папок (все бюджетные статьи группируются по тематическим папкам), внизу отображается содержимое текущей папки (бюджетные статьи, а также папки – если таковые имеются в подчинении текущей папки).
СОВЕТ
Заполнять справочник рекомендуется в следующем порядке: сначала сформировать структуру папок, а затем приступать к заполнению папок бюджетными статьями.
Для добавления в справочник новой папки нажмите Ctrl+F9 или выполните команду главного меню Действия→Новая группа. В результате в нижней части окна появится новая папка, которой нужно присвоить уникальный числовой идентификатор (код), знак и наименование. Отметим, что параметр Код заполняется автоматически в момент создания новой позиции, но в случае надобности его значение можно откорректировать.
В поле Знак определяется знак (плюс или минус), с которым оборот, рассчитываемый по данной бюджетной статье, будет учитываться в бюджете. Значение данного поля указывается в следующем виде: 1 (если знак положительный) либо -1 (если знак отрицательный).
Что касается параметра Наименование статьи в отчетах, то здесь следует ввести название создаваемой папки, под которым она впоследствии будет отображаться в списках, документах и отчетах.
Для работы со списком бюджетных статей следует перейти в нижнюю часть окна. Чтобы внести в справочник бюджетную статью, нужно выполнить команду главного меню Действия→Новый либо нажать соответствующую кнопку инструментальной панели (также для этого можно воспользоваться клавишей Insert). В результате в списке статей появится новая позиция, для которой в соответствующих колонках с клавиатуры нужно ввести числовой код, знак, под которым будут учитываться обороты по данной статье в бюджете (1 или -1), а также произвольное наименование статьи, кратко отражающее ее суть. После этого в поле Статья оборотов нужно указать название статьи оборотов, сумма по которой будет использоваться при расчете данной бюджетной статьи. Требуемое значение выбирается в окне справочника статей оборотов, которое выводится на экран с помощью кнопки выбора.
Что касается кнопки Показатели, расположенной справа от кнопки Статьи (см. рис. 4.7), то с ее помощью осуществляется переключение к списку бюджетных показателей (рис. 4.9).
Этот справочник также подчиняется справочнику бюджетов. Он имеет структуру, аналогичную справочнику статей, с которым мы только что познакомились: вверху находятся папки справочника, внизу отображается содержимое текущей папки. Порядок работы с этим справочником тоже во многом совпадает со справочником статей, поэтому приводить его подробное описание здесь не требуется. Отметим лишь, что при добавлении нового показателя значение поля Финансовый показатель выбирается в окне каталога финансовых показателей, которое выводится на экран с помощью кнопки выбора (его описание приведено выше, в разделе «Заполнение каталога финансовых показателей»). В поле Выводить остатки требуемое значение выбирается из раскрывающегося списка. Если в данном поле установлено значение Да, то в бюджете по данному показателю будут отображаться промежуточные итоги, в противном случае (при установленном значении Нет) они формироваться не будут.
Использование разных вариантов бюджетов
В программе «1С Финансовое планирование» реализована возможность использование разных вариантов бюджета. В данном случае под вариантом бюджета подразумевается комплекс бюджетных планов, распространяющихся на один и тот же период планирования, причем каждый из них имеет свои специфические черты. Использование данного механизма существенно повышает гибкость процесса бюджетирования и позволяет предусмотреть разные варианты развития событий.
Для ввода, редактирования и хранения информации о разных бюджетных вариантах предусмотрено ведение специального справочника, вызываемого с помощью команды главного меню Справочники→Варианты бюджетов. При активизации данной команды отображается окно, которое представлено на рис. 4.10.
Здесь отображается перечень сформированных ранее бюджетных вариантов. Для каждого варианта представлены перечисленные ниже сведения.
• Уникальный числовой идентификатор (код).
• Название варианта бюджета.
• Цикл планирования.
• Периодичность планирования.
• Валюта бюджетного варианта.
• За какой период времени до наступления цикла планирования можно регистрировать документы по варианту бюджета.
• Наименование контролирующего бюджета (этот параметр может оставаться незаполненным).
Чтобы зарегистрировать в справочнике новый вариант бюджета, нажмите клавишу Insert или выполните команду Действия→Новый. Чтобы просмотреть и, в случае надобности – отредактировать параметры сформированного ранее варианта, дважды щелкните в списке на нем мышью или используйте команду Действия→Изменить, вызываемую также нажатием комбинации клавиш Shift+Enter (предварительно не забудьте выделить соответствующую позицию в списке курсором).