Бюджетирование на компьютере
Шрифт:
Здесь путем установки переключателя Пользователи в соответствующее положение определяется, кто из пользователей программы «Галактика» имеет право доступа к данной бюджетной копии. Параметр может принимать одно из перечисленных ниже значений.
• все пользователи – данный вариант предлагается использовать по умолчанию;
• только владелец – при выборе этого значения с бюджетной копией разрешается работать только создавшему ее пользователю;
• владелец и из списка – в данном случае при выборе последнего значения формирование списка пользователей осуществляется в открывшейся справа колонке Пользователь (см. рис. 3.46). Для добавления пользователя в список вначале нажмите F7, а затем в появившемся поле – F3, и выберите пользователя в открывшемся окне.
Следующая вкладка называется Предыдущая копия, ее содержимое представлено на рис. 3.47.
Здесь содержится алгоритм поиска предыдущей копии бюджета. Если переключатель Поиск предыдущей копии установлен в положение по настройке, открывается экранная кнопка Настройка, через которую осуществляется переход в окно Параметры поиска предыдущей копии. В данном окне выполняется настройка параметров поиска предыдущей копии; в качестве условий для поиска может указываться тип периода, вариант бюджета и стадия бюджетного процесса. После ввода параметров поиска и нажатия в окне Параметры поиска предыдущей копии клавиши Enter на вкладке Предыдущая
На вкладке Кто модифицировал хранятся сведения о дате и времени последнего изменения текущей копии бюджета, а также о пользователе, который внес эти изменения. Содержимое данной вкладки формируется программой автоматически, ее ручное редактирование невозможно.
Что касается вкладки Примечание, то здесь в случае надобности вы можете с клавиатуры ввести дополнительную информацию произвольного характера, относящуюся к данной копии бюджета. На этой же вкладке система вносит информацию о выполнении автоматических операций с бюджетом – таких, например, как групповое копирование бюджетов, и др.Работа в режиме просмотра и редактирования бюджета
После нажатия в окне настройки параметров загрузки (см. рис. 3.41) кнопки Далее на экране открывается окно просмотра и редактирования бюджетных данных, пример которого показан на рис. 3.48.
Рис. 3.48. Режим работы с бюджетом
В этом окне осуществляется ввод и редактирование бюджетных данных, сравнение разных бюджетов, аккумулирование нескольких бюджетов в один общий бюджет (этот режим называется «мультибюджет»), и др.
Окно имеет относительно сложную структуру и включает в себя три панели, с которыми мы познакомимся далее.
Главное предназначение верхней панели – просмотр и редактирование общих параметров бюджета. По умолчанию эта панель состоит из одной вкладки, которая так и называется – Бюджет (см. рис. 3.48), но в режиме сравнения бюджетов (с этим режимом мы познакомимся позже) здесь появляется еще одна вкладка, которая называется Сравнить с.
Слева вверху вкладки Бюджет в соответствующем поле показывается название бюджета с указанием ЦФО, а также периода планирования. В расположенном ниже поле Копия бюджета содержится уникальный числовой идентификатор (код) и название копии варианта бюджета.ПРИМЕЧАНИЕ
Если в поле Копия бюджета нажать клавишу F3, то на экране отобразится окно выбора копии варианта, в котором можно задать как копию варианта, так и вариант бюджета.
В середине вкладки находится переключатель, позволяющий указать, данные какого регистра (план, факт или резерв) должны быть представлены в бюджете. Первоначально значение данного параметра определяется в настройках параметров загрузки (переключатель Регистр, см. рис. 3.41), но в любой момент вы можете его изменить. При этом программа выдаст запрос на подтверждение данной операции.ПРИМЕЧАНИЕ
Положение переключателя резерв используется на этапе регистрации фактических данных лимитируемых статей бюджета в тех случаях, когда имеются исполняемые, но не оплаченные финансовые обязательства предприятия. Суммы этих обязательств вначале заносят в резервные значения соответствующих статей бюджета, а после оплаты обязательств переносят в фактические значения статей. Иначе говоря, резервные значения статей фиксируют ожидаемые доходы или расходы по этим статьям.
Отталкиваясь от этой информации, можно сделать вывод, что, например, сумма статьи расходов, которой можно свободно распоряжаться в данном периоде планирования с учетом имеющихся финансовых обязательств, вычисляется по формуле:
Свободно = План – Факт – Резерв
Для вывода информации о свободных суммах для доходной или расходной статьи в текущем периоде планирования предназначена команда контекстного меню Атрибуты значения показателя. При выполнении данной команды на экране открывается окно, в котором для просмотра свободных сумм следует на вкладке Атрибуты значения нажать кнопку Лимиты.
Название валюты, в которой представлены значения бюджетных показателей (статей), отображается в поле Валюта. При расчете значений статей в выбранной валюте используется ее курс на начало или конец самого мелкого периода планирования в зависимости от значения параметра настройки Курс валют по периоду планирования (подробнее см. выше раздел «Настройка параметров бюджетирования»).
В поле Прогнозный курс отображается вариант прогнозного курса текущей валюты для данного варианта бюджета. В базе данных значения статей хранятся только для реального курса валюты. При задании валюты, отличной от валюты статьи, для просмотра/редактирования бюджета хранимые значения статьи пересчитываются в заданную валюту.
В поле Расчет формул показан вариант расчета формул для данного варианта бюджета.
Отметим, что на вкладке бюджет изменить значения параметров Валюта, Прогнозный курс и Расчет формул вы не сможете – для этого нужно перейти в соответствующий режим нажатием кнопки Настройка. При этом открывается окно, которое представлено на рис. 3.49.
Если вы хотите отредактировать какой-либо параметр, отметьте его соответствующим флажком, затем в распложенном справа поле нажмите F3 или кнопку выбора, и в открывшемся окне укажите требуемое значение. Выполненные изменения вступают в силу после нажатия в данном окне кнопки Сохранить, а кнопка Отмена предназначена для выхода из данного режима без сохранения выполненных изменений. Основную информационную нагрузку несет средняя (центральная) панель окна просмотра и редактирования бюджета. Именно в ней содержится перечень бюджетных статей, периодов планирования, здесь отображаются значения бюджетных показателей, а также – выполняется их ввод (для статей, автоматическое заполнение которых не предусмотрено) и редактирование.
ПРИМЕЧАНИЕ
Ячейки бюджетной таблицы, которые можно заполнить вручную, подсвечиваются другим цветом (по умолчанию – желтым).
Статьи бюджета и значения аналитики могут располагаться по строкам или по столбцам этой таблицы, а периоды планирования (или значения аналитики) – по столбцам или строкам, соответственно. Число в ячейке таблицы является значением статьи (значением статьи по аналитике) для данного периода планирования. Ниже описывается наиболее распространенный вариант, когда статьи бюджета располагаются по строкам.
В первых трех полях обычно отображается иерархическая структура статей бюджета с указанием кода и краткого наименования для каждой статьи. Затем следуют управляющие поля, содержащие символы << и <, потом – периоды планирования или значения аналитики и вновь управляющие поля, отображающие символы >> и >.
Если периоды планирования (аналитики) имеют иерархическую структуру, то в заголовке колонки кроме наименования периода появляется знак +. Щелчок на этом знаке приводит к появлению новых колонок таблицы, отображающих подчиненные периоды планирования. При этом указанный знак преобразуется в —. Щелчок на данном знаке снова превращает его в +, а колонки с подчиненными периодами исчезают (сворачиваются).
Если периодов планирования или значений аналитики много, то на экране отображается только часть указанных полей. При этом таблица рассматривается как бы через «окно просмотра». Для перемещения «окна просмотра» по таблице и служат управляющие поля. Щелчок левой кнопкой мыши на знаках < или > перемещает указанное «окно» по таблице на одну колонку влево или вправо, соответственно. А щелчок на знаке << или >> перемещает «окно просмотра» так, что в нем отображается первая или последняя колонка периодов планирования соответственно.
Данные в редактируемые ячейки таблицы вводятся с клавиатуры.
При вводе значения вышестоящего периода планирования (значения аналитики) выполняется автоматическая разноска этого значения по подчиненным периодам. Например, если ввести значение некоторой статьи за год равное 21, то ее значения в каждом из первых трех кварталов будут равны 5, а в последнем квартале – 6.
Нижняя панель окна редактирования бюджета предназначена для отображения алгоритмов расчетных статей и задания настроечных параметров окна редактирования бюджета (переход в соответствующий режим осуществляется нажатием кнопки Панель управления; описание данного режима приведено ниже).
В первом поле отображается статья бюджета, на которую указывает курсор в средней панели. В нижнем поле отображается алгоритм расчета указанной статьи, если она является расчетной. Между ними в соответствующих полях указывается сокращенное наименование статьи бюджета, валюта и группа аналитик.Панель управления бюджетом
В программе «Галактика» реализованы широкие функциональные возможности по гибкой настройке бюджетов и управлению их структурой, представлением и содержимым. Для выполнения этих действий предназначен специальный механизм, который называется «Панель управления» и вызывается с помощью кнопки Панель управления, которая находится в нижней панели окна просмотра и редактирования бюджета (см. рис. 3.48). Окно панели управления, которое открывается при нажатии данной кнопки, изображено на рис. 3.50.
Рис. 3.50. Панель управления бюджетом
Функциональные возможности панели управления предусматривают решение следующих задач: проведение расчетов в бюджете, сравнение бюджетов, ручное агрегирование бюджетов в режиме «мультибюджет» и просмотр бюджетов с учетом внутренних или внешних оборотов в режиме «альтернативный просмотр».
Данное окно состоит из трех частей, и если в верхней и правой частях находятся одни и те же параметры, то содержимое нижней части зависит от открытой в данный момент вкладки (выбор вкладки осуществляется внизу окна).
В верхней части окна отображается выбранный ранее период планирования (этот параметр не редактируется), а также название типовой формы бюджета, которую можно перевыбрать с помощью клавиши F3.
Правая часть окна включает в себя кнопки, предназначенные для выбора требуемого режима работы и активизации соответствующих функций панели управления. Эти кнопки перечислены ниже.
• Сохранить бюджет – кнопка предназначена для сохранения всех выполненных в текущем бюджете изменений.
• Сохранить бюджет как – с помощью данной кнопки вы можете сохранить внесенные изменения в виде нового варианта (копии) бюджета. Параметры сохранения указываются в окне, которое отображается на экране при нажатии данной кнопки.
• Пересчитать данные – кнопка позволяет произвести пересчет значений бюджетных показателей. При этом в ходе расчета вычисляются значения как расчетных, так и агрегированных статей.
• Удалить все данные – с помощью этой кнопки можно быстро присвоить всем бюджетным показателям нулевые значения.
• Повернуть оси – эта кнопка позволяет поменять местами оси текущего бюджета. Например, если по строкам отображались статьи бюджета, а по столбцам – периоды планирования, то после нажатия на данную кнопку по строкам будут отображаться периоды планирования, а по столбцам – статьи бюджета.
• Печать – с помощью данной кнопки содержимое бюджета выгружается в Excel-файл для просмотра, редактирования и распечатки.
• Выход – кнопка предназначена для выхода из режима работы Панели управления и закрытия данного окна.
Содержимое левой части окна в зависимости от назначения и функциональности сгруппировано на вкладках Настройка, Сравнение, Мультибюджет и Альтернативный просмотр, описание которых приводится далее.
Параметры настройки в панели управления
На вкладке Настройка (см. рис. 3.50) расположены параметры, с помощью которых производится настройка автоматических расчетов, а также отображения и записи значений статей бюджета. Отметим, что эта вкладка открывается в данном окне по умолчанию.
С помощью параметра Количество колонок вы можете самостоятельно определить число столбцов периодов планирования или значений аналитики (в зависимости от способа представления бюджета), содержащихся в «окне просмотра» между колонками < и >. Этот параметр может принимать значения в интервале от 1 до 10.
В режиме редактирования бюджета реализована возможность автоматического пересчета значений вышестоящих бюджетных статей при редактировании нижестоящих статей. Этот режим включается путем установки флажка Автоматический пересчет.ПРИМЕЧАНИЕ
Если вы хотите пересчитать значения расчетных статей, то нажмите кнопку Пересчитать данные (подробнее см. предыдущий раздел).
Если установить флажок Округлять при выводе, то показатели бюджета будут округлены при отображении их в окне редактирования и выводе на печать в соответствии с действующей настройкой округления (соответствующие параметры настраиваются в реестре настройки).
Если отключен параметр Сохранение агрегатов статей, то значения агрегатных статей рассчитываются при открытии окна редактирования бюджета. Если же этот параметр включен, то текущие агрегатные значения автоматически записываются в базу данных для последующего использования.
Похожее назначение имеет параметр Сохранение агрегатов периодов – если он установлен, то значения агрегатов статей по периодам будут автоматически фиксироваться в информационной базе, а если снят – эти значения будут пересчитываться заново при каждом открытии окна редактирования бюджета.
С помощью параметров Аббревиатура, Валюта, Ед. измерения, находящихся в области Атрибуты статьи, осуществляется управление отображением столбцов с соответствующими названиями в окне редактирования бюджета при условии, что статьи отображаются по строкам бюджета.
Также на данной вкладке находится переключатель, который определяет порядок отображения измененных значений бюджетных показателей. Он может принимать одно из перечисленных ниже значений.
• Режимы выделения выключить – в данном случае режим выделения измененных значений отключается.
• Измененные значения выделить – если переключатель установлен в это положение, то измененные значения статей бюджета выделяются цветом. По умолчанию – это синий цвет. Например, будут выделены указанным цветом отредактированные с клавиатуры значения статей бюджета.
• Сохраняемые значения выделить – при установленном данном значении те данные бюджета, которые записываются в базу данных, выделяются цветом. По умолчанию – это синий цвет. Обычно значения агрегатных статей и периодов планирования не записываются в базу данных, поэтому они не выделяются цветом, однако при установке любого из флажков Сохранение агрегатов статей/периодов (описание этих флажков см. выше) эти значения будут выделены.
• Фиксированные значения выделить – если переключатель установлен в это положение, то значения статьи с атрибутом фиксированное выделяются цветом. Этот атрибут можно установить с помощью команды контекстного меню Атрибуты значения показателя.
• Лимитируемые значения выделить – аналогично предыдущему параметру, если переключатель установлен в это положение, то значения статьи с атрибутом лимитируемое выделяются цветом
Включение и настройка режима сравнения двух разных бюджетов
В программе реализована возможность автоматического сравнения двух разных бюджетов. Например, вы можете сравнить плановый и фактический бюджеты и быстро получить информацию обо всех имеющихся расхождениях.
Однако для решения данной задачи необходимо выполнить несколько подготовительных действий. Для этого откройте «Панель управления», и перейдите на вкладку Сравнение, которая изображена на рис. 3.51.