FYI. Книга для Вашего Развития
Шрифт:
Повторение – мать учения. Если вы только приобретаете навык проведения презентаций, репетиции очень сильно пойдут вам на пользу. Лучше всего, тренироваться в реальной обстановке презентации. Чтобы подготовиться, попрактикуйтесь перед камерой, перед другим человеком, который сможет оценить или поправить, или, в крайнем случае, перед зеркалом. Уделите внимание тому, сколько времени у вас уходит на изложение основных мыслей – обычно от пяти до 10 минут. В той части презентации, которая оказалась самой длинной – не слишком ли вы вдаетесь в детали? Варьируйте тон и громкость своего голоса, иначе вы убаюкаете свою аудиторию. Используйте руки и тело. Изменяйте выражение лица. Если слова и «музыка» не будут совпадать, никто не воспримет посыл должным образом. Делайте паузы –для усиления эффекта и выделения определенной мысли. Следите за тем, чтобы не повторять часто одни и те же слова. Если вам нужно обдумать фразу, прежде чем произнести ее – лучше сделайте паузу; использование слов-паразитов, таких как «э-э», «так сказать», «как бы» отвратить от вас часть слушателей. Если вы зашли в своей речи в тупик, остановитесь, потом повторите, перефразируя, свое последнее высказывание. Пока вы таким образом выигрываете время, подумайте, с чем и как вы могли бы связать это утверждение.
Вопросы. Большинство боятся, что им будут задавать вопросы. Вопросов существует бесконечное множество. Хорошие вопросы и плохие вопросы. Эмоциональные и спокойные вопросы. Вопросы, задаваемые с чистыми намерениями и с нечистыми намерениями. Есть вопросы, задаваемые в подходящее или в неподходящее время. Те, которых мы боимся – вопросы плохие, эмоциональные, задаваемые с темными намерениями и в неподходящее время. Вопросы – это всегда хорошо, потому что дают вам представление об аудитории и о том, насколько успешно ваше выступление. В некоторых случаях удобно отложить все вопросы на время после презентации. В других – по ходу. Подумайте, какие 10 вопросов вам, скорее всего, зададут. Потренируйтесь, каким образом будете на них отвечать. Некоторые вопросы берутся буквально «с потолка». Если вы как раз собирались коснуться этой темы позже, поблагодарите человека: «Спасибо за прекрасное вступление к следующей части моей презентации. Если вы можете подождать, то через пару минут я перейду к этой теме». Если есть такая возможность, не прерывайте свой поток речи. Придерживайтесь 10-30-секундных ответов. Потом спросите спрашивавшего, получил ли он ответ на свой вопрос. Многие начинающие докладчики уделяют вопросам слишком много времени. Убедитесь в том, что понимаете суть вопроса; многие докладчики начинают отвечать не на тот вопрос. Задайте, прежде чем перейти к ответу, уточняющий вопрос (например: «Вы имеете в виду, как это оборудование работает на внутреннем и внешнем рынках?». Давайте не больше двух ответов на один вопрос. На третьем скажите, что не можете, к сожалению, ответить в настоящий момент, однако по окончанию презентации можете продолжить диалог. Если с кем-то никак не удается прийти к единому мнению, скажите, что у вас, должно быть, совершенно разный опыт в этом отношении, и совершенно очевидно, что вам не сойтись в этом вопросе, предложите сойтись на том, что ваши мнения расходятся, поблагодарите тем не менее, за дискуссию. В редких случаях вы можете прибегнуть к помощи аудитории: «Я затрудняюсь ответить на этот вопрос. Может быть, кто-нибудь из аудитории знает на него ответ?». Если вопрос с эмоциональной окраской, например: «Почему в организациях так дискриминируют женщин?», выделите основные проблемы и используйте их в своем ответе. «Вот три вещи, которые вы можете предпринять в вашем случае». Общее правило – не отвечайте на такие вопросы в том виде как есть, потому что они негативного характера; избегайте классификации (женщины-мужчины, сотрудники-работодатели), потому что они разбивают аудиторию на лагери. Всегда держите в голове, что все вопросы – ваши друзья. Просто у вас должны быть в арсенале пять техник, чтобы справляться с ними, включая и пугающее «Я не знаю, но я выясню и мы вернемся к этому разговору. В конце обязательно отведите минуту для того, чтобы еще раз обратить внимание на основные мысли своего выступления, или же покажите слайды, иллюстрирующие эти пункты.
Страх перед публикой. Нервничаете? Волнуетесь? Плохо спали? Проблемы с желудком? Все это – нормальные проявления. Среди вашей аудитории нет таких людей, которые не прошли бы через эту стадию, прежде чем стать толковыми докладчиками. Не считая страха смерти, выступление перед большой аудиторией – самый большой страх взрослых людей. Все, что, вам кажется, может произойти. На самом деле не происходит. Вы не провалите выступление. Вы не застынете, будучи не в состоянии продолжить. Не победите в туалет посреди выступления. Не пропадет голос. Возможно, у вас перехватит дыхание. Остановитесь и переведите дух. У вас может пересохнуть горло. Выпейте чего-нибудь. Вы можете забыть, что собирались сказать. Остановитесь и загляните в записи. Могут возникнуть затруднения в выборе слова. Остановитесь и повторите фразу. Капелька пота может упасть на нос. Вытрите ее. Вас может трясти. Держитесь за трибуну. Найдите трех людей в аудитории, улыбающихся и восприимчивых. Старайтесь не смотреть на тех, кто хмурится и качает головой.
Организация процесса. Компьютерные слайды хороши, однако идут в заданной последовательности, которую вам, возможно, захочется поменять, в зависимости от аудитории. Прозрачные слайды также хорошо, однако с ними вам придется не отходить от проектора. Некоторые элементарные правила. Не больше десяти строк на одном слайде. Если можете, то даже меньше. Крупный шрифт. Время демонстрации одного слайда – не больше 30 секунд. Не читайте свои слайды, и не помещайте на них всю имеющуюся информацию. Просто изложите в столбик (при помощи буллитов) ключевые слова и понятия. Нет ничего скучнее чем слушать в точности то, что видишь перед собой на слайде. Подготовьте, если возможно, для всех раздаточный материал. Никогда не раздавайте материал в конце, всегда только перед началом выступления. Возможное исключение из этого правила – материалы с подробно изложенной информацией. В этом случае существует вероятность, что люди, скорее всего, начнут читать материалы, а не слушать вашу презентацию. Если вам нужно раздать материалы с детальной информацией, раздайте материалы два раза: до выступления – в сокращенном виде, после выступления – в полном. Не используйте слайды, которых нет в раздаточных материалах, конечно, если речь не идет о мультфильмах, шуточных слайдах, или запатентованной интеллектуальной собственности (объявите своей аудитории об этом заранее, перед показом слайда). Меняйте свое местоположение. Сначала выступайте, стоя слева, потом перейдите в правую часть. Поддерживайте время от времени с определенным человеком из аудитории визуальный контакт. Улыбайтесь. Старайтесь выглядеть непринужденно, даже если это совсем не так. Не стойте за кафедрой, если, конечно, вас не трясет, и требуется опора. Периодически делайте паузу. Немного тишины не помешает. Если в помещении больше 25 человек, или плохая акустика, всегда повторяйте вопрос прежде чем ответить на него. Никогда не произносите слов «в заключение», «подытоживая»,
Как правильно распределить время? Не было еще такого случая, чтобы кому-нибудь не хватило материала для презентации. Все планируют, как правило, изложить гораздо больше, чем позволяет отведенное им время. Всегда лучше наметить осветить меньше материала. Если это заставляет вас чувствовать себя не в своей тарелке, захватите еще пару слайдов. Не затягивайте выступление. Всем понравится человек, который четко укладывается в отведенное для него время, или даже заканчивает свое выступление за несколько минут до истечения запланированного времени. Люди не одобрят, если вы будете использовать времени больше, чем отведено повесткой дня, особенно, если за вами запланированы еще докладчики; или же вы – последний в списки и задерживаете людей, которым нужно идти. Вам необязательно заканчивать во что бы то ни стало. Если вы поняли, что не укладываетесь, переходите к заключению. Не нужно пробегать по всем своим слайдам. Либо спросите аудиторию, что они предпочитают. Скажите следующее: «Очевидно, что мы не укладываемся в отведенное время, что бы вы хотели услышать в оставшееся время?».
Критиканы. Есть такие нехорошие люди, которым может захотеться поставить в неловкое положение вас, или любого, кто перед ними выступает. Если вы подверглись нападкам со стороны такого человека, постарайтесь выиграть время, попросив «нападающего» сказать больше. Если он (или она) предоставили вам определенные данные, или высказали свое мнение, дайте такой ответ, который устроит вас обоих, перефразируйте аргумент оппонента и затем ответьте, или же просто констатируйте собственное несогласие. Вы никогда не выиграете у такого человека, если только он (или она) действительно неправильно поняли ваш довод. Если это действительно так, еще раз изложите его кратко и спросите, с какой именно частью он не согласен. Если это уместно, вы можете попросить кого-либо из аудитории отразить эту атаку, если вам удастся сделать это нейтральным образом, сосредоточившись на самой проблеме («Это несколько поставило меня в тупик, у кого-нибудь есть ответ на этот вопрос?). Не отводите слишком много времени, реагируя на подобные атаки. Здесь по-прежнему действует правило 30 секунд, или двух попыток. Если вы уделите слишком много внимания ответам на нападки, это может вызвать раздражение у некоторых слушателей, которые тоже хотели бы задать вопросы, или не согласны с критикующим. Если человек продолжает настаивать, следует сказать ему, что у вас есть и другие вопросы, которые также требуют вашего ответа, и что дискуссию можно будет продолжить после. Если же человек продолжает проявлять откровенную грубость, вы можете просто игнорировать его нападки и приступить к ответу на другие вопросы.
Презентабельность. Как бы то ни было, презентация – это выступление перед публикой. И вы находитесь на сцене – на вас обращены все взоры. Какое вы произведете впечатление, как вы будете себя держать, насколько организованным покажетесь, насколько подготовленным, насколько мастерски владеете навыком презентации. Все эти аспекты, может, и не связаны напрямую с содержанием вашей речи, однако, несомненно являются отражением вашей личности. Частью вашего выступления является и способность таким образом себя преподнести, чтобы убедить других, что они должны вас слушать. Соответствуйте аудитории. Не нужно приходить в свободной одежде, если мероприятие подразумевает деловой костюм, и напротив, деловой костюм будет неуместен в неформальной обстановке. Что вы вынесете на эту сцену? Текст презентации в виде беспорядочной кипы бумаг? Старый поношенный портфель? Если я вас не знаю и никогда не слышал вашего выступления, какое впечатление о вас создадут эти детали? Такое ли впечатление вы хотели бы произвести? Если вы только начали развивать у себя навыки проведения презентаций, вступите в местный клуб любителей риторики, чтобы изучить основы в среде с минимальным риском. Пройдите курсы проведения презентаций, использующие видеозаписи.
Основное свойство человеческой натуры таково, что сильные люди говорят медленно, а зависимые, раболепные - быстро. Поскольку если они не будут говорить быстро, то их просто никто не будет слушать.
– Майкл Кейн
ЛИТЕРАТУРА ДЛЯ ЧТЕНИЯ
Antion, Tom. Wake ‘Em Up: How to Use Humor and Other Professional Techniques to Create Alarmingly Good Business Presentations. Landover Hills, MD: Anchor Publishing, 1997.
Baldony, John. Great Communication Secrets of Great Leaders. New York: McGraw-Hill, Inc., 2003.
Booher, Dianna. Speak With Confidence: Powerful Presentations That Inform, Inspire, and Persuade. New York: McGraw-Hill, Inc., 2002.
Collins, Patrick J. Say It With Confidence. New York: Prentice Hall, 1998.
Davidson, Jeff. The Complete Guide to Public Speaking. New York: John Wiley & Sons, Inc., 2002.
Griffin, Jack. How to Say It at Work: Putting Yourself Across With Power Words, Phrases, Body Language and Communication Secrets. Paramus, NJ: Prentice Hall, 1998.
Harvard Business School Press (Ed.). Presentations That Persuade and Motivate (The Results-Driven Manager Series). Boston: Harvard Business School Press, 1996.
Hendricks, Dr. William and Micki Holliday, Recie Mobley and Kristy Steinbrecher. Secrets of Power Presentations. Franklin Lakes, NJ: Career Press, 1996.