Казначейство. Автоматизированные бизнес-технологии управления финансовыми потоками
Шрифт:
В случае моделирования управления финансами главным абстрактным признаком является понятие «финансовый поток», главной целевой установкой – получение дохода. Поэтому простейшую концептуальную модель информационной системы можно представить в виде схемы, где на входе располагаются ресурсы предприятия, в том числе и финансовые, а на выходе – материальные, денежные и финансовые результаты.
Концептуальная модель предназначена для выявления основных целевых установок для последующего проектирования автоматизированной системы.
На рис. 5.3 представлена одна из форм концептуальной модели.
Несмотря на простоту, приведенная концептуальная модель отражает главную сущность бизнес-процессов с использованием финансовых потоков, а именно, получение материальных и финансовых результатов и последующее реинвестирование части этих средств в область производственных ресурсов. Чем скорее происходит трансформация результатов деятельности в производственные ресурсы, тем выше оборачиваемость, тем больше доход за отчетный период.
Каждый блок модели при ее реализации в виде некоторой информационной системы приобретает конкретное информационно-программное наполнение. Чем ниже уровень концептуальной модели, тем подробнее выглядит схема обработки информации и получения результатов. В итоге концептуальная модель трансформируется в некоторый алгоритм, реализация которого с применением компьютерных средств приобретает вид соответствующего сценария работы с созданной информационной системой.
Информационная модель
Информационная модель – это модель объекта, процесса или явления, в которой представлены информационные аспекты моделируемого объекта, процесса или явления.
Информационная модель объекта представляется в виде информации, описывающей существенныеИнформационную модель часто представляют в матричной форме. Пример такой модели представлен на рис. 5.4. Подобная форма модели позволяет проводить анализ финансового состояния исследуемого объекта методом наложения [Абрютина, 2002].
Для проведения экспресс-анализа финансовой устойчивости объекта согласно предложенной информационной модели следует наложить структуру капитала на структуру экономических активов.
В этом случае возможны следующие варианты состояния активов и пассивов:
• собственный капитал больше нефинансовых активов;
• собственный капитал равен нефинансовым активам;
• собственный капитал меньше нефинансовых активов.
Из сопоставления трех вариантов моделирования финансовой ситуации можно сделать следующие выводы:
• нефинансовые активы связывают собственный капитал;
• заемный капитал поглощает финансовые активы;
• предприятие имеет собственные финансовые активы, если собственный капитал превышает финансовые активы;
• если собственный капитал меньше нефинансовых активов, заемный капитал поглощает как финансовые, так и часть нефинансовых активов;
• если собственный капитал равен нефинансовым активам, предприятие находится в состоянии финансово-экономического равновесия.
Финансовое положение предприятия лишь тогда является устойчивым, когда над реальным нефинансовым имуществом не висит угроза продажи. Это возможно только при условии, если собственного капитала достаточно для финансирования всех нефинансовых активов.
Последующая реализация информационной модели в составе блока информационной системы управления финансовыми потоками позволит оперативно отслеживать ликвидность активов по вышеприведенной схеме.
Модель финансовых потоков
Для моделирования финансовых потоков применяется агрегированная формула финансового показателя, включающая его наименование, признак входимости в итоговый показатель, величину денежного потока и период действия.
Модель финансовых потоков это, по сути, таблица, содержащая перечень всех потоков, их величины и дату проведения платежей (табл. 5.2).Таблица 5.2. Модель финансовых потоков
Указанная модель является дополнением к информационной модели, изображенной на рис. 5.4 Она содержит детальную совокупность показателей, характеризующих поступление и выбытие денежных средств в группировке по всем видам деятельности предприятий.
Дальнейшее развитие модели финансовых потоков связано с кассовым бюджетом и платежным календарем, применяемыми в автоматизированной системе управления. Чем точнее сформирована модель финансовых потоков, тем качественнее разработанные на ее основе формы кассового бюджета и платежного календаря.
Структурно-функциональная модель
Разработка структурно-функциональной модели проводится с целью отражения организационной схемы управления финансовыми потоками, которая содержит наименования и взаимное расположение структурных подразделений компании. Здесь же отражаются информационные и финансовые связи между подразделениями и их стоимостные характеристики.
Чаще всего структурно-функциональную модель изображают в виде направленного поименованного графа, придавая ей форму графоаналитической модели. Укрупненная модель имеет вид организационной схемы.
Общий вид структурно-функциональной модели представлен на рис. 5.5.
Форма представления структурно-функциональной модели имеет большое значение для практического использования результатов моделирования на практике. В зависимости от целей модели ее представление должно полнее отражать существо изучаемого предмета или явления. Поэтому целесообразно формировать структурно-функциональную модель с требуемой степенью детализации и агрегирования, начиная с общих организационных схем, иллюстрирующих основные принципы функционирования моделируемых систем и заканчивая подробной графоаналитической моделью, предназначенной для разработки регламентов работы структурных подразделений, входящих в систему управления.
Например, по схеме, представленной на рис. 3.1, казначейство, как структурное подразделение холдинга, входит в состав финансово-экономической службы, включающей плановое управление и бухгалтерию, подчиняясь непосредственно директору холдинга. Казначейство выполняет две группы функций: операционные и контрольные. Централизованная модель казначейства предопределяет его жесткую связь с филиалами компании на уровне финансовых потоков.
Дальнейшая детализация формального представления системы управления финансовыми потоками в данном случае не требуется. Но в реальных условиях проектирования автоматизированной системы степень детализации модели должна соответствовать уровню решаемых задач. Поэтому производится формирование иерархического многоуровневого варианта структурно-аналитической модели, когда каждому уровню агрегирования соответствует своя форма представления.В последнее время разработчики информационных систем на этапе формирования структурно-функциональных моделей все чаще прибегают к компьютерному моделированию. Построение компьютерных моделей связано с выбором и изучением инструментальных средств моделирования. Наиболее известные средства для реализации структурно-функциональных моделей следующие:
• SADT (технология структурного анализа и проектирования) и выполненные на его основе пакеты;
• AUTOIDEFO (командно-ориентированная графическая среда);
• Design/IDEF и Bpwin (проектирование и моделирование сложных систем, связанных с автоматизацией производства, задачами экономико-организационного управления и т.п.);
• CASE-аналитик (автоматизация, проектирование и внедрение систем обработки информации и управления).
Для реализации имитационных компьютерных моделей используются такие инструментальные средства, как GPSS, СЛАМ, СИМУЛА-67 и др.
Интегрированная модель
В результате проектирования информационной системы создается множество моделей, каждая из которых характеризует систему с определенной стороны и предназначается для последующего использования при аппаратно-программной реализации на уровне рабочего проекта.
На завершающем этапе проектирования в отдельных случаях проводят обзор и упорядочение сформированной системы моделей и устанавливают возможные взаимосвязи для удобства дальнейшего использования в качестве инструмента генерации автоматизированного комплекса.
С этой целью разработчики системы строят так называемую интегрированную модель, содержащую в формализованной форме описание всех характеристик проектируемой системы. Интегрированная модель определяет критерии системного подхода к формированию создаваемого информационно-программного продукта с указанием основных взаимосвязей элементов.
Специфичность каждой из возможных моделей проектируемой системы, наряду с прочими составляющими, характеризуется:
• определенным набором элементов, представляющих данную модель;
• наличием и закономерностями взаимосвязей представленных элементов;
• параметрами, описывающими сущность и состояние информационной системы;
• архитектонической своеобразностью модели.
Общая схема интегрированной модели приведена на рис. 5.6 и состоит из классификационных блоков, характеризующих информационную систему, и содержит краткое описание их взаимосвязей.
Интеграция обозначенных составляющих, их определенный набор, представляя диалектическое единство формы и содержания, создают эксклюзивную модель, соответствующую (в определенной степени приближения) конкретной, объективно существующей автоматизированной системе.
При этом важной составляющей модели выступает учет методов организационной систематики, которые в настоящее время активно внедряются в процесс проектирования автоматизированных систем, поскольку уровень организационного обеспечения системы, опирающейся на исполнение регламентов, должен быть достаточно высок.
Интегрированная модель позволяет оценить полноту и содержание процесса проектирования и устранить возможные недоработки до перехода к машинной реализации, когда внесение поправок в проект уже связано со значительными организационными и финансовыми издержками.
Состав и содержание блоков информационной модели разработчики системы определяют совместно с заказчиком. Согласованный вариант модели может служить исходной спецификацией для формирования технического задания на разработку технического и рабочего проектов системы управления финансовыми потоками. Графическое представление интегрированной модели можно использовать в качестве иллюстративного материала в ходе презентации информационной системы.Реализация и внедрение информационных систем
В результате проведения моделирования информационной системы создаются предпосылки для ее реализации и внедрения. Ввиду особой важности системы управления финансовыми потоками процесс создания и внедрения ее автоматизированного варианта проводится в несколько этапов. Окончательный вариант системы неоднократно обкатывается в реальных условиях функционирования предприятий и холдингов, по результатам чего в систему вносятся необходимые изменения. Рабочий вариант системы также предполагает возможные изменения, поэтому на первый план выходят такие характеристики, как гибкость и адаптивность.
Блок-схема алгоритма реализации и внедрения системы автоматизированной управления финансовыми потоками представлена на рис. 5.7.
Описание алгоритма
Блок 1. Моделирование информационной системы.
Проводится разработка и анализ группы моделей, начиная с концептуальной и заканчивая структурно-функциональной, для уяснения целей и задач, решаемых с помощью создаваемой системы, а также учета ее технологических особенностей. По результатам моделирования формируется основной объем информационных материалов для разработки технического задания. После формирования системы моделей производится безусловный переход к блоку 2.
Блок 2. Разработка технического задания.
По результатам моделирования определяется круг целей и задач, решаемых системой. На основе полученных результатов формируется и документируется в соответствии с принятыми стандартами техническое задание на разработку автоматизированной системы, представляющее утвержденный в установленном порядке документ, определяющий цели, требования и основные исходные данные необходимые для разработки автоматизированной системы и содержащий предварительную оценку экономической эффективности. В дальнейшем производится безусловный переход к блоку 3.Блок 3. Построение технологической сети проектирования.
На основе технического задания строится пошаговая схема программно-методологической реализации информационной системы в виде технологической сети проектирования (ТСП). Для этого предварительно определяют один из возможных методов проектирования информационной системы [Никишев, 2005, с. 10 – 12; Жданчиков, 1991, с. 3 – 7]:
• индивидуальный;
• системный;
• подсистемный;
• типовой.
Пример технологической сети проектирования для подсистемного автоматизированного метода проектирования приведен на рис. 5.8.Согласно методике, предложенной М.А. Королевым, А.И. Мишениным, Э.Н. Хотяшовым, процесс построения информационной системы описывается с помощью ТСП. Сеть состоит из преобразователей (П), документов ( D ), информационной модели ( P 1), программных комплексов разного назначения (G), универсумов (U), содержащих сведения о программах [Королев, Мишенин, Хотяшов, 1984].
В нашем примере преобразователем П1 по информации о финансовой системе (D 1 ) и подключаемых для нее функций ( D 2), определяются требования к составу и содержанию пакетов прикладных программ ( D 3) и строится информационная модель системы (P1 ).
Преобразователь П2 представлен задачей выбора состава ППП, используемых в качестве функциональных прикладных модулей информационной системы. Входом являются требования D 3 и универсум U 1, содержащий необходимые сведения о ППП. В результате работы преобразователя формируется перечень пакетов прикладных программ, отвечающих заданным требованиям, оформленный в виде документа ( D 4).
На основе полученной информации о составе ППП ( D 4), инструкционных материалов ( D 5) и параметров функциональных модулей, получаемых на основе информационной модели Р , преобразователь П3 формирует модель информационной системы в виде комплекса пакетов прикладных программ.
Преобразователем П4, основой которого является программный комплекс средств автоматизированного проектирования, производится перевод входной информации о функциях будущей системы ( D 6) с подключением ППП (U 2 ) в форму программного комплекса информационной системы ( G 3), представляющего иерархическую систему функциональных модулей, документируемую преобразователем П5 в виде пакета организационных документов ( D 7).
Оперативность построения информационной системы достигается в данном случае за счет автоматизации операций выбора ППП (П2) и взаимоувязки их в систему (П4).
После завершения работ по проектированию ТСП производится безусловный переход к блоку 5.
Блок 4. Внесение изменений по результатам.
На основе перечня замечаний и предложений после апробации рабочего прототипа системы формируется новый пакет требований, который предназначен для корректировки технического задания. После этого производится безусловный переход к блоку 2 для доработки технического задания.
Блок 5. Создание рабочего прототипа.
На основании построенной сети технологического проектирования создается рабочий прототип будущей системы. От реальной системы он отличается ограниченным количеством функций, которые представлены наиболее характерными из них, ограниченным объемом перерабатываемой информации и простыми программными средствами ее обработки. В результате формируется прототип системы, который можно использовать на практике для оценки эффективности разрабатываемой системы. После завершения работ производится безусловный переход к блоку 6.
Блок 6. Апробация рабочего прототипа.
Разработанный прототип системы запускают в работу на небольшом объеме информации. При этом оцениваются основные характеристики проектируемой системы: скорость обработки, предельные объемы информации, удобство интерфейса, надежность, полнотаи содержаниерабочейдокументации, необходимые параметры средств связи и т.д. По результатам работы формируется перечень замечаний и предложений, после чего производится переход к блоку 7 для оценки результатов апробации.
Блок 7. Оценка результатов.
Если результаты апробации признают удовлетворительными, производится переход к блоку 9 для реализации информационной системы в окончательном варианте. Если результаты признают неудовлетворительными, производится переход к блоку 4 для внесения изменений в исходные варианты технического задания с целью модернизации рабочего прототипа.
Блок 8. Доработка по результатам внедрения.
В рабочий проект вносят необходимые изменения и доработки по результатам пробной эксплуатации рабочего варианта информационной системы. В дальнейшем производится безусловный переход к блоку 9 для новой реализации информационной системы.
Блок 9. Реализации информационной системы.
По результатам применения рабочего прототипа и отладки всех основных режимов работы системы разрабатывается весь информационно-программный комплекс в окончательном виде. Обычно эту часть формирования системы поручают группе профессиональных разработчиков, которые по рабочему проекту создают вариант информационной системы, который может эксплуатироваться в реальных условиях. По окончании этой работы осуществляется безусловный переход к блоку 10 для внедрения комплекса.
Блок 10. Внедрение рабочего варианта.
Созданный вариант системы внедряется в производство во всех подразделениях предприятия или холдинга. После внедрения производится безусловный переход к блоку 11 для оценки результатов внедрения.
Блок 11. Оценка результатов.
Если результаты внедрения признают удовлетворительными, производится переход к завершению мероприятий по разработке и внедрению, предусмотренных алгоритмом. В противном случае осуществляется переход к блоку 8 для доработки системы по результатам внедрения.Программы и информационные системы управления финансовыми потоками
Табличные процессоры
До настоящего времени большинство предприятий и организаций для автоматизации бизнес-процессов управления финансовыми потоками используют программу Excel и другие табличные процессоры.
Форматы и регламент заполнения таблиц создаются постепенно, исходя из информационных потребностей заинтересованных пользователей.
Преимущества простоты применения таких программных средств уравновешены недостатками, связанными с низкой оперативностью обмена информацией между участниками процесса и предоставления отчетности, слабой защитой от сбоев, дублированием данных. Само по себе использование табличного процессора не мешает системно контролировать, например, поступления и платежи, а также формировать оперативную и квартальную казначейскую отчетность. Однако такой подход ограничен объемами платежей порядка 250 – 300 млн руб. в месяц и предполагает значительные затраты времени на поддержку данных в актуальном состоянии.