Казначейство. Автоматизированные бизнес-технологии управления финансовыми потоками
Шрифт:
• выработка рекомендаций для формирования корпоративной миссии и стратегических целей бизнеса (стратегический консалтинг);
• подготовка рекомендаций по изменению структуры организации и бизнес-процессов (реинжиниринг бизнес-процессов);
• оценивание с наибольшей достоверностью влияния на бизнес каких-либо аспектов деятельности и определение основных областей, где вложения в информационные системы могут обеспечить наибольшие выгоды;
• разработка стратегии внедрения изменений на предприятии и ее реализация.
При этом используется комплексный подход, который учитывает взаимосвязь различных аспектов деятельности предприятия.
Из известных методик, применяемых для анализа бизнес-процессов, может использоваться Oracle Method корпорации Oracle, а для достижения высоких стандартов качества при управлении консалтинговыми проектами – методика Project Management Method (PJM) той же корпорации. Их совместное применение (корпорация Oracle более 20 лет выполняет проекты в области реинжиниринга бизнес-процессов) позволяет реализовать проекты с высоким качеством. Инструментальная поддержка осуществляется с использованием CASE-пакета Oracle-Designer/2003, имеющего полнофункциональный набор средств для разных стадий проекта – начиная с моделирования системы на уровне бизнес-процессов и функций и заканчивая поддержкой генерации исполняемого кода прикладной системы.
При
Управление проектом, построенным по методике PJM, осуществляется с помощью следующих процессов: управления отчетностью, планирования работ, управления ресурсами, качеством и результатами работ.
В первую очередь при реинжиниринге бизнес-процессов формулируются основные проблемы и потребности бизнеса и строятся модели бизнес-процессов, включающие все события и последовательности выполнения операций, которые должна поддерживать информационная система. Затем строится функциональная модель, детализирующая каждую функцию модели бизнес-процессов.
Когда потребности бизнеса определены, формируются рекомендации по изменениям организационной структуры предприятия и структуре бизнес-процессов. Если в ходе работ по реинжинирингу бизнес-процессов внедряются информационные системы, то в рамках этих же работ требования к бизнес-модели конвертируются в требования к информационной системе. Если реинжиниринг бизнес-процессов сопровождается созданием информационной системы поддержки бизнеса (системы поддержки принятия управленческих решений, управления или учета), параллельно с определением процедур, моделей данных и функциональной иерархии проводят технический аудит существующей системы и разработку технической архитектуры. Процесс разработки последней определяет базовые принципы технического построения системы, допускает, что стратегия создания информационной системы уже разработана и элементы архитектуры будут лежать в пределах этой стратегии, а также обеспечивает стратегию по безопасности данных и контролю доступа, интерфейсов пользователей, копирования и восстановления данных.
Процедуры системного подхода и его преимущества по сравнению с моноаспектным и комплексным подходами. Опыт последних десятилетий показал, что для создаваемых сложных систем эффективный проект (идеальная система) может быть разработан только на основе системного подхода, включающего следующие процедуры:
• определение внешних и внутренних целей системы;
• выделение системы из среды, изучение отношений системы с внешней средой;
• рассмотрение возможных членений системы (интегрального эффекта);
• прогнозирование поведения системы;
• описание информационных потоков в системе;
• выбор для системы методов управления.
Моделирование бизнес-процессов в компании
Моделирование бизнес-процессов позволяет на этапе концептуального проектирования информационной системы проследить и скорректировать все необходимые взаимосвязи системы управления финансовыми потоками.
Для удобства представления бизнес-процессов в указанной области можно воспользоваться таким распространенным инструментом моделирования как организационная схема. Она состоит из блоков, обозначающих элементы бизнес-процесса, и линий взаимосвязей, указывающих последовательность выполнения элементов.
Для типичной компании, имеющей несколько филиалов, можно предложить следующую предварительную разработку модели бизнес-процессов управления финансовыми потоками (рис. 5.1).
Схема отражает следующие действия участников бизнес-процесса.
Вначале инициатор платежа подготавливает на бумаге заявку на платеж, в которой указывает все основные параметры платежа: контрагент, номер счет, срок, статья бюджетной классификации.
Владелец бюджета рассматривает и подписывает заявку, которая передается в территориальное отделение казначейства, вводится в учетную систему, получает статус «заявка на платеж» и автоматически направляется в центральное казначейство.
Система учета управления денежными потоками взаимодействует с системой учета товарно-материальных ценностей на уровне интеграции, что позволяет в автоматическом режиме формировать заявки на оплату по данным счетов-фактур.
После этого все введенные заявки получают статус «новая», что делает возможным просматривать их, но не дает возможности производить платеж. Каждая заявка содержит плановую дату исполнения – проведения платежа.
В дальнейшем заявки проходят бюджетный контроль, где подтверждается возможность платежа. После этого заявка ставится на оплату.
При бюджетном контроле проверяется соответствие заявки установленному плановому лимиту. Если заявка не удовлетворяет лимиту, она не проходит бюджетный контроль. В этом случае ей присваивается статус «недостаток лимита» и она направляется на дополнительное согласование и определение источника финансирования.
Заявки, успешно прошедшие бюджетный контроль, рассматриваются казначейством и получают статус «к оплате». Такая заявка автоматически вносится в график платежей на ближайшую неделю и утверждается финансовым директором компании. При последующем анализе сформированного графика в нем могут быть выявлены кассовые разрывы. Поэтому ответственный за график сотрудник может принимать решения о перенесении отдельных платежей на другую дату.
По системе банк – клиент платежи производятся только по заявкам, имеющим статус «к оплате». Далее информация по проведенным платежам поступает в учетную систему, где произведенные платежи сопоставляются с заявками, имеющими статус «к оплате». В свою очередь в бухгалтерской системе выполняется разнесение выписки по счетам. Разнесенные выписки автоматически поступают в центральное казначейство, которое, используя полученную информацию, анализирует все платежи компании за определенный период.
Каждый владелец бюджета имеет доступ к выделенному ему центру финансовой отчетности для контроля за прохождением своих заявок.
На этапе моделирования систем управления денежными потоками существует возможность оптимизации соответствующих бизнес-процессов. С этой целью производят определенные действия по формированию ключевых объектов управления денежными потоками:
• разбивка всей системы обслуживания бюджетных средств на участки, каждый из которых включает центр финансовой отчетности для формирования и контроля выделенного бюджета;
• определение участников процесса, которые выступают в роли инициаторов и контролеров проводимых в системе платежей;
• разработка регламентов, устанавливающих обязанности и полномочия всех участников бизнес-процесса, включающие определение платежных лимитов, уровней ответственности за принятие решений по проведению платежей, порядок доступа к учетной информации;
• разработка графиков прохождения платежей, включающих сроки и последовательность проведения заявок на оплату.
Общий смысл оптимизации заключается в устранении узких мест и функционального дублирования в организационной системе, что позволяет сократить трудозатраты руководителей компании на контроль расходования финансовых средств. Установленные бюджеты и регламенты управления финансовыми потоками освобождают руководителей от мелочного контроля за прохождением каждой заявки и позволяют поручить эту работу финансовым менеджерам, вмешиваясь в налаженный процесс только в случае возникновения отклонений и сбоев в системе. Обычно это связано с необходимостью выделения дополнительных ресурсов для совершения сверхлимитных платежей, не вошедших в график или пересмотра бюджета.
Оптимизация бизнес-процессов управления денежными потоками позволяет также решить вопрос сведения к минимуму злоупотребления при исполнении заявок и платежей. Это достигается за счет регламентированного разделения функций контроля выплат и их инициализации.
После проведения оптимизации бизнес-процессы переводятся в документальную форму представления в виде разного рода регламентов. Это внутренние документы, определяющие правила функционирования платежной системы компании. Они обычно содержат данные о порядке прохождения заявок, сроках оплаты, реквизитах ответственных за проведение заявок, обязанностях и полномочиях сотрудников компании, характере и последовательности их действий. Пример регламентного документа приведен в табл. 5.1.
Регламенты платежей удобно также изображать в виде диаграммы Ганта, на которой отдельные этапы платежного графика представлены в форме отрезков пропорциональной длины (рис. 5.2).
Диаграмма Ганта – широко распространенное средство наглядного отражения протекания бизнес-процессов во времени и позволяет регламентировать оптимизацию управления финансовыми потоками, детализируя график прохождения заявок.
В дальнейшем оптимизированные бизнес-процессы управления денежными потоками закрепляются в организационных документах, например, под названием Регламента осуществления платежей в компании. Проработанный регламент предотвращает сбои в управлении платежными системами. Для этого он должен в первую очередь однозначно трактовать действия всех участников управления денежными потоками. Практика показывает, что добиться этого можно только в процессе отладки регламента в реальной рабочей обстановке. В связи с этим регламент корректируется с учетом реальных условий функционирования системы и утверждается заново. Процесс внесения изменений в регламент, в свою очередь, должен быть проработан заранее.Таблица 5.1. График прохождения платежей
Моделируя подобным образом бизнес-процессы для каждой предметной области, можно впоследствии построить на основе разработанной концептуальной модели рабочий прототип системы управления финансовыми потоками и реализовать его в виде информационной системы на базе выбранного программного обеспечения.
Требования к программному обеспечению
Программное обеспечение для автоматизированного управления финансовыми потоками должно обеспечивать:
• формирование электронных учетных регистров для организации платежной системы;
• создание электронной отчетности, предназначенной для контроля исполнения платежей, выполнения стандартов платежной системы, регламентов движения денежных средств (например, платежный календарь);
• поддержку процедур согласования бюджетных планов и заявок на оплату путем визуализации и пересылки финансовому менеджеру акцептованных заявок;
• разграничение прав доступа для различных категорий компетентности в компании, когда каждый руководитель направления видит заявки только по своему бизнес-направлению.
Внедрение систем управления финансовыми потоками
Когда бизнес-процессы финансового управления определены и оптимизированы, разработано соответствующее организационное обеспечение, начинается самое сложное – внедрение системы в практику работы компании.
Перенос бумажной системы в практику является наиболее трудоемким этапом организации автоматизированного управления финансовыми потоками. Часто компании сталкиваются с необходимостью искоренения внеплановых платежей и реанимацией незапланированных, но типичных и необходимых платежей. Приходится также вести борьбу с платежами, инициированными с нарушением внутренних правил.
Подобные ситуации свидетельствуют о неотлаженности внутренних бизнес-процессов управления финансовыми потоками, упущениях в регламентации использования системы либо проблемах с финансовой дисциплиной на участках внедрения. Полезные свойства внедряемых систем порой неочевидны, и результат в виде увеличения прогнозируемости и скорости прохождения заявок проявляется постепенно. Управление финансовыми потоками тем результативнее, чем четче соблюдаются платежные регламенты внутри организации.Проектирование информационной системы управления финансовыми потоками
Проектирование информационных систем традиционно связано с построением системы моделей, каждая из которых в формализованном виде отражает характерные особенности автоматизируемых бизнес-процессов. Количество таких моделей, их сложность, степень детальности и форма представления определяются главным образом видом и масштабами деятельности, сложностью информационной инфраструктуры и институциональным уровнем, который занимает объект моделирования в экономической иерархии. При необходимости вся совокупность моделей объединяется в единое целое и выступает в форме интегрированной модели организации.
Концептуальная модель
Для создания информационных систем любой предметной области необходимо прежде всего построить концептуальные схемы или модели обработки информации в каждом конкретном сегменте деятельности. В свою очередь концептуальные модели в дальнейшем конкретизируются с помощью различных компьютерных инструментальных средств, позволяющих в итоге создать предметно-ориентированные методики построения любой требуемой информационной системы.
Концептуальная модель – это наиболее общая схема информационной системы, которая, тем не менее, отражает главные принципы ввода, обработки и вывода информации для решения определенного предметно-ориентированного круга задач. В зависимости от степени абстракции концептуальные модели имеют многоуровневое представление. При этом за основу абстракции разного уровня берется понятийный аппарат исследуемой предметной области. Как известно из системного анализа, любая модель представляет собой систему, состоящую из множества элементов и взаимосвязей между ними.