Хватит платить за все! Снижение издержек в компании
Шрифт:
6. Делать процессы прозрачными. Все участники процесса (поставщики, структурные подразделения, потребители, сотрудники) должны видеть процесс создания ценности целиком и вместе находить пути повышения ценности. Для процесса постоянных улучшений очень важно, чтобы участники процесса сразу получали информацию о результатах. В этом и заключается прозрачность процесса.
Для реализации этого алгоритма, да и вообще для устранения непроизводительных потерь, существует ряд инструментов, которые следует знать. Что это за инструменты?
Система 5S
Система 5S – это система
• сортируйте: избавьтесь от всего ненужного;
• соблюдайте порядок: определите каждой вещи свое место;
• содержите рабочее место в чистоте;
• стандартизуйте процессы поддержания порядка и чистоты;
• совершенствуйте порядок.
С внедрения этой системы рекомендуется начинать реализацию принципов бережливого производства. Это объясняется тем, что во-первых, она не требует больших затрат, во-вторых, дисциплинирует и где-то даже перевоспитывает сотрудников и, в-третьих, дает довольно быстрый эффект, а именно происходит:
• сокращение времени на выполнение операций за счет рациональной организации рабочих мест;
• снижение уровня ненужных запасов (и соответственно затрат);
• улучшение техники безопасности (и также простоев по причине отказов, сбоев, аварий);
• повышение мотивации работников к труду.
Как реализуются эти принципы?
Сортируйте. Прежде всего все предметы на рабочих местах надо разделить на три группы: явно нужные; нужные, но требующиеся не так часто; и ненужные. Нужные предметы, как правило, легко определить сразу. Это инструменты (документы, материалы и т. д.), необходимые для выполнения повседневных рабочих операций, более того – необходимые в течение ближайшего рабочего дня. Для определения материалов, нечасто используемых, а также ненужных, выделяют определенное пространство в рабочем помещении и располагают их в зоне «карантина». Затем сотрудники берут эти предметы строго по мере необходимости, а руководитель или специально выделенный для этого сотрудник регистрирует факты запроса на предметы. Предметы, невостребованные в течение месяца, определяются как ненужные, и в дальнейшем они каким-то образом утилизируются (реализуются, возвращаются поставщикам, списываются и т. п.). Чтобы операция сортировки прошла без эксцессов и сотрудники не были демотивированы, настоятельно рекомендуется не подвергать сортировке и тем более не выбрасывать предметы, к которым люди привязаны эмоционально. Это могут быть фотографии членов семей, любимые чайные кружки и т. п. Важно, чтобы эти предметы не мешали расположению действительно необходимых материалов.
Соблюдайте порядок. Соблюдение порядка означает установление мест расположения предметов на рабочих местах и поддержание такого порядка в будущем. Как правило, целесообразно изготовить или приобрести какие-то поддоны, лотки, ящики и т. п. для удобства размещения предметов.
Применение данного принципа позволяет:
• обеспечить безопасность рабочих мест;
• снизить потери времени на перемещения и передвижения, связанные как непосредственно с работой, так и с поисками нужного предмета.
Предметы
Любопытно, что аналогичные правила были разработаны еще в СССР Центральным институтом труда в 1920-х гг.
Хотелось бы подчеркнуть, что эти правила универсальны и не обязательно относятся к производству.
Однажды я был на совещании у одного руководителя в энергетической компании. Меня поразили огромные кипы бумаг, выложенные на подоконник его кабинета. Подоконник был метров трех шириной, и стопки бумаги достигали полуметра в высоту. Подозреваю, что найти в них нужный документ было бы весьма проблематично…
Содержите рабочее место в чистоте. Данное правило означает, что рабочая зона должна постоянно поддерживаться в чистоте, для чего нужно организовать периодические уборки силами самих работников.
Для этого необходимо:
• создать схему рабочих мест, определить в ней зоны для уборки;
• определить периодичность и график выполнения уборок;
• назначить ответственных за чистоту в каждой конкретной зоне уборки;
• контролировать проведение уборок.
Обычно уборка производится в начале и конце рабочего дня, а также при вынужденных простоях, если таковые бывают. Уборке достаточно посвятить всего лишь несколько минут, а результаты будут видны сразу же.
Ключевой момент в выполнении данного правила – создание привычки убирать рабочее место. При этом не обязательно прибегать к материальному стимулированию персонала, достаточно использовать нематериальные поощрения. Ведь никто не платит премии человеку, который утром и вечером чистит зубы? Да и в грязи находиться никому не хочется…
Эффект от применения данного правила состоит не только в создании комфортных условий работы (что косвенно влияет на производительность), но еще и в предупреждении аварийных ситуаций. Где легче разглядеть трещину и потеки масла: на чистом станке или на грязном и заваленном стружкой? На какой машине легче разглядеть места, которые начинают ржаветь: на чистой или грязной? Ответ очевиден.
Стандартизуйте процессы. Стандартизация означает закрепление первых трех правил в соответствующих инструкциях, доведение их до персонала, поддержание исполнения этих правил, а также организацию контроля и поощрения работников. Стандартизация подразумевает разработку и применение контрольных форм документов. Знаете шутку про «Макдоналдс» о том, что это сеть бесплатных туалетов по всему миру? Так вот, в туалетах «Макдоналдса» висит пример такой контрольной формы – по уборке.
Кроме того, инструкции должны быть максимально простыми, в идеале – представлять собой картинки или схемы. Визуализация обеспечивает эффективность восприятия правил.
Эффект от стандартизации сводится к усилению действия первых трех правил, поскольку их выполнение становится более контролируемым.
Совершенствуйте порядок. Совершенствование заключается не только в непосредственном улучшении уже существующих процедур в соответствии с правилами 5S. Совершенствование направлено на закрепление привычки и формирование потребности у персонала в выполнении этих правил.