Бюджетирование на компьютере
Шрифт:
Первое, что нужно сделать для сравнения бюджетов – это включить соответствующий режим с помощью параметра Режим сравнения – включен. Только после этого вкладка примет вид, как показано на рис. 3.51, а в окне редактирования бюджета, помимо вкладки Бюджет (см. рис. 3.48), появится также вкладка Сравнить с.
Режим отображения результатов сравнения выбирается с помощью переключателя Результат сравнения. Если данному параметру присвоено значение нет (его предлагается использовать по умолчанию), то вместо каждой колонки бюджета будут отображаться две: в первой отобразятся показатели одного бюджета, во второй – другого.
Если вы выбрали вариант (Кол1–Кол2) или (Кол2–Кол1), то к двум описанным выше колонкам добавляется третья, отображающая разность между показателями этих бюджетов. Положительная разность отображается выбранным по умолчанию красным цветом, отрицательная – зеленым.
При выборе варианта %(Кол1/Кол2) или %(Кол2/Кол1) вместо колонки, отображающей разность, появляется колонка процента, в которую выводится процентное соотношение бюджетных данных. Например, при сравнении плановых и фактических параметров бюджета это будет процент выполнения плана. Отметим, что при выборе одного из этих значений появляется дополнительное поле Критическое значение, в которое можно ввести критическое значение процента, а расположенном левее поле выбрать отношение: >, >=, <, <= или =. Например, при выборе отношения >, те значения процента, которые превышают критическое значение, выделяются назначенным по умолчанию красным цветом. Все остальные значения будут выделены зеленым цветом.
С помощью кнопки Скопировать бюджет для сравнения можно скопировать данные из бюджета, выбранного для сравнения, в текущий бюджет.
Понятие и использование режима «Мультибюджет»
Возможности модуля «Управление бюджетом» предусматривают выполнение ручной агрегации бюджетов. Чтобы задействовать этот механизм, нужно в «Панели управления» открыть вкладку Мультибюджет и установить
В результате на экране отобразится окно выбора бюджетов, в котором следует с помощью клавиши Insert отметить бюджеты для агрегирования, а затем нажать Enter. После этого откроется окно Загрузить бюджеты, которое показано на рис. 3.52.
В данном окне показан список выбранных для агрегирования бюджетов. Для каждой позиции списка в соответствующих колонках отображается наименование варианта и копии варианта бюджета. После нажатия в данном окне кнопки Далее на экране открывается окно, изображенное на рис. 3.53.
Это окно предназначено для настройки параметров расчета агрегированного бюджета.
Учитывать внешние обороты – при установленном данном флажке в расчетах бюджета учитываются внешние обороты. По умолчанию все статьи считаются статьями внешних оборотов.
Учитывать внутренние обороты – если установлен этот флажок, то в расчетах бюджета будут учитываться внутренние обороты, т. е. те статьи бюджета, которым присвоен внутренние обороты. При установке в данном окне только одного этого флажка получается бюджет внутренних оборотов корпорации, то есть суммы товаров (услуг), реализованных одним предприятием корпорации другому.
После нажатия в данном окне кнопки Далее на экране вновь открывается вкладка Мультибюджет. Теперь она будет выглядеть так, как это показано на рис. 3.54.
С помощью переключателя Мультибюджет осуществляется управление отображением данных, содержащихся в средней панели окна редактирования бюджета. Если этот переключатель установлен в положение Показать, то в средней панели вместо статей текущего бюджета появляется его наименование и папка Итого по бюджетам, которая в качестве подчиненных уровней содержит наименования выбранных для агрегации бюджетов. Если же переключатель установлен в положение Скрыть, то средняя панель вновь будет отображать статьи текущего бюджета.
С помощью кнопки Просмотр используемых бюджетов на экран выводится окно Загружены следующие бюджеты, в котором можно просмотреть бюджеты, отобранные для агрегирования, и при необходимости изменить вариант или копию варианта любого бюджета.
С помощью кнопки Скопировать итоговый бюджет осуществляется суммирование данных выбранных бюджетов и запись их в текущий бюджет.
С помощью кнопки Сохранить бюджеты как осуществляется сохранение бюджетов. При нажатии на эту кнопку на экране открывается окно Сохранить бюджеты как. В данном окне для запуска процесса сохранения выбранных бюджетов следует нажать кнопку Далее.
Если было выполнено ручное редактирования суммы статьи любого бюджета, то при снятии флажка Режим «Мультибюджет» включен или при выходе из окна редактирования бюджета на экране откроется окно Следующие бюджеты были изменены, в котором отображается список выбранных для агрегации бюджетов.
В поле Изменения будут отмечены те бюджеты, которые были модифицированы. Поле Сохранение может иметь значения Сохранить и Не сохранять. У измененных бюджетов по умолчанию отображается значение Сохранить, у остальных – Не сохранять. Значение этого поля можно изменить по клавише F3. В базу записываются те бюджеты, у которых в этом поле стоит Сохранить. Для запуска процесса сохранения следует в данном окне нажать кнопку Далее.
Альтернативный просмотр
На вкладке Альтернативный просмотр, содержимое которой представлено на рис. 3.55, можно настроить формирование бюджета, учитывающего только статьи с атрибутами внутренние обороты, внешние обороты или и то и другое вместе.
Для включения альтернативного просмотра нужно установить флажок Альтернативный просмотр включен.
После включения альтернативного просмотра на вкладке появляются следующие параметры:
• Внутренние обороты показать – при установке данного флажка в бюджете будут учтены только статьи с атрибутом внутренние обороты.
• Внешние обороты показать – при установке данного флажка в бюджете будут учтены только статьи без атрибута внутренние обороты.
После установки нужного флажка нужно нажать кнопку Загрузить, после чего в окне редактирования бюджета можно просмотреть получившийся бюджет. Этот бюджет предназначен только для просмотра, и его редактирование невозможно.
Следует отметить, что режим «альтернативный просмотр» используется в основном совместно с режимом «мультибюджет». Если режим «мультибюджет» был включен для бюджета с исключенными внутренними оборотами, то в бюджетах подчиненных центров финансовой ответственности отражаются суммы, включающие внутренние обороты. Исключение внутренних оборотов происходит только для строки Итого по бюджетам. Режим альтернативного просмотра позволяет получить мультибюджет, в котором внутренние обороты исключены и по каждому подчиненному центру финансовой ответственности.Параметры печати бюджета
Для вывода бюджетных данных на печать предназначена команда контекстного меню Печать бюджета, вызываемая также нажатием комбинации клавиш Ctrl+P. При активизации данной команды на экране открывается окно, которое показано на рис. 3.56.
Рис. 3.56. Настройка параметров печати, вкладка Формат отчета
В данном окне осуществляется настройка параметров печати бюджета. Как видно на рисунке, окно состоит из нескольких вкладок: Формат отчета, Что печатать, Пакетное формирование и Дополнительные. Помимо перечисленных, данное окно может включать в себя еще две вкладки: Ось периодов – эта вкладка отображается только в случае выбора типовой формы, к одной оси которой привязаны статьи, а к другой аналитика, и Мультибюджет – данная вкладка отображается только при настройке параметров печати мультибюджета.
На вкладке Формат отчета (эта вкладка открывается по умолчанию, ее содержимое показано на рис. 3.56) вкладке производится настройка размера шрифтов для общего колонтитула, горизонтальной и вертикальной шапок, а также для значений показателей бюджета. Кроме того, здесь же выполняется настройка ширины колонки вертикальной и горизонтальной шапки путем задания количества символов стандартного шрифта Excel, которое помещается в колонку.
На вкладке Что печатать выполняется выбор внешнего представления отчета. Если переключатель Печатать установлен в положение Все, то будет распечатан бюджет, в котором будут раскрыты все иерархические папки. При установленном значении Текущее состояние будет распечатан бюджет с теми раскрытыми папками иерархии, которые в данный момент раскрыты в окне редактирования бюджета. Если этот переключатель установлен в положение Закрепленный узел, то на печать будет выведена только та папка иерархии, на которой в данный момент установлен курсор в окне редактирования бюджета. При этом будут показаны все подчиненные элементы для этой папки. Поскольку закрепить папку можно как на горизонтальной оси бюджета, так и на вертикальной, то при выборе этого значения появляется дополнительный переключатель Закрепить узел оси, с помощью которого выбирается требуемый вариант представления данных (возможные значения – вертикальной и горизонтальной).
Выводить аббревиатуры статей – установка данного флажка позволяет выводить на печать аббревиатуры статей бюджета. Флажок доступен для редактирования только при соблюдении двух условий: если в данный момент не включен режим Мультибюджет, и если статьи бюджета располагаются по вертикальной оси.
Как отмечалось выше, вкладка Ось периодов отображается только при выборе типовой формы, у которой к одной оси привязаны статьи, а к другой – аналитика. Для такой формы периоды планирования бюджета образуют третью ось, которую при печати необходимо «уложить» на плоскость. Как известно, при отображении бюджета в окне редактирования он отображается только для одного, текущего периода планирования. С помощью переключателя Период разворачивать определяется режим отображения периодов планирования в отчете.
• Нет – при установленном данном значении отображается бюджет только для текущего периода планирования.
• По горизонтальной оси – в данном случае структура периодов планирования разворачивается по горизонтальной оси отчета вместе со структурой, которая располагается по этой оси в окне редактирования бюджета (статьи бюджета или аналитика). При этом положение переключателя Период разворачивать: над осью/под осью определяет, в каком порядке разворачиваются данные по этой оси: вначале периоды, потом структура статей бюджета (аналитик) или наоборот.
• По вертикальной оси – это положение переключателя функционирует аналогично настройкам для горизонтальной оси.
Как отмечалось выше, вкладка Мультибюджет отображается только при настройке параметров печати мультибюджета. Если данной вкладке переключатель Скрытую ось разворачивать установлен в положение нет, то будет отображаться бюджет только для текущего периода планирования. Если этот переключатель установлен в положение По горизонтальной оси, то структура периодов планирования будет развернута по горизонтальной оси отчета вместе со структурой, которая располагается по этой оси в окне редактирования бюджета (статьи бюджета или аналитика). При этом положение переключателя Период разворачивать: над осью/под осью определяет, в каком порядке разворачиваются данные по этой оси: вначале периоды, потом структура статей бюджета (аналитик) или наоборот. Аналогичным образом функционирует значение По вертикальной оси.
При установленном флажке Не печатать «Итого по бюджетам» в печатную форму отчета не будет выводиться строка Итого по бюджетам.
По завершении транспонировать отчет – при включении данного режима отчет транспонируется (иначе говоря, его оси меняются местами).
На вкладке Пакетное формирование можно выбрать типовые формы для заданного центра финансовой ответственности, что позволяет распечатать текущее состояние бюджета по нескольким типовым формам в режиме пакетного формирования, либо для заданной типовой формы и центра финансовой ответственности выбрать список бюджетов, которые необходимо вывести на печать.
Если на данной вкладке переключатель Пакетное формирование установлен в положение по типовым формам, то будет сформирован отчет для выбранных типовых форм. Чтобы выбрать типовые формы, нужно нажать распложенную правее кнопку Определить список. Затем в открывшемся окне Список типовых форм в колонке Наименование типовой формы нужно нажать клавишу F3 либо кнопку выбора – в результате на экране откроется окно Выбор типовой формы. В данном окне следует пометить требуемые позиции с помощью клавиши Insert и нажать Enter.
Если же переключатель Пакетное формирование установлен в положение по бюджетам, то под кнопкой Определить список аналогичным образом нужно сформировать список включаемых в отчет бюджетов.
Если переключатель Пакетное формирование установлен в положение выключено, то режим пакетного формирования отключается.
На вкладке Дополнительные выполняется настройка параметров форматирования отчета, выводимого в файл Excel.
В поле Печатать в каталог отображается путь к каталогу, в котором будет размещен файл отчета. Для заполнения данного поля нужно нажать кнопку выбора, и в открывшемся окне Выбор каталога по обычным правилам Windows указать требуемый путь.
Добавлять информацию о расположении осей – при установленном данном флажке в файл отчета Excel-формата будут включены следующие именованные области:
• GalRep_Body – содержит все ячейки со значениями статей, аналитик и периодов планирования;
• GalRep_HTitle – включает в себя ячейки, содержащие заголовок горизонтальной оси;
• GalRep_VTitle – включает в себя ячейки, содержащие заголовок вертикальной оси.
Эта информация может быть использована для дальнейшего форматирования отчета, а также для его импорта.
Добавлять информацию об аналитиках – при установленном данном флажке в файл отчета выводятся следующие именованные области:
• GalRep_Body – содержит все ячейки со значениями статей, аналитик и периодов планирования;
• GalRep_НKAU_20 – включает в себя ячейки, содержащие значения системной аналитики с кодом 20 и расположенные вдоль горизонтальной оси (например, системная аналитика с кодом 20 – это Статьи планов (бюджетов));
• GalRep_НKAU_20/1 – если количество значений аналитики слишком велико, то Excel автоматически разбивает именованную область на несколько частей (дополнительных областей). В данном случае /1 – это дополнительная область № 1;
• GalRep_VKAU_20 – включает в себя ячейки, содержащие значения системной аналитики с кодом 20 и расположенные вдоль вертикальной оси; эта именованная область обрабатывается так же, как и аналогичная область для горизонтальной оси.
Эта информация может быть использована для форматирования и обработки отчета средствами Excel, а также для импорта обработанного отчета в модуль «Управление бюджетом».
Следует отметить, что в состав пакета поставки программы включено несколько Excel-шаблонов, предназначенных для обработки выгружаемых в Excel отчетов. Переключатель Применение настройки XLT, предназначен для настройки использования этих шаблонов.
• Не применять шаблон – если переключатель установлен в данное положение, то ни один из шаблонов Excel не используется для обработки отчета.
• Шаблон для форматирования – при установленном данном значении открывается дополнительное поле для выбора шаблона, с помощью которого, например, можно раскрасить определенные области отчета (заголовки, оси, данные и т. п.) для лучшего представления данных отчета.
• Шаблон для создания – при установленном данном значении также необходимо задать файл формата для шаблона Excel. Данные отчета выводятся файл Excel, созданный по шаблону, а затем обрабатываются по алгоритмам шаблона. Это может быть дополнительное форматирование, проведение расчетов, построение графиков и т. п.
Установка флажка Запускать пользовательские макросы дает возможность указать файл с пользовательскими макросами, который будет импортирован в текущий отчет. Путь к файлу указывается в поле, которое открывается после установки данного флажка. В данном поле нужно нажать кнопку выбора, после чего в открывшемся окне по обычным правилам Windows указать требуемый путь.
Процесс формирования отчета в соответствии с установленными параметрами и вывода его в окно Excel инициируется нажатием кнопки Печать, которая расположена в правой части окна (см. рис. 3.56).Подготовка данных для бюджетов в книгах финансовых операций
Выше уже говорилось о том, что в модуле «Управление бюджетом» значения бюджетных показателей можно вводить как в ручном, так и в автоматическом режиме. Ручной способ заключается в том, что значения бюджетных статей вводятся с клавиатуры в режиме редактирования бюджета. Однако в полной мере оценить возможности системы «Галактика» в части бюджетирования можно лишь при использовании автоматического способа. Отметим, что он более удобен, оперативен, и сводит к минимуму вероятность всевозможных ошибок, обусловленных в том числе и пресловутым «человеческим фактором».
Автоматическое заполнение бюджетных показателей осуществляется на основании данных, содержащихся в книгах финансовых операций. Каждая финансовая операция представляет собой отражение в учете того или иного хозяйственного процесса либо события.
Финансовые операции можно регистрировать в книгах финансовых операций в автоматическом или ручном режиме. Автоматический режим подразумевает использование механизма типовых финансовых операций, которые привязываются к первичным и иным документам бухгалтерского контура и контура логистики системы «Галактика». Сведения, содержащиеся в книгах финансовых операций, используются впоследствии в качестве источника данных для формирования и расчета показателей бюджетов (это осуществляется с помощью команды главного меню Операции→Расчет показателей бюджета).
Возможности программы предусматривают ведение трех видов книг финансовых операций: книга плановых финансовых операций, книга фактических финансовых операций и книга финансовых операций «по данным бух. учета». Для перехода в режим работы с этими книгами предназначены соответствующие команды меню Документы. Поскольку порядок работы с этими книгами во многом аналогичен, то знакомиться с ними мы будем на примере книги плановых финансовых операций.
Доступ к книге плановых финансовых операций осуществляется с помощью команды Документы→Книга плановых операций – при ее выполнении отображается окно, которое представлено на рис. 3.57.
Рис. 3.57. Книга плановых финансовых операций
Этот интерфейс имеет двухпанельное представление. Вверху содержится перечень зарегистрированных ранее финансовых операций, для каждой из которых представлены перечисленные ниже сведения.
• Дескриптор пользователя.
• Дата документа, на основании которого сформирована операция.
• Номер документа, на основании которого сформирована операция.
• ЦФО, к которому относится операция.
• Краткое наименование (аббревиатура) – при наличии такового.
• Статья бюджета.
• Сумма финансовой операции.
• Период планирования.
• Валюта операции.
Финансовые операции можно помечать с помощью клавиши Insert – например, для осуществления групповых операций (групповое редактирование аналитики, удаление группы операций, и т. д.). Для отображения признака помеченной записи предназначена крайняя колонка слева. Отметим, что пометку можно снять – для этого повторно нажмите Insert.
Что касается нижней части окна, то в нем представлены дополнительные сведения о текущей финансовой операции. В поле Содержание отображается текстовая формулировка операции (при отсутствии такового данный параметр может быть незаполненным). В поле Документ выводится наименование типа документа, например, договор, накладная и т. п., а в поле, расположенном ниже – краткое содержание документа, отражающее его суть. В поле Состояние отображается текущее состояние документа (например, активный).
Поле ТФО будет заполнено только в том случае, если данная финансовая операция была создана на основании типовой финансовой операции – в данном случае здесь отображается наименование этой типовой финансовой операции.ПРИМЕЧАНИЕ
Формирование типовых финансовых операций и их разноска выполняется в модуле «ХозОперации».
Чтобы зарегистрировать финансовую операцию, нажмите F7, чтобы просмотреть и, при необходимости – отредактировать параметры сформированной ранее операции, выделите ее в списке щелчком мыши и нажмите F4. Ввод и редактирование финансовых операций осуществляется в окне, которое показано на рис. 3.58.