Бюджетирование на компьютере
Шрифт:
ПРИМЕЧАНИЕ
Вы можете выбрать как группу (папку) показателей, так и конкретный финансовый показатель. Если в поле Дебетуемый/кредитуемый показатель указывается группа (папка) финансовых показателей, то в дальнейшем при вводе оборотов по данной статье нужно будет из этой папки выбрать конкретный финансовый показатель. Если же сразу в данном поле указать конкретный финансовый показатель, то при вводе оборотов по данной статье его изменить будет уже нельзя. Чтобы очистить значение данного поля, нужно воспользоваться кнопкой с символом Х, которая расположена справа от кнопки выбора.
Параметр Тип статьи заполняется лишь в том случае, если данная статья предназначена для описания доходов и расходов предприятия. Требуемое значение выбирается из раскрывающегося списка и определяет, в какой части расчетов рентабельности будут отражаться обороты по данной статье.
При нажатии кнопки Влияющие статьи отображается интерфейс справочника связей статей оборотов (его описание приводится в следующем разделе), где будут представлены лишь те статьи, обороты по которым влияют на обороты по текущей статье.
С помощью кнопки Зависимые статьи можно быстро сформировать перечень статей, обороты по которым находятся в прямой зависимости от оборотов по текущей статье. Сведения выводятся в окне справочника связей статей оборотов,
В поле Описание при необходимости можно с клавиатуры ввести дополнительные сведения произвольного характера, касающиеся данной статьи оборотов. Отметим, что данный параметр не является обязательным для заполнения.
Сохранение введенной информации осуществляется нажатием в данном окне кнопки Записать либо ОК.
Справочник связей статей оборотов
Еще одним важным справочником конфигурации является справочник связей статей оборотов. Главная его задача заключается в том, чтобы при планировании оборотов по какой-либо статье они были учтены и в других статьях, которые в той или иной степени связаны с данной статьей. Чтобы было понятнее, поясним на конкретном примере: если предприятие планирует отпуск сырья и материалов в производство, то параллельно следует запланировать и поступление этих материальных ресурсов на склад.ПРИМЕЧАНИЕ
В рассмотренной ситуации влияющей статьей будет являться Отпуск материалов в производство, а зависимой статьей – Поступление материалов на склад.
Благодаря такому подходу легко обеспечить полноту и объективность всех процессов бюджетирования и финансового планирования.
Ввод, редактирование и хранение сведений о связях статей оборотов осуществляется в соответствующем справочнике, для доступа к которому предназначена команда главного меню Справочники→Связь статей оборотов. Окно справочника, которое выводится на экран после выполнения команды, представлено на рис. 4.16.
Здесь представлен список зарегистрированных ранее связей между статьями оборотов. Для каждой позиции списка показаны следующие сведения:
• уникальный числовой идентификатор (код);
• название влияющей статьи оборотов;
• коэффициент пересчета;
• название зависимой статьи оборотов.
Чтобы зарегистрировать в информационной базе новую связь между статьями оборотов, нажмите клавишу Insert или воспользуйтесь командой Действия→Новый. Чтобы просмотреть или отредактировать параметры сформированной ранее связи, дважды щелкните на ней мышью или выполните команду Действия→Изменить (предварительно не забудьте выделить курсором требуемую позицию). Ввод и редактирование связей между статьями оборотов осуществляется в окне, изображенном на рис. 4.17.
Здесь в соответствующих полях следует ввести название влияющей статьи и название зависимой статьи. Требуемые значения выбираются в окне справочника статей оборотов (с ним мы познакомились в предыдущем разделе), который вызывается с помощью клавиши F3 или кнопки выбора.
ВНИМАНИЕ
Помните, что при регистрации связи поля Влияющая статья и Зависимая статья являются обязательными для заполнения – иначе утрачивается смысл всей операции.
Еще одним важным параметром является поле Коэффициент, где указывается коэффициент пересчета. На указанное в данном поле значение будет автоматически умножаться оборот по влияющей статье для расчета оборота по зависимой статье (по умолчанию в поле Коэффициент установлено значение 0).ПРИМЕЧАНИЕ
В большинстве случаев для пересчета используется коэффициент 1. Однако, например, при настройке связи между влияющей статьей Заработная плата и зависимой статьей Отчисления на социальное страхование коэффициент для большинства предприятий будет равным 0,28, поскольку эти отчисления согласно законодательству составляют 28 % от фонда начисленной заработной платы (сведения о ставке налога актуальны на момент написания данной книги).
Чуть ниже параметра Коэффициент показана дата просмотра и редактирования периодических реквизитов. При необходимости вы можете самостоятельно изменить данный параметр: для этого нажмите кнопку выбора, и в открывшемся окне с клавиатуры либо с помощью календаря укажите требуемую дату, после чего нажмите ОК.
Выполненные настройки вступают в силу только после нажатия в данном окне кнопки Записать либо ОК. С помощью кнопки Закрыть осуществляется выход из данного режима без сохранения выполненных изменений.
Стоит отметить, что любая статья оборотов может влиять на любое количество других статей оборотов. С другой стороны, на любую статью оборотов может влиять неограниченное количество других статей. Любая статья оборотов может быть влияющей по отношению к одним статьям и зависимой – по отношению к другим статьям.Реализация процессов бюджетирования
Процессы бюджетирования в рассматриваемой конфигурации реализуются путем оформления и проведения по учету соответствующих документов, с которыми мы и познакомимся далее.
Ввод данных на начало цикла планирования
Перед тем как приступить собственно к бюджетированию, следует ввести необходимые начальные данные (то есть входящие остатки на начало цикла планирования), причем это касается как плановых, так и фактических данных. В рассматриваемой конфигурации эта задача решается с помощью документа Ввод значений показателей, для создания которого предназначена команда главного меню Документы→Ввод значений показателей. В результате ее выполнения открывается окно, изображенное на рис. 4.18.
Рис. 4.18. Ввод начальных остатков
В данном окне в полях № и от следует ввести соответственно порядковый номер документа в конфигурации и дату его формирования. Значения данных полей генерируются программой автоматически, но при необходимости вы можете отредактировать их с клавиатуры по своему усмотрению.
Затем нужно заполнить поле Вариант бюджета – здесь указывается вариант бюджета, к которому относится данный документ. Значение данного поля выбирается в раскрывающемся списке, содержимое которого формируется в справочнике вариантов бюджетов (с этим справочником мы познакомились ранее). Отметим,
Если вы выбрали вариант бюджета, для которого предусмотрен только один цикл планирования, то значение поля Дата программа сгенерирует автоматически, и изменить его вы не сможете. Во всех остальных случаях вы можете редактировать данный параметр по своему усмотрению (в нем указывается дата, по состоянию на которую вводятся начальные остатки).
Далее следует определить валюту, в которой выражены начальные значения бюджетных показателей. Валюта выбирается в окне справочника валют, которое вызывается нажатием клавиши F3 или кнопки выбора в поле Валюта документа.ПРИМЕЧАНИЕ
Если впоследствии изменить значение поля Валюта документа, то программа выдаст дополнительный запрос на пересчет введенных ранее сумм в соответствии с новым значением.
Содержимое нижней части окна зависит от того, какая вкладка открыта в данный момент. Все основные сведения вводятся на вкладке Документ, а вкладка Комментарий содержит лишь один параметр – большое текстовое поле, в котором с клавиатуры можно ввести дополнительную информацию произвольного характера, относящуюся к данному документу.
По умолчанию в данном окне открывается вкладка Документ, содержимое которой показано на рис. 4.18. Здесь содержится таблица, в которой, собственно, и формируется список бюджетных показателей и вводится сумма по каждому из них.
Чтобы ввести в документ новую позицию, нажмите Insert или выполните команду Действия→Новая строка. После этого в таблице будет сформирована новая позиция, которой программа автоматически присвоит порядковый номер. В поле Показатель нажмите F3 или кнопку выбора – в результате появится уже знакомое нам окно справочника финансовых показателей, где и выбирается требуемое значение.
Сумма начального остатка по бюджетному показателю вводится с клавиатуры в поле Сумма.ПРИМЕЧАНИЕ
При заполнении параметра Сумма не забывайте, что, во-первых, сумма начального остатка должна указываться в валюте документа, а во-вторых – она указывается по состоянию на начало цикла планирования.
Если потребуется, любые дополнительные сведения по каждому финансовому показателю можно ввести в колонке Примечание.
СОВЕТ
Вы можете сформировать начальные остатки по включенным в список бюджетным показателям в автоматическом режиме. Нажмите кнопку Заполнить – и значения показателей на начало цикла планирования будут равными значениям этих же показателей на конец предыдущего цикла планирования.
Кнопка Действие предназначена для управления доступом к текущему документу. Данную функциональность целесообразно применять при использовании сетевой версии программы. При нажатии на кнопку Действие открывается меню, в котором можно выбрать один из трех предложенных вариантов: Закрыть для просмотра и редактирования, Закрыть для редактирования либо Полный доступ. При этом не стоит забывать, что выполненные изменения вступают в силу только после записи текущего документа. При любом изменении режима доступа автоматически вводится соответствующая запись на вкладке Комментарий.
С помощью кнопки Записать осуществляется сохранение введенной информации. Кнопка Провести предназначена для проведения текущего документа по базе данных. При нажатии на кнопку ОК все выполненные изменения будут сохранены, текущий документ будет проведен, а окно документа – автоматически закрыто.
Кнопка Закрыть предназначена для выхода из данного режима без сохранения выполненных изменений.
Если впоследствии понадобится просмотреть либо отредактировать созданный и сохраненный ранее документ, то найти этот документ можно в журнале документов. Для перехода в режим работы с журналом документов предназначена команда главного меню Документы→Журнал планирования.
Фактическое исполнение бюджета
Регистрация сведений о фактическом исполнении бюджета осуществляется с помощью документа Учет фактических данных. Чтобы создать такой документ, выполните команду Документы→Учет фактических данных – в результате на экране отобразится окно, которое показано на рис. 4.19.
Прежде всего, в данном окне следует определить значения стандартных параметров № и от, в которых указывается соответственно порядковый номер документа в конфигурации и дата его формирования. Эти поля заполняются в автоматическом режиме, но в случае надобности вы можете отредактировать их с клавиатуры по своему усмотрению.
Далее в поле Вариант бюджета следует ввести вариант бюджета, по которому регистрируется фактическое исполнение. Значение данного поля выбирается в раскрывающемся списке, содержимое которого формируется в справочнике вариантов бюджетов (его описание приведено выше).
Если вы выбрали вариант бюджета, для которого предусмотрен только один цикл планирования, то значение поля Дата программа сгенерирует автоматически, и изменить его вы не сможете. Во всех остальных случаях вы можете редактировать данный параметр по своему усмотрению (в нем указывается дата, по состоянию на которую вводятся фактические значения бюджетных показателей).
Далее следует определить валюту, в которой выражены фактические значения бюджетных показателей. Валюта выбирается в окне справочника валют, которое вызывается нажатием клавиши F3 или кнопки выбора в поле Валюта документа.
Содержимое нижней части окна зависит от того, какая вкладка открыта в данный момент. Все основные сведения вводятся на вкладке Документ, а на вкладке Комментарий можно с клавиатуры в текстовом поле внести любые дополнительные сведения.
По умолчанию в данном окне открывается вкладка Документ, содержимое которой показано на рис. 4.13. Именно на этой вкладке вводятся сведения о фактическом исполнении бюджетных показателей (это делается в табличной части вкладки).
Для добавления в список новой позиции нажмите Insert или выполните команду Действия→Новая строка. После этого в таблице будет сформирована новая позиция, которой программа автоматически присвоит порядковый номер. В поле Статья оборотов нажмите F3 или кнопку выбора – в результате появится уже знакомое нам окно справочника статей оборотов, где и выбирается требуемое значение.
Поле Примечание не относится к числу обязательных для заполнения параметров. Здесь вы можете клавиатуры ввести произвольное примечание к выбранной статье оборотов.
Если бюджетирование ведется в разрезе структурных подразделений предприятия либо центров финансовой ответственности, то в поле Подразделение нужно указать ЦФО (выбор значения осуществляется через F3). Если бюджетирование ведется в разрезе проектов либо направлений деятельности предприятия, то аналогичным образом следует заполнить поле Проект.
В поле Сумма с клавиатуры вводится сумма по данной статье оборотов в валюте документа.